Bijlage 1 - Vlaamse Gemeenschapscommissie

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie V.G.C.
Idealiter gebeurt de overdracht via een workflow, waarbij de bevestiging decentraal wordt gegeven
voor elke vastlegging volgens de bevoegdheden op de artikelen en de bedragen en waarbij op de dienst
financiën de overdracht van alle saldi wordt bevestigd.
Er
dient een on-line opvraagmogelijkheid om de beschikbare kredieten op te vragen, met daarbij een
aanduiding van de voorlopige vastleggingen, de definitieve vastleggingen, de aanrekeningen en de
niet-gebruikte kredieten. Hierbij dient ook het jaar van het krediet in aanwezig te zijn.
2.5.13 Periodieke verrichtingen
2.5.13.1 Maandelijkse verrichtingen
Actueel worden maandelijkse boekingsperioden niet formeel afgesloten.
Er zijn wel een aantal
wettelijke verplichtingen betreffende maandelijkse rapportering (verplichte
archivering – zie besluit
Vlaam se
Regering 3 mei 1991 art. 31), daarom dient de software te voorzien
in maandelijkse
afsluitingsperioden en -verrichtingen. Het opzetten en documenteren van de afsluiting dient hierbij
voorzien.
De
rapporten moeten tijdens de afsluiting eerst in een proefversie kunnen
gedrukt worden alvorens
definitief af te sluiten. Een boekingsperiode kan aldus volgende statussen hebben: actief, voorlopig
afgesloten en definitief afgesloten. De afsluitingsdatum kan na het verlopen van de reële einddatum
van de periode liggen. Ingeval van de maandafsluiting, dus na de maand.
r dient een 13 e E
boekingsmaand voorzien.
(Afgedrukte boeken en bewijsstukken te bewaren tot 5 jaar na afsluiting. Jaarrekening bewaren voor
onbeperkte duur). De aangemaakte rapporten moeten ook onder digitale vorm kunnen worden
opgeslagen:
• Proef- en saldibalans (overzicht saldi alle algemene rekeningen)
• Budgettair dagboek van de afgelopen maand (art.31§ 6):
o alle geboekte budgettaire verrichtingen per maand
o Doorlopende paginanummering
o Doorlopend budgettair dagboeknummer
o Elk blad te paraferen (zie besluit 3 mei 1991 art.31 § 3)
• Dagboek algemene verrichtingen van de lopende maand (art.31§ 6)
o Doorlopende paginanummering
o Doorlopend algemeen dagboeknummer
o Elk blad te paraferen ! (zie besluit 3 mei 1991 art.31 § 3)
• Relatietabel algemene rekeningen en individuele rekeningen : door de
verplichte technische
link tussen de budgettaire boekhouding en de algemene boekhouding moet elke boeking (op
enkele niet-kaskosten en -opbrengsten na) in het journaal gepaard gaan met de
overeenkomstige registratie in de budgettaire boekhouding. Deze overzichtstabel laat toe te
controleren of alle boekingen werden gelinkt. Bij het technisch onderbreken van het
programma om welke reden ook lopen we nu het risico dat een link niet is bijgewerkt wat
door controle dan naar boven komt.
13/01/2005 Blz. 46