Jaarverslag_IWT_2010.+ - Publicaties

4. Organisatie-ontwikkeling
Op het vlak van organisatie-ontwikkeling, werd ingezet op verschillende trajecten.
Naast de permanente verbeteringstrajecten mogen alleszins vermeld worden:
4.1 Verhuis en interne reorganisatie als gevolg daarvan
Na het aflopen van het huurcontract in het ORION-gebouw, verhuisde het IWT in april 2010 naar
de 18 e en 19 e verdiepingen van het Ellipsgebouw in de Koning Albert II-laan. De verhuis zelf
verliep succesvol, met slechts een beperkte hinder voor de activiteiten. De impact op de werkomstandigheden
is echter niet gering. In de eerste plaats diende het IWT zich te integreren in
een groter gebouw met meer gebruikers, wat schaalvoordelen biedt, maar ook consequenties
heeft zoals een minder zichtbaarheid, een minder directe toegankelijkheid (geen eigen ingang
meer) en meer gedeelde vergaderruimtes. Bovendien werd overgeschakeld van een klassiek
bureelgebouw met afzonderlijke lokalen naar een meer open ruimte, met de voor- en nadelen
vandien, zeker in een omgeving van kenniswerkers. De totale vloeroppervlakte bezet door
het IWT daalde met 43 %. De verhuis was ook de aanleiding tot het uitruimen van archieven
en tot een meer papiervrije omgeving.
4.2 Administratieve lasten
In 2010 werd de oefening rond de meting van administr atieve lasten binnen het beleidsdomein
afgesloten. Op basis daarvan werden twee projecten gedefinieerd om de administratieve lasten
horizontaal te verlagen, namelijk de uitbreiding van de elektronische interactie met de aanvragers
en de vereenvoudiging van de opvolging van projecten en e-opvolging van de IWT-projecten
enerzijds en de optimalisering van de indieningsprocedures voor de IWT-projecten anderzijds.
Deze projecten zijn volop in uitvoering.
4.3 Kasplanning
Een relatief tekort aan betalingsmiddelen om de groei aan engagementen tijdens de vorige
jaren ook te kunnen honoreren, onderlijnde de noodzaak van een meer actieve kasplanning.
Mede op vraag van de voogdijminister en de raad van bestuur, werd een aanpak opgezet om
de betalingsverplichtingen in de tijd nauwkeuriger te voorspellen en de kastoestand op te volgen.
4.4 Belangrijkste projecten op het vlak van informatica
Het IWT staat volledig in voor de eigen IT-ondersteuning. Daarnaast worden intern
en met ondersteuning van externe informatici ontwikkelingsprojecten uitgevoerd.
De belangrijkste projecten in 2010 zijn:
4.4.1 Verdere informatisering behandeling projectaanvragen
Diverse activiteiten gericht naar de digitalisering en informatisering van het proces van ontvangst,
evaluatie en opvolging van projectvoorstellen werden in 2010 gebundeld in een gestructureerd
project, met duidelijke afspraken naar timing, capaciteitsinzet, leverbaarheden enz. ...
Dit omvangrijke project startte in 2010 en is gepland over drie jaren met een geraamde
interne capaciteitsinzet van 575 mensdagen en een geraamde externe uitbesteding van
circa 265 duizend euro.
Het doel is om op termijn voor al de IWT programma’s het volledige proces van behandeling,
selectie en opvolging van projectvoorstellen elektronisch te laten verlopen met een sterke
interactieve component voor communicatie met de aanvragers en uitvoerders.
Het project is georganiseerd in drie fasen in de tijd en in vijf programmagroepen,
om de uitrol over al de IWT programma’s te organiseren.
90