Bijlage 1 - Vlaamse Gemeenschapscommissie

Bestek Boekhouding – Bestel- en Aankoopadministratie V.G.C.
- Een workflow mechanisme dat voorziet in berichtgeving; bvb vanuit de dienst financiën de
vraag van ordonnancering aan de betrokken dienst geven, vanuit de dienst de bevestiging dat
dit is gebeurd. Bij deze afhandeling zijn er statuswijzigingen van de herinnering.
2.5.6 Thesaurie
2.5.6.1 Voorbereiden betalingen
Dit aspect gaat de thesaurie vooraf, zoals onder 5.4 reeds beschreven. Alle schuldvorderingen komen
na
controle en ondertekening terug bij de dienst financiën, voorzien van de nodige bewijsstukken en
vereis te documenten. De originele documenten worden dus steeds
geklasseerd door de dienst
financiën
(en zoals in punt 5.4 beschreven zal het dossier worden ingescand en/of opgeladen).
De
dienst financiën controleert de dossiervorming. Bij problemen wordt er een nota aan het dossier
geniet en wordt het volledige dossier teruggestuurd.
Ordonnancering
en mandatering
De laatste opdracht van de (decentrale) dienst
is de opdracht tot ordonnancering. Dit gebeurt dus via
een handtekening op de binnenkomende
stukken. Op basis van deze handtekening worden de stukken
aangerekend
door de dienst financien.
De
dienst financiën kan dan een ordonnanceringslijst (verzamelstaat van aanrekeningen) opmaken.
Een goedgekeurde ordonnanceringslijst is een mandateringslijst (collectief uitbetalingsbevel). Alle
aangerekende
stukken worden in de lijst opgenomen.
De s oftware dient te voorzien in een functie die toelaat de ordonnanceringslijst dynamisch op te
bouwen,
het is te zeggen, dat:
- De lijst kan worden samengesteld op basis van selectieparameters zoals vervaldag,
identificatie derde,
type binnenkomend stuk
- De thesaurier moet de actuele toestand kunnen ondervragen betreffende
geordonnanceerde
(aangerekende),
te mandateren en gemandateerde stukken.
De software dient te voorzien in een functie die toelaat de mandateringslijst dynamisch op te bouwen,
het is te zeggen, dat:
- De lijst kan worden samengesteld op basis van selectieparameters zoals vervaldag,
identificatie derde, type binnenkomend stuk
- Uit de lijst kunnen bovendien aangerekende stukken
gedeselecteerd worden
- Bij goedkeuring ‘Ter mandatering’ van een lijst krijgen de stukken een status ‘Te mandateren’
- Een goedgekeurde ‘Ter mandatering’ lijst krijgt een unieke identificatie
waarmee deze terug
kan opgeroepen worden en gewijzigd
- Deze stap kan verschillende malen en door verschillende personen gebeuren.
Een
mandateringslijst, samen met alle documenten ter staving, wordt
ter ondertekening (goedkeuring)
voorgelegd aan de opdrachthouder
(hoofd financiële dienst) en leidend ambtenaar. Indien beiden
hebben
ondertekend wordt de lijst definitief ‘gemandateerd’. Vanaf dan kan deze niet meer worden
gewijzigd. De software
dient te voorzien in een functie die toelaat de mandateringslijst op te roepen op basis van
zijn uniek nummer en te wijzigen of goed te keuren voor mandatering, het is te zeggen, dat:
13/01/2005 Blz. 36