Bijlage 1 - Vlaamse Gemeenschapscommissie

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie V.G.C.
De
software dient te voorzien dat:
- Het procédé beschreven in 2.5.4.1.2.2 Opdrachten op basis van Collegebesluit
Fout!
Verwijzingsbron niet gevonden.of één van voorgaande. De keuze decentrale invoer of
volledige invoer door financiën zal hier beslist worden tijdens de analysefase.
2.5.4.1.2.4
Uitzonderingsbehandeling
Als een factuur of andere document dat een uitgave wettigt wordt ontvangen en dat is niet onder één
van
voorgaande is terug te brengen, dan dient een exceptionele afhandeling te krijgen. Deze factuur
dient ‘tijdelijk’ geboekt op een wachtrekening. Na onderzoek
moet het verder kunnen afgehandeld
worden
volgens één van de vorige scenario’s.
2.5.4.2 Kasprovisie
Op basis van een besluit van de directeur worden kasprovisies bepaald voor de werking van een
bepaalde
directie aan een gemachtigd ambtenaar.
Actueel is er slechts één centrale
kas.
De software moet voorzien in opsplitsing
van de centrale kas in decentrale kassen, waarbij
overdrachten
van de centrale naar decentrale kassen gebeuren op basis van het besluit en doorgevoerd
door d e thesaurier.
De thesaurier zuivert de decentrale kassen aan op basis van ingebrachte
en ondertekende documenten
die
een uitgave staven. In de software wordt dit geregistreerd als binnenkomend stuk met definitieve
vastlegging en onmiddellijke aanrekening.
2.5.4.3
Lonen
De loondienst
verwerkt in een aparte software de lonen. Periodiek worden de gegevens van de
loondienst aan
de dienst Financiën bezorgd.
2.5.4.3.1
Lonen en RSZ
De looninformatie die dient ingebracht te worden in de budgettaire
boekhouding, wordt bekomen via
lijsten:
- lijst mandaatboekingen RSZ
- lijst lonen per begrotingsartikel
- Excel bestand gesubsidieerde contractuelen
(GESCO’s).
-
De uitbe talingsopdracht wordt in bestandsvorm aangereikt en door de thesaurier onmiddellijk
ingelezen
in software van de betrokken bank (met name Publisoft van Dexia).
De boekingen
in de budgettaire boekhouding gebeuren per begrotingsartikel en niet per personeelslid.
De software dient optioneel te voorzien in de mogelijkheid om deze boekingen automatisch op te
laden
op
basis van een tekstbestand. De registratie houdt in:
- Registratie als binnenkomend stuk
- Registratie definitieve vastlegging
- Aanrekening.
13/01/2005 Blz. 34