contact_office_magazine_#29_NL

Office Concepts
bedrijven waar het bij past om een loopband, een
fitnesscentrum, een glijbaan, een gondel of een door
street-art-kunstenaars verfraaide keuken te installeren.
Ik waarschuw echter nadrukkelijk voor het gebruik
van dergelijke elementen als marketinginstrument
en valse employer-branding. In ieder geval moet het
ruimtelijke aanbod passen bij de ziel van het bedrijf.
Eerst de cultuur, dan de ruimte.” Dat is ook
van toepassing op de kantoorlay-out met
Open Space-oplossingen en desk sharing
met Clean Desk Policy. Volgens Kern zal
een voelbare ongelijkheid tussen ruimte
en cultuur vroeg of laat hoe dan ook tot
conflicten leiden.
Het woordenboek van de siësta
“Werkplekken zijn in feite leefruimten.
Daarin wordt de in wezen als privé bestempelde
alledaagse dag voortgezet“, schrijft
de gepensioneerde sociaalpsycholoog en
voormalig directeur van de Berlijnse Hogeschool
voor Economie en Rech, Peter Heinrich, in zijn
bij Springer verschenen woordenboek over micropolitiek.
“De uren die iemand elke dag doorbrengt op de
werkplek, zijn geleefd leven en de kwaliteit daarvan is
ook afhankelijk van de aandacht die het bedrijf en de
werkgevers besteden aan de vormgeving van de werkomgeving.
Daarmee wordt zowel de ruimtelijk-fysieke
alsook de sociaal-communicatieve omgeving bedoeld.”
Op die manier bekeken, zou men met de ruimtelijkheden
op kantoor de juiste weerspiegeling moeten
bereiken en er vooral behoedzaam mee om moeten
gaan - of het nu gaat om think-tanks, geanimeerde
middenzones of contemplatieve stiltekamers voor een
siësta of voor het uitoefenen van religieuze rituelen.
Een dergelijke ervaring heeft architect Michael
Anhammer, partner bij het Weense kantoor
Franz&Sue, aan den lijve ondervonden. De twee kleine
kantoren Franz en Sue zijn binnen korte tijd gefuseerd
en gegroeid tot in totaal 50 medewerkers. In hun
nieuwe bedrijfspand in de wijk Sonnwendviertel, het
reusachtige stadontwikkelingsgebied in het achterland
van het Weense centraal station, creëerden Franz&Sue
een architectenbureau van twee verdiepingen met een
arena over de gehele begane grond, gesprekscabines,
Hoe
duidelijker
de doelen
geformuleerd
worden,
des te beter!
spreekstoelen, twee balkons, een groot terras en zelfs
twee boven elkaar aangebrachte slaapnissen, die doen
denken aan een klassieke slaapwagon in de trein.
Sinds begin dit jaar is het nieuwe kantoor in gebruik
genomen.
“Wij hebben de ruimte vormgegeven en zijn daarbij
uitgegaan van het feit dat de cultuur bij
onze medewerkers informeel en ongecompliceerd
moet zijn“, zegt Anhammer.
Maar toen merkte men: wat binnen een
klein team goed functioneert, vereist in
een kantoor met 50 man bepaalde regels
en een door de leidinggevende geïnitieerd
communicatieproces. “In de eerste weken
wisten onze medewerkers niet of en hoe
ze gebruik konden maken van de door
ons gecreëerde recreatieruimten. In de
tussentijd hebben wij een format genaamd
High-Five ingericht, dat om de vier tot
zes weken plaatsvindt en waarbij de vijf
partners vijf gekozen afgevaardigden van
het team ontmoeten. Tijdens deze ontmoetingen
werken wij samen aan onze kantoorkwaliteit en
organisatiecultuur. Wij hebben zo‘n oral-history met
onderhandelingsspeelruimte allemaal veel liever dan
strenge, meetbare spelregels.”
Duidelijke formulering van de doelen
Deze processen, bevestigt ook Sabine Zinke, zijn voor
elke kans binnen het bedrijf van essentieel belang:
“Een ruimtelijk ideaal moet altijd in harmonie zijn
met de definitie of met de verandering van een cultureel,
een technisch, een economisch ideaal“, zegt het
hoofd van de afdeling “Arbeidsmarkten veranderen”
van het Weense consultingbedrijf M.O.O.CON. “Hoe
duidelijker de doelen geformuleerd worden, des te
beter! Niets is contraproductiever dan lege marketingwoorden,
waarvan men de inhoud niet echt goed
doordacht heeft.” Dat geldt met name voor trendbegrippen
zoals flexibiliteit, slim werken en transparant
communiceren.
“Ik druk eenieder op het hart,” zegt Zinke, “om ook
te denken aan de consequenties en wisselwerkingen:
stel je voor het medium-management verliest zijn
afzonderlijke kantoren en loopt de Open Space in:
welk effect heeft dat op de alledaagse werkdag? Hoe
veranderen de communicatieprocessen dan? En welke
bijdrage kan men leveren om te zorgen dat medewerkers
deze verandering niet als controle interpreteren?”
Dat alles vraagt om communicatie, discussie en overeenstemming
- bijvoorbeeld in de vorm van regelmatige
neighborhood-councils.
Focus op de ziel
Dat men bij dergelijke adviesraden en strategie-workshops
altijd achter de façades en schermen moet
kijken, weet Jens Kapitzky, die van 2010 tot 2015 aan
het hoofd van de Oostenrijkse bondsuitgeverij en
tegenwoordig in Schleswig-Holstein de in organisatieadvies
gespecialiseerde Metaplan-academie leidt.
“Ruimte en bedrijfscultuur kunnen een schitterende
harmonie met elkaar aangaan. Maar daarvoor moet
men wel diep graven“, zegt Kapitzky. Hij verklaart:
“In elke organisatie zijn er drie niveaus en wel de
showkant, de formele kant en de informele kant. Sla
de showkant over! Daar vindt u meestal alleen maar
naïeve loze woorden, waarmee het bedrijf zich officieel
en op basis van marketing opleukt. Als er een duurzame
verandering moet worden aangebracht, dan moet
dit hoe dan ook aan de formele en informele kant
gebeuren. En dat gaat alleen als men aandacht besteed
aan de medewerkers, aan hun voorkeuren en eigenheden
heel diep vanbinnen, en aan de ziel van het
bedrijf - dus aan alles wat alle betroffenen merken en
weten en wat nergens geschreven staat.”
Volgens een Gallup-studie die vorig jaar werd uitgevoerd,
verricht 71 procent van de Duitsers enkel
nog werk volgens voorschrift. 14 procent geeft zelfs
aan vanbinnen reeds ontslag te hebben genomen. De
cijfers zijn alarmerend. Er moet dringend worden
gehandeld.
Wojciech Czaja
6 contact
© Shutterstock
contact 7