METODHANDBOK Processanalys vid Institutionen Mark- och ... - KTH

BDO Consulting Group
har diskuterats som man finner svar på vad organisationen verkligen gör och hur man gör det.
När man väl har funnit organisationens processer kan man bryta ned dessa i alltmer
detaljerade nivåer. Huvudprocesserna kan brytas ned i delprocesser som i sin tur kan
kartläggas mer i detalj. Syftet med processkartläggning är att fånga in arbetssätt, rutiner,
förbättringsområden, otydligheter, samsyn m.m.
Arbeta med arbetsblad 2
2.2 Kartläggning av processer
Processer följer ofta mycket komplexa mönster med olika delrutiner och med fler
medverkande aktörer både inom och utanför den egna organisationen. En ordentlig analys kan
därför inte göras om man inte har en aktuell och tydlig beskrivning av den aktuella
arbetsprocessen att utgå ifrån.
Processpecifikation
Innan själva kartläggningen av processen påbörjas är det viktigt att fastställa processens
omfattning. Detta innebär fastställande av processens start- och slutpunkt. För att kunna
bestämma processens omfattning är det dock nödvändigt att definiera processens syfte. Ju
bättre förståelse man har för processen innan själva kartläggningen börjar, desto bättre
kommer kartläggningen att kunna utföras. I många fall är det därför lämpligt att skapa en
processpecifikation.
Processkartläggning
För att skapa sig en bild över processen kan man använda olika tekniker som beskriver de
aktiviteter och moment som tillsammans bygger upp processen. Kartläggningstekniken är
mycket enkel. En kort introduktion på 10 minuter räcker gott och väl för att alla ska förstå och
kunna använda den. Se arbetsblad 3.
Ärendeflödet i detta skede behöver normalt renritas så att det blir överskådligt och tydligt.
Eftersom produktionsflödet är ett underlag för det fortsatta arbetet, är det lämpligt att det är så
tydligt som möjligt.
Med hjälp av flödesbilder eller processkartor erhålls underlag för att belysa prioriteringar och
ansvarsgränser. Kartläggningen av processer ger också underlag för att mäta tidsåtgången i
processen dels med avseende på den totala genomloppstiden, dels för olika delsträckor i
processflödet.
En noggrann genomförd beskrivning av produktionsflödet ger impulser till analys av
arbetsmetodik, prioritering, ansvars- och uppgiftsfördelning, beslutsgång mm. Beskrivning av
produktionsflödet har även andra syften. Den är ett nödvändigt underlag för att bestämma
vilka mätpunkter som ska ligga till grund för mätningen av olika typer av variabler som t ex.
genomloppstiden, sorteringar/prioriteringar etc. Ytterligare ett syfte med att beskriva
produktionsflödet är att det fungerar som en överskådlig karta över flödet under den problemoch
orsaksinventering som kommer att göras längre fram i projektet. Processkartan är därför
ett av de viktigaste underlagen för det fortsatta utvecklingsarbetet.
14