E-administracja w perspektywie kontroli - EUROSAI IT Working Group

E-administracja w duŜym stopniu zmniejsza interwencję człowieka. Jedną z jej zalet jest to,
Ŝe proces obsługi sprawy w mniejszym stopniu zaleŜy od nastrojów członków personelu i jest
takŜe mniej podatny na błędy popełniane przesz człowieka. Ponadto, systemy informatyczne,
jeŜeli zostaną w prawidłowy sposób zaprojektowane, są bardziej elastyczne w kwestii
obciąŜenia pracą. W zasadzie, z tego względu e-administracja jest w większym stopniu
przystosowana do radzenia sobie z duŜymi wahaniami popytu na usługi. Aby móc
zautomatyzować procesy usług, urząd musi w inteligentny sposób połączyć swoje systemy
obsługujące klienta z odpowiednimi bazami danych w ramach własnej organizacji, a w
stosownych przypadkach równieŜ poza nią.
JednakŜe, eliminacja interwencji człowieka ma nie tylko zalety: ewentualny skutek
niekorzystny polega na tym, Ŝe bez nadzoru człowieka, błędy mogą przejść niezauwaŜone.
2.5.8 ZaleŜność od IT
E-administracja niemal z definicji opiera się w duŜej mierze na technologiach
informatycznych. Oznacza to, Ŝe programy e-administracji są naraŜone na zagroŜenia, jeŜeli
ryzyka związane z technologiami informatycznymi są w niewystarczającym stopniu
rozpoznawane i redukowane. Dwie najwaŜniejsze kwestie w tej materii to bezpieczeństwo
informacji oraz zarządzanie projektem.
W dziedzinie bezpieczeństwa informacji, niezbędna jest jasno określona polityka
bezpieczeństwa. Polityka ta powinna być zgodna zarówno z programami e-administracji
urzędu, jak i jego całościową strategią biznesową. Na podstawie polityki bezpieczeństwa,
naleŜy opracować plan bezpieczeństwa. Między innymi oznacza to określenie spójnego
zestawu mechanizmów, które zmniejszają do dopuszczalnego poziomu ryzyko zagroŜenia
bezpieczeństwa. Oprócz mechanizmów, które mają zostać wdroŜone odnośnie sprzętu oraz
oprogramowania, wymagane są równieŜ mechanizmy organizacyjne. Plan powinien na
przykład określać róŜne obowiązki dla personelu informatycznego, przy zwróceniu naleŜytej
uwagi na podział obowiązków. Plan ciągłości prowadzenia działalności, który jest zgodny z
polityką bezpieczeństwa, jest równieŜ potrzebny w celu przeciwdziałania wszelkim
ewentualnościom. Plan bezpieczeństwa powinien zostać w staranny sposób wdroŜony, zaś
odbywający się okresowo audyt powinien zapewnić niezbędną gwarancję, Ŝe mechanizmy
kontrolne faktycznie istnieją oraz działają.
W przypadku, kiedy nie została ustanowiona i wdroŜona wyraźna polityka bezpieczeństwa
informacji, jedno z ryzyk polega na tym, Ŝe rzeczywisty poziom bezpieczeństwa jest albo
niewystarczający albo zbyt wysoki (oraz kosztowny), co zagraŜa realizacji celów projektu e-
administracji lub aktywom organizacji. Z drugiej strony, nawet wówczas gdy poziom
bezpieczeństwa jest wystarczający, zestaw środków bezpieczeństwa moŜe się okazać
niedostateczny. W sekcji 3.3 omówione zostały ryzyka dotyczące świadczenia usług e-
administracji.
Co interesujące, w odniesieniu do zarządzania projektem, OECD wydało w roku 2001
ostrzeŜenie, zgodnie z którym e-administracja jest zagroŜona, poniewaŜ większość urzędów
doświadcza problemów podczas wdraŜania duŜych projektów IT 10 . Organizacja ta posunęła
się do stwierdzenia, Ŝe „dopóki urzędy nie nauczą się zarządzać ryzykami związanymi z
10 „The hidden threat to E-Government; Avoiding large government IT failures”, PUMA Policy Brief No. 8,
March 2001.
17