E-administracja w perspektywie kontroli - EUROSAI IT Working Group

1. WSTĘP
Pod hasłem „e-administracja” większość Państw Europejskich zobowiązało się, poprzez róŜne
krajowe oraz międzynarodowe programy działań oraz inicjatywy, udostępnić moŜliwie
najwięcej swoich usług publicznych online przez internet w ciągu dającej się przewidzieć
przyszłości (w większości przypadków do roku 2005).
Programy te mają być głównymi krokami na drodze do osiągnięcia celu polityki rządów,
którym jest przekształcenie Europy w społeczeństwo informacyjne. Rządy pragną zapewnić,
aby obywatele, firmy, środowisko akademickie oraz inne podmioty rządowe miały prostszy,
szybszy oraz bardziej opłacalny dostęp do usług publicznych. Celem tych starań jest
zwiększenie zadowolenia obywateli z administracji oraz większa konkurencyjność krajów
oraz przedsiębiorstw.
Ponadto, programy e-administracji mają stać się istotnym elementem wszechstronnej
modernizacji administracji. Spójne programy e-administracji mają stanowić bodziec dla reengineeringu
procesów biznesowych w ramach całej administracji publicznej w celu
uproszczenia szerokiej gamy struktur oraz procedur administracyjnych.
W tej sytuacji brak realizacji lub opóźnienie w realizacji programów lub projektów e-
administracji prowadzić będzie do niepowodzenia lub opóźnienia modernizacji. Co więcej,
potrzeba konsolidacji budŜetów wymaga wykorzystania wszelkich moŜliwości cięcia kosztów
bez zakłóceń w dostawie usług publicznych. Programy e-administracji mogą dostarczyć nowe
moŜliwości odnośnie realizacji tego celu.
Jedną z konsekwencji e-administracji jest odchodzenie rządów od systemów opartych na
dokumentacji papierowej w kierunku systemów skomputeryzowanych, co pociąga za sobą
całkowitą zmianę środowiska kontrolnego. Fakt ten stwarza nowe wyzwania zarówno dla
audytowanych jak i audytorów. Brak dokumentacji papierowej zwiększa potrzebę
zapewnienia ścisłych mechanizmów kontrolnych w systemach skomputeryzowanych – w
tym: ogólnych mechanizmów kontrolnych, mechanizmów zaprogramowanych w systemach
uŜytkownika oraz konkretnych mechanizmów ręcznych dostępnych w otoczeniu systemów
uŜytkownika. Tendencja ta ma znaczące konsekwencje dla rozwoju oraz wdraŜania projektów
e-administracji, jak równieŜ dla zarządzania systemami operacyjnymi IT.
Co się tyczy konsekwencji dla audytorów, jednym z najwaŜniejszych wyzwań jest ocena
waŜności oraz wiarygodności danych. Aby móc dokonać kontroli systemu e-administracji,
musimy dostosować istniejące metody i techniki oraz opracować nowe.
Ponadto, z uwagi na fakt, Ŝe systemy IT 1 oraz procesy biznesowe stają się w coraz większym
stopniu ze sobą powiązane, decyzje dotyczące IT są w gruncie rzeczy decyzjami
biznesowymi, a nie tylko decyzjami technicznymi, co wymaga zaangaŜowania wyŜszej kadry
kierowniczej. Jedynie jej czynny udział moŜe zapewnić, Ŝe organizacja jako całość posiadać
będzie wystarczającą kontrolę nad ryzykiem związanym z IT- tj. ryzykiem dotyczącym
projektów, jak równieŜ codziennych operacji. WdraŜanie e-administracji jest procesem
złoŜonym i wymaga nie tylko wizji, lecz takŜe silnego przywództwa politycznego na
najwyŜszym poziomie.
1 Ang. Information Technology, czyli systemy informatyczne
7