METODHANDBOK Processanalys vid Institutionen Mark- och ... - KTH

BDO Consulting Group
En inte ovanlig reaktion vid översyner är att medarbetarna utgår ifrån att det är dem själva och
deras sätt att arbeta som granskas. Man kanske har tidigare erfarenheter av översyner som på
ett traditionellt sätt inriktats på att rationalisera deras sätt att arbeta med ärendet. Därför är det
mycket viktigt att klargöra att det är den passiva tiden, dvs. omständigheterna omkring den
aktiva handläggningen som står i blickpunkten.
Förändringsarbete
Ett framgångsrikt förändringsarbete där alla medarbetarna engageras börjar med en
gemensam probleminsikt som inte ger utrymme för förutfattade meningar, undanflykter,
vanföreställningar eller myter om orsakerna. Detta är särskilt viktigt när det gäller analysen av
genomloppstidens längd.
Ett viktigt syfte med metodiken i processorientering är att snabbt ta fram en konkret bild av
den egna verkligheten som baseras på fakta och som alla kan acceptera. Här spelar mätningen
av de faktiska väntetiderna en viktig roll.
Idéerna till effektiva förändringsåtgärder finns hos oss själva
De som har mest att bidra med när det gäller att effektivisera processen är naturligtvis de som
är inblandade i själva processen. De har i sitt dagliga arbete och möten med intressenterna en
konkret erfarenhet av orsaker till problem – i stort och smått, men också de bästa idéerna till
förenklingar. Metodiken bygger in aktiv medverkan från medarbetarna. Väntetidsprojektet
kan mycket väl bli ett steg mot ett nytt sätt att bedriva förändringsarbete inom organisationen
där man för in resultatdiskussioner, orsaksanalyser och åtgärder som naturliga inslag i det
löpande arbetet.
Ledningen måste stödja arbetet
Det räcker inte bara med att medarbetarna är engagerade. För att lyckas i ett förändringsarbete
krävs också att enhetens ledning stödjer förändringen. Ledningens uppgift är inte minst att
markera att förändringen motsvarar angelägna behov för hela verksamheten. Saknas detta stöd
eller om det inte är tillräckligt påtagligt får förändringsarbetet inte legitimitet.
Ett metodiskt sätt underlättar effektiviseringen
BDO Consulting Groups erfarenheter från ett hundratal projekt visar att det krävs ett
metodiskt arbetssätt som sätter avnämarnas/intressenternas väntetid i centrum och insikt från
organisationens sida om att ineffektiva processer är ett problem.
8