E-administracja w perspektywie kontroli - EUROSAI IT Working Group

z potrzebami oraz Ŝyczeniami „klientów”, przepisami prawnymi oraz innymi wymogami
dotyczącymi prywatności i bezpieczeństwa danych.
Agencje wdraŜające powinny zagwarantować, Ŝe istniejące struktury oraz procedury, które
zostały utworzone w celu radzenia sobie w sposób tradycyjny uŜytkowników z róŜnymi
sprawami i transakcjami są analizowane oraz właściwie modyfikowane lub zastępowane
innymi, w kaŜdym przypadku, kiedy jest to konieczne dla ułatwienia oraz przyśpieszenia
wprowadzenia oraz rozwoju e-administracji.
W praktyce struktury oraz procedury administracji (łącznie ze strukturami administracyjnymi,
profilami zasobów ludzkich oraz wzorami zarządzania) rzadko odzwierciedlają potrzeby e-
administracji. W ten oto sposób powodzenie programów e-administracji w głównej mierze
zaleŜy od zdolności oraz skuteczności transformacji biznesowej dotyczącej usług, które mają
być dostarczane on-line. Większość tych struktur oraz procedur moŜe zazwyczaj wynikać z
waŜnych rozporządzeń podległych dość długiemu procesowi demokratycznemu. Planowanie
finansowe moŜe zaleŜeć od struktury budŜetu, która w ogóle nie jest zorientowana na e-
administrację.
Środki mające na celu zmniejszenie tego ryzyka muszą obejmować wielorakie sposoby oraz
mechanizmy towarzyszące oraz przewidujące skuteczny oraz bezpieczny elektroniczny back
office, który jest w stanie przechowywać oraz odzyskiwać dokumentację administracji taniej i
szybciej.
3.2.3 Opłacalność
Urzędy muszą zapewnić, Ŝe usługi e-administracji będą nie tylko funkcjonalne, lecz będą
równieŜ wprowadzane w sposób opłacalny. W sumie, w budŜetach przewidziano duŜe
nakłady na inicjatywy e-administracji. Największa część całkowitych wydatków przewidziana
w budŜecie zostanie poniesiona w nadchodzących latach. Na przykład w Niemczech 25%
tych wydatków ma zostać wykorzystana na wprowadzenie usprawnień do struktur
administracyjnych oraz powiązanych procesów biznesowych. Potrzeby związane z
finansowaniem mają być w duŜym stopniu zaspokojone poprzez oszczędności oraz ponowne
rozdzielenie funduszy w ramach jednostek i agencji oraz pomiędzy nimi.
Mimo, Ŝe opisane zostały potencjalne korzyści, takie jak oszczędności materiałów oraz
przyśpieszenie procesów biznesowych, finansowa analiza kosztów i korzyści oraz ocena
jakości oraz waŜności róŜnych usług w większości przypadków nie zostały jeszcze podjęte.
MoŜe to doprowadzić do niedokładnej oceny wpływu oszczędności wynikającego z usług
informacyjnych prowadzonych poprzez internet. Wszelkie potencjalne oszczędności będą
prawdopodobnie mniejsze niŜ te, które są generowane poprzez świadczenie usług
komunikacyjnych oraz transakcyjnych.
Ponadto, następujący fakt musi zostać wzięty pod uwagę podczas przeprowadzania analizy
kosztów i korzyści:
Przez długi czas usługi e-administracji mogą wymagać duplikowanie infrastruktury obok
konwencjonalnej infrastruktury dla usług publicznych dostarczanych bez pośrednictwa
internetu.
23