METODHANDBOK Processanalys vid Institutionen Mark- och ... - KTH

BDO Consulting Group
3.1 Mätning
”Det som mäts blir gjort” hävdas i vissa sammanhang. Det är ett svårsmält budskap med tanke
på vad som mäts i många organisationer. Vilka beteenden uppmuntras? Vilka prestationer
efterfrågas? Vilka värderingar speglas? Om det som mäts också är det som blir genomfört,
ställer det höga krav på att rätt saker mäts i en organisation. Inte nog med det. Rätt saker bör
även mätas på rätt sätt. Det är viktigt att tänka igenom vilka effekterna blir om en viss sak ska
mätas. Mätproblematiken är minst sagt inte okomplicerad.
I detta material diskuteras mätningar som underlag för processanalys. Konkret innebär det att
vi endast kommer att behandla mätningar om det ger en ökad insikt för analysen av
processerna. Materialet behandlar inte hur ett processbaserat mätsystem för styrning av
processerna kan utvecklas och implementeras.
Mätningar som underlag för processanalys
För att mätningen ska ge så intressant information som möjligt är det bra om det innan
mätningen startar finns några formulerade misstankar eller hypoteser om problem (långa tider,
kvalitetsproblem etc.). Detta görs enklast genom att, hela projektgruppen tillsammans,
systematiskt går igenom aktivitet för aktivitet i hela arbetsprocessen. Många gånger finns det
även ”myter” i organisationen om olika förhållanden som man vill belysa i mätningen.
Mätningen ska baseras på de hypoteser/frågeställningar som vi i det här läget har arbetat fram.
Det kan handla om belastningsstudier, kvalitetsbedömningar, genomloppstider etc. Mätningen
av genomloppstiderna är en mycket viktig del i analysen. När det gäller tidsmätningen är det
viktigt att inte bara mäta den totala genomloppstiden. Genom att bryta ner den i mätpunkter
som delar upp produktionen i olika avsnitt eller stationer, blir det lättare att föra en diskussion
om orsaker. Detta för att medarbetarna lättare kan kännas vid sin del i produktionen och ställa
den i relation till helheten.
Materialet under detta avsnitt beskriver hur Ni kan gå tillväga. För att göra avsnittet lättare att
ta till sig kommer mätningen att appliceras på ärendehandläggning.
Uppläggning av mätningen
Vid utformningen av mätningen bör man sträva efter att studera processer som är så frekventa
som möjligt, för att de åtgärder/förbättringar man kommer fram till ska få så stor effekt som
möjligt på enhetens arbete.
Välj ut de ”punkter” som ska vara med i mätningen av genomloppstiden. Den första
mätpunkten är normalt tidpunkten när processen initieras av något. För ärendehandläggning
när ärendet kommer in till organisationen. Nästa mätpunkt kan vara när en handläggare får
ärendet för handläggning. En tredje mätpunkt kan vara när denne lämnar ärendet vidare.
Inriktningen bör vara att få med mätpunkter som gör att man kan mäta t ex.
• Hur lång tid som flyter vid ägarbyten, dvs. från det att en person lämnar ärendet till dess
att nästa person fortsätter arbetet.
• Tiden de mer tidskonsumerande aktiviteterna tar innan de är avslutade.
18