AlltOmJobbet Nr02-13-Administration.pdf - Tidningen Vision

n rätt koMPeTens
att rätt person gör rätt sak borde vara en självklarhet.
trots det är det inte ovanligt att andra än
proffsen får sköta administrationen. Men det finns
undantag. här är hemtjänsten som blev effektivare
med fler administratörer, och sjukhuskliniken som
bäddat för fler sekreterarjobb.
text MårTen kierkeGaarD foto Maria eilerTsen
DE HÅllER
ORDNING I
HEMTjÄNSTEN
när vårdpersonalen i sunds­ kundval och ett nytt pengsystem i hemtjänsten.
För att klara konkurrensen med privata
valls hemtjänst fick allt min­ utförare krävdes att omvårdnadspersonalen
dre tid för de äldre gjordes var 75–80 procent av sin arbetstid hos de
äldre. Och så såg inte verkligheten ut.
organisationen om. nu har 17 – Ungefär 60 procent av sin tid var de hos
administratörer anställts. kunderna. Resten gick åt till administration,
E
resor och annan kringtid, säger Karin Hol-
n kökshörna, en stor röd soffa min, chef för Sundsvalls hemtjänst.
och en tv. Inredningen i rummet på bottenvåningen
i servicehuset Allégården Varför var det så?
vittnar om att det tidigare varit en sam- – Jag tror att det är så i de flesta kommuner.
lingslokal för personalen. Nu är det Ca- Successivt skärpta rutiner kring dokumenmilla
Arnfridssons och Sara Gottvalls tation, samt att administratörer försvunnit
kontor. Båda två har under flera år haft när man bantat organisationerna. Men uppder under dagen. Och samtidigt se till att så
ansvar för planering, samtidigt som de gifterna har ju funnits kvar och lagts ut på få olika personer som möjligt besöker sam-
själva jobbat viss tid ute hos hemtjänst- chefer och omvårdnadspersonal.
ma kund, säger Karin Holmin.
kunderna. Men sedan i höstas är Beslutet blev att samla ihop all adminis- Att planeringen är ett intrikat pussel för-
de på kontoret på heltid med antration, till exempel schemaplanering, konstår man av Camilla Arnfridssons och Sara
svar för varsitt hemtjänstteam.
tering, beställningar och annat för att frigöra Gottvalls beskrivning. Varje minut av per-
– Tidigare var det väldigt luddigt vad tid för omvårdnadspersonalen. 17 adminissonalens tid är inplanerad i en matris, även
som ingick i uppgifterna. Man fick ofta tratörstjänster skapades, som både personal tiden för förflyttning mellan hemtjänstkun-
höra att ”du som sitter här inne kan väl som jobbade i hemtjänsten och andra fick derna.
fixa det här”. Så vi drömde i många år söka.
om att det skulle bli heltider, säger Ca- – Kravprofilen var bland annat att man Så fort något oförutsett händer rubbas hela
milla Arnfridsson.
hade god logistisk förmåga. Det handlar om schemat. Till exempel om någon i persona-
Förändringen gjordes i höstas i sam- att vara väldigt flexibel och snabbt kunna len blir sjuk, eller att en hemtjänstkund beband
med att Sundsvall införde ändra turer och rutter utifrån vad som hänhöver mer hjälp än planerat.
8
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
Vi tycker
egentligen att
förändringen
är jättebra,
men det är för
tungt.
sara gottvall
– I dag satt två anställda och väntade på
en ambulans i två timmar. Då får vi försöka
skjuta upp en städning eller tvätt hos en annan
kund, ringa och informera de berörda,
säger Sara Gottvall.
Förutom schemaläggning och planering ska
de också sköta en mängd andra uppgifter:
Kontakter med anhöriga och sjukvården,
fakturahantering, biladministration, registrera
genomförandeplaner med mera.
Än så länge fungerar det långt ifrån
perfekt.
– Ja, vi tycker egentligen att förändringen
allt om jobbet nr 2 AdministrAtion 2013
är jättebra, men det är för tungt. Vi kanske
skulle behövt vara två administratörer för
varje team, säger Sara Gottvall.
– Tanken var att man skulle klara planeringen
på 10 procent av arbetstiden. Men
programmet är inte fulländat. I verkligheten
tar det 95 procent av min tid, säger Camilla
Arnfridsson, som också reagerat på att arbetsbördan
för administratörerna varierar
stort i olika team.
Karin Holmin är medveten om att det
finns inkörningsproblem, säger att de be-
FakTa
n rätt koMPeTens
nY roLL. sedan i höstas är sara Gottvall
och Camilla arnfridsson administratörer
på heltid. Förutom planeringen
sköter de även kontakter med anhöriga
och en mängd andra uppgifter.
Det här kan skötas
av administratörer
Eschemaplanering, bemanning av vikarier,
biladministration, fakturahantering,
telefoner, registrering av genomförandeplan,
inköp och beställning, kontakter
med sjukhus, all form av samordning
kring hemtjänstkunden, tillämpning av
planeringsverktyg, dokumentation och
planering i övriga system.
finner sig i en omställningsfas, och att en
utvärdering är på gång.
– Och vi är absolut på rätt väg. Det är jag
övertygad om.
På kontoret ringer det i Sara Gottvalls telefon.
Det är en anhörig som rapporterar att
han sitter fast i en trafikpropp och kanske
inte hinner hem till kvällen. För hemtjänsten
betyder det i så fall en extra tillsyn hos
en kund. Sara Gottvall noterar att hon ska
varsko nattpersonalen.F
”MEdiciNsKA sEKRETERARE KAN TA ÖVER MYcKET”
9
E