Bijlage 1 - Vlaamse Gemeenschapscommissie

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie V.G.C.
2.4.6 Ontvangst factureren van geleverde goederen en diensten
De facturen van leveranciers moeten worden geregistreerd :
− Hetzij door het volledig of gedeeltelijk recupereren van de inhoud van één of meer ontvangen
bestellingen.
− Hetzij door ze volledig te coderen.
De creditnota’s moeten gekoppeld worden aan een factuur. Daarnaast kunnen ook uitzonderlijke
opbrengsten geboekt worden, hierbij is er geen link naar de factuur. Dit laatste geval doet zich bij
voorbeeld voor ingeval van periodieke eindafrekening waarbij een overschot wordt gecrediteerd of een
tekort wordt gedebiteerd.
Het systeem dient een procedure voor de goedkeuring van de facturen te voorzien :
− Op minstens twee goedkeuringsniveaus : indien stap 4.6 (In ontvangst nemen) gesupporteerd is
in de software is slechts één goedkeuringsniveau nodig, namelijk voor ordonnancering.
− Parametreerbaar in functie van het bedrag van de verbintenis.
− Met de mogelijkheid om goedkeuringsniveaus toe te voegen die niet in de parametrering zijn
voorzien
− Met de update van de status van elke factuur volgens de vordering van de
goedkeuringsprocedure
− Met melding aan de betrokken actoren die per functie gedefinieerd zijn
− Met geassocieerde documenten.
De applicatie moet de mogelijkheid bieden om :
− De in de algemene en de analytische boekhouding over te nemen boekingen automatisch te
maken
− De van de leveranciers ontvangen creditnota’s te controleren.
− Bij het factureren krijgt men automatisch een melding dat er openstaande creditnota’s voor de
leverancier zijn. Deze kunnen in mindering gebracht worden van het te betalen saldo van de
factuur.
Het systeem moet de diensten in staat stellen om de betaling van de facturen van de leveranciers op te
volgen, maar de toegang beperkt houden tot de facturen die hen specifiek aangaan. De toegang van
een dienst tot facturen zou bijvoorbeeld kunnen vastgelegd worden per begrotingsartikel.
Op begrotingsniveau zal er :
- Een aanrekening gebeuren op de definitieve vastlegging (uitvoering van de verbintenis). De
vastlegging wordt afgesloten voor de bestelbon. De boekingen op wachtrekeningen worden
omgeboekt naar de algemene rekeningen. Ingeval investeringen bijvoorbeeld komt dit op dat
moment op de balans van de activa. Indien het gaat om een nieuw activa (gebouw, goed), dan
dient eerst dit activa te worden gecreëerd.
2.4.7 Stockbeheer
Er dient in een eerste fase geen stockbeheer te gebeuren. Enkel ingeval van vaste activa
(patrimoniumbeheer) wordt de boekhoudkundige inventaris bijgewerkt op moment van facturatie.
De software dient wel te voorzien in een functie om de boekhoudkundige inventaris bij te werken
ingeval van verlies van goederen (vaste activa).
- Zie 2.5.9 Beheer vast activa.
13/01/2005 Blz. 28