DGA memorandum 2013 Def - Horlings

Woon-werkverkeer: carpool / meerijdersregeling
Ook voor een werknemer die in zijn auto meerdere collega’s meeneemt naar de arbeidsplaats, geldt de
onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer.
Indien de chauffeur en de meerijder(s) zonder regeling van de werkgever uit privéoverwegingen hebben
besloten om te gaan carpoolen, kan de werkgever aan de chauffeur maar ook aan de meerijder(s) de
onbelaste vergoeding betalen van € 0,19 per kilometer. In dat geval mag de werkgever echter geen vrije
vergoeding geven voor eventuele omrijdkilometers, omdat de omrijdkilometers een privékarakter hebben.
Als de meerijders op grond van een onderlinge afspraak (een deel van) hun vergoeding aan de chauffeur
geven, heeft dat geen fiscale gevolgen.
Zakelijke ritten met de eigen auto (auto in privé)
Ter zake van zakelijke ritten in een eigen auto mag maximaal € 0,19 per kilometer worden vergoed. Dit
maximum is all-in: de kosten van parkeren, veerponten en dergelijke mogen niet additioneel onbelast
worden vergoed. Kosten van taxiritten zijn apart vergoedbaar. Woon-werkverkeer kwalificeert als een
zakelijke rit.
Telefonie (hoofd c.q. eerste aansluiting) kosten van mobiele telefonie of een tweede telefoon
Vergoedingen en verstrekkingen van (mobiele) telefoon en internet zijn onbelast als de werknemer de
internet- of telefoonaansluiting voor meer dan 10% zakelijk gebruikt. Dit geldt ook voor een tweede
telefoonaansluiting. Een smartphone en een Blackberry zijn voor deze regeling ook een mobiele telefoon.
Indien de werknemer de internet- of telefoonaansluiting voor 10% of minder zakelijk gebruikt, is de
vergoeding of verstrekking loon. De waarde van dit loon bedraagt het hele bedrag van de vergoeding of de
waarde in het economische verkeer van de verstrekking. De regeling geldt niet voor mobiele apparaten met
een computer- en telefoonfunctie, waarvan de telefoonfunctie ondergeschikt is. Hiervoor gelden de regels
voor computers.
Reis- en verblijfkosten, koffie, thee, enzovoort onderweg
De kosten verbonden aan zakelijke reizen mogen in beginsel onbelast worden vergoed. Dit geldt behalve
voor de directe reiskosten ook voor de kosten van hotels, maaltijden, koffie, thee, enzovoort onderweg.
Overigens is het niet ongebruikelijk dat de werkgever een algemene kostenvergoeding verstrekt ter dekking
van de hier genoemde kosten. De DGA die bijvoorbeeld regelmatig naar het buitenland reist, kan gebruik
maken van een vaste onbelaste dagvergoeding. Zie verder onder "algemene kostenvergoeding.
Vakliteratuur
De kosten van vakliteratuur kunnen onbelast worden vergoed.
Eten met zakenrelaties
Alle meer dan bijkomstig (>10%) zakelijke maaltijden kunnen onbelast worden vergoed.
Personeelsfeesten en personeelsreizen e.d.
Onder voorwaarden is de verstrekking onbelast of de vergoeding vrijgesteld tot een maximumbedrag van
€ 454. Als alleen een DGA en zijn eventuele partner van deze regeling gebruikmaakt, is de vergoeding of
verstrekking geheel belast.
Representatie en relatiegeschenken
De kosten van representatie en relatiegeschenken kunnen onbelast worden vergoed. Denk hierbij ook aan
traktaties, bloementjes en andere attenties voor feestelijke gelegenheden. Overigens is het niet
ongebruikelijk dat de werkgever een algemene kostenvergoeding verstrekt ter dekking van de hier
genoemde kosten. Zie verder onder "algemene kostenvergoeding."
Computer en toebehoren (zoals modems en printers)
Een werkgever mag aan een werknemer een computer, tablet (iPad) en dergelijke apparatuur (en
bijbehorende apparatuur) alleen onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen als de
apparatuur voor 90% of meer zakelijk wordt gebruikt. Als de apparatuur een meerjarig belang heeft, mag
de werkgever maximaal het bedrag van de jaarlijkse afschrijving onbelast vergoeden of verstrekken. Als de
kostprijs inclusief omzetbelasting minder is dan € 450, dan mag de werkgever het hele bedrag ineens
DGA Memorandum 2013 22