Management Scope 12 2009

dossier prakTijkCase
deze exercitie vaak nog wel uit, maar
vergeet deze vervolgens te delen met
de medewerkers. En dan bedoelen
we niet meedelen, maar écht delen.
Het moet in de haarvaten van de organisatie
zitten, want uw medewerkers
staan elke dag aan het front en
zullen de visie voor u moeten uitdragen
en verwezenlijken. Bovendien
worden ze bij het nieuwe werken niet
langer gestuurd op aanwezigheid,
maar op output. Dan is het natuurlijk
wel zaak dat ze weten wat er van ze
verwacht wordt en hoe hun bijdrage
past in het grotere geheel.
De visie die Microsoft Nederland
uitdraagt is dat het een showcase wil
zijn van het nieuwe werken. Het bedrijf
wil laten zien dat de bestaande
software heel veel mogelijkheden
biedt om online samen te werken en
telewerken, maar dat daarvoor een
omslag in de bedrijfscultuur en manier
van aansturen nodig is.
2
geef verTrouwen
Het begint (en eindigt) met
vertrouwen. Als dat ontbreekt,
vergeet het nieuwe werken dan
maar. Dan komt er niets van terecht,
en leidt het zelfs alleen maar tot frustraties.
Nog zo’n open deur, maar de harde
realiteit is dat dit vertrouwen in
misschien wel 90 procent van de
organisaties ontbreekt. De meeste
organisaties, en eigenlijk de hele
maatschappij, is namelijk ingericht
op wantrouwen. We gaan er bij voorbaat
vanuit dat de medewerker er de
kantjes vanaf loopt, de burger zich
onverantwoord gedraagt en iedereen
een potentiële crimineel is. We stapelen
controle op controle en boetes
op waarschuwingen. Het vervelende
hiervan is dat het een self-fullfilling
prophecy wordt. Als we medewerkers
behandelen als kleine kinderen,
dan gedragen ze zich ook zo. Als je ze
loslaat, blijken ze ineens zelfstandig
te kunnen denken en beslissingen te
nemen. Hé, dat is gek!
Meestal zijn de middenmanagers
52 . management scope
hierin de bepalende factor. Zij zijn
opgegroeid in een systeem van sturen
op aanwezigheid: als ze hun
mensen maar achter hun bureau zien
zitten, hebben ze het gevoel dat hun
afdeling draait. Nu moeten ze leren
te sturen op output. En dat is lastig.
Bij Microsoft hebben ze de aanwezigheidcultuur
ondermeer proberen
te doorbreken door het te gaan
hebben over het fysieke minimum.
Rob Elsinga, directeur Information
Worker: ‘Dat is de tijd die je als team
of afdeling fysiek bij elkaar moet komen
om effectief te kunnen zijn. De
rest van de tijd ben je dan vrij om zo
te besteden als jij denkt dat goed is.’
3geef heT goede
voorbeeld
Theo Rinsema, directeur van
een organisatie van ongeveer
800 man, heeft in het nieuwe kantoor
van Microsoft geen eigen kamer
meer. Hij moet, net als al die andere
medewerkers, gewoon ’s ochtends
een plekje zoeken aan een van de
grote tafels, loungestoelen of stilte
werkplekken.
Voor veel bestuurders die het kantoor
bezoeken, is dit duidelijk een
brug te ver. Ze willen best flexibele
werkplekken invoeren (dat bespaart
ze namelijk flink wat geld aan kantoorkosten),
maar aan hun eigen
hoekkamer met vijf ramen op de bovenste
verdieping van het hoofdkantoor
wordt niet getornd. Stel je voor.
Maar hoe geloofwaardig ben je als
bestuurder als je je medewerkers
allerlei privileges afpakt (de eigen
werkplek met de foto van het gezin
en andere memorabilia), terwijl je
zelf vasthoudt aan je eigen werkkamer?
Natuurlijk valt er veel voor een
eigen werkkamer te zeggen, want als
bestuurder voert u veel gesprekken
die soms behoorlijk vertrouwelijk
kunnen zijn. Maar zou dat niet net
zo goed in een van de overlegruimtes
kunnen? Gewoon even reserveren bij
het maken van de afspraak en klaar.
Ook dat is het nieuwe werken.
4Zo gaan we MeT
elkaar oM
Een groot deel van onze werktijd
(8 uur) wordt verspild. Dat
begint ’s ochtends in de file (heen en
terug, 2 x 30 minuten), zet zich voort
bij het lezen en afhandelen van de
mail (waarvan minimaal de helft onzin
of niet relevant = 1 uur), bereikt
zijn piek tijdens inefficiënte vergaderingen
(1 uur) en gooit verder roet
in het avondeten bij het zoeken naar
informatie of personen (nog een uur).
En dan hebben we het nog niet over
‘nuttige’ verspilde tijd zoals het gesprekje
bij de koffieautomaat of het
pisbakkenoverleg.
Gelukkig is er allerlei technologie die
het kantoorleven een stuk efficiënter
kan maken. Ga om te beginnen chatten
in plaats van mailen. U kunt uw
vraag dan rechtstreeks stellen aan de
persoon die het antwoord weet. Die
moet u dan wel kunnen vinden, maar
daarvoor bestaan uitstekende online
smoelenboeken die steeds meer op
bekende netwerken als LinkedIn gaan
lijken. Zorg dat vergaderingen kort en
efficiënt zijn en dat alle relevante stukken
en actiepunten minimaal twee
dagen van tevoren online beschikbaar
zijn. Werk eerst een uurtje thuis en ga
pas na de files naar kantoor.
Microsoft, maar ook andere bedrijven,
hebben hier uitstekende programma’s
voor, maar het staat of valt bij hoe ermee
wordt omgegaan. Maak daar dus
onderling afspraken over. Maak het
niet te ingewikkeld, maar bespreek
het wel met elkaar. U zult zien: opeens
heeft u wel tijd voor dat boek of voor
de zwemles van uw zoontje.
5Zorg voor de
juisTe Middelen
Dit is tenslotte een ict-special
en Microsoft een IT-bedrijf, dus
laten we de technologie niet helemaal
vergeten. Doorgaans zijn dit echter
niet de state of the art-toepassingen,
maar gewone huis-, tuin- en keukenoplossingen
die al jaren bestaan en
ook volop worden gebruikt door uw
‘het begint
(en eindigt) met
vertrouwen’
kinderen. Zoals chat (of MSN, Skype
of welk programma u daar ook maar
voor wenst te gebruiken). Of wat te
denken van LinkedIn, wiki’s, blogs
en Twitter: ook die zijn vaak, eventueel
met een kleine aanpassing, prima
intern te gebruiken. Met een webcam
die tegenwoordig bijna standaard in
een laptop zit, kun je prima op afstand
overleggen met een collega. In
Outlook is het al jaren mogelijk om
je agenda bij te houden en te delen
met je collega’s.
Dus weinig nieuws onder de zon en
ook hier gaat het er vooral om hoe je
er gebruik van maakt en mee omgaat.
Waar veel bedrijven mee worstelen is
de beveiliging: hoe voorkom je dat
allerlei bedrijfsgevoelige informatie
op straat komt te liggen? Het netwerk
is vaak nog wel af te schermen,
maar hoe ga je om met de informatie
die medewerkers soms onbewust
prijsgeven op LinkedIn, FaceBook of
Twitter? Bewustwording is ook hier
het devies, dat u kunt bevorderen
door trainingen en elkaar erop aanspreken.
Helemaal voorkomen wordt
echter lastig.
Overigens had Microsoft toen het
een jaar geleden zijn nieuwe kantoor
betrok wel het nieuwste van het
nieuwste op het gebied van telefonie.
Niemand heeft namelijk meer een
vaste telefoon, maar iedereen belt via
zijn laptop. Maar dat was vorig jaar:
inmiddels is ook dat al weer de gewoonste
zaak van de wereld.
Meer nieuw
werken
aan de slag
Ex-Microsoft-medewerker
dik Bijl schreef een vervolg
op zijn boek Het nieuwe
Werken onder de titel: Aan
de slag met het nieuwe werken.
Zowel te downloaden
als pdf als te bestellen als
hard cover.
www.aandeslagmethnw.nl/
het-boek.aspx
recepten
de auteur van dit artikel
schreef samen met roland
Hameeteman (e-office) en
Gonny vink (work21) een
praktisch boekje voor het
invoeren van het nieuwe
werken: Klein receptenboek
voor het nieuwe werken
(Haystack, 2009).
De meest betrouwbare
weg voor
het verzenden
van internationale
zakelijke post.
Voor de wereldwijde verzending van uw
dagelijkse correspondentie, facturen,
offertes en rekeningafschriften heeft
Swiss Post een veilige en betrouwbare
service: Business Mail International.
Daarmee bereiken uw zendingen de juiste
ontvangers tegen aantrekkelijke voorwaarden.
Stelt u prijs op persoonlijk en
maatwerk advies?
Bel gratis 0800 swisspost (794 777 678)
of kijk op www.swisspost.nl
6869 210x138 NL Management Scope BMI 6.10.indd 1 28.08.09 16:20