Bijlage 1 - Vlaamse Gemeenschapscommissie

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie V.G.C.
Ontvangst factureren van geleverde goederen en diensten.
Met goedkeuringsprocedure:
− Minstens twee goedkeuringsniveaus
− Parametreerbaar in functie van het bedrag en de aard van de aankoopaanvraag. In de aard
maken we een volgend onderscheid : onderhandse opdracht, beperkte aanbesteding, openbare
aanbesteding.
− Mogelijkheid voor volledige of gedeeltelijke goedkeuring van de aankoopaanvraag
− Mogelijkheid om goedkeuringsniveaus toe te voegen die niet in de parametrering zijn voorzien
− Updaten van de status van elke aankoopaanvraag volgens het vorderen van de
goedkeuringsprocedure
− Berichtgeving aan de betrokkenen die per functie zijn gedefinieerd
− Met koppelen van documenten die on-line opvraagbaar zijn (zoals bvb. ingescande offerte).
2.5.4.1.2 Zonder bestelling
In dit geval gaat het meestal over opdrachten (projecten of uitbetalingsopdrachten) die zijn vastgelegd
in een collegebesluit (waaronder voor het grootste deel subsidies – 90%).
2.5.4.1.2.1 Subsidies
Subsidies worden decentraal voorbereid op de diensten en daarna goedgekeurd via een
collegeprocedure.
De aanvraag voor subsidies is vergezeld van volgende documenten:
Ondertekend collegebesluit
T1/T2/T3 documenten.
De software moet voorzien in:
Voorbereiden subsidies:
o Inbreng voorbereide subsidies met voorlopige vastlegging
o Na goedkeuring door het college start de interne goedkeuringsprocedure:
− Minstens twee goedkeuringsniveaus
− Parametreerbaar in functie van de aard. (in dit geval betreft het subsidies).
− Mogelijkheid om goedkeuringsniveaus toe te voegen die niet in de parametrering
zijn voorzien
− Updaten van de status van de subsidie volgens het vorderen van de
goedkeuringsprocedure
− Berichtgeving aan de betrokkenen die per functie zijn gedefinieerd
− Met koppelen van documenten die on-line opvraagbaar zijn (zoals bvb.
collegebesluit).
o Bij de laatste stap van de goedkeuring gebeurt de definitieve vastlegging
Schuldvordering subsidies (steeds door dienst financiën)
o Op basis van ingevulde T1/T2/T3 documenten uitbetalingsaanvraag en ondertekend
collegebesluit wordt opdracht tot ordonnancering gegeven
o Op basis van goedgekeurde subsidies betalingsplan aanmaken (mandateringsbon) of
éénmalig volledig aanrekenen. Een betalingsplan bevat een vast aantal betalingen van
een bedrag dat kan variëren per schijf, dat wordt gespreid over een zekere periode. De
13/01/2005 Blz. 32