Introduktion til Pc og Tekstbehandling

Introduktion til Pc og Tekstbehandling
m. Hvis dialogboksen Match felter vises, kan det skyldes, at Microsoft Word ikke kan
finde alle de oplysninger, der er nødvendige for, at feltet kan indsættes. Klik på
pilen ved siden af (ikke tilsvarende), og vælg derefter det felt fra datakilden, der
svarer til det felt, der skal bruges til brevfletningen.
n. Klik på Brevfletning i menuen Funktioner.
o. Hvis du har valgt individuelle kontaktpersoner, der skal medtages i fletningen, skal
du klikke på Kun de markerede kontaktpersoner. Hvis du vil medtage alle de
kontaktpersoner, der aktuelt vises i visningen, skal du klikke på Alle
kontaktpersoner i den aktuelle visning.
p. Hvis du har konfigureret visningen Telefonliste, så præcist de felter, du vil bruge i
fletningen, vises, skal du klikke på Kontaktpersonfelter i den aktuelle visning.
Ellers skal du klikke på Alle kontaktpersonfelter for at gøre alle kontaktpersoner
tilgængelige i fletningen.
q. Hvis du vil generere et nyt hoveddokument til fletningen, skal du klikke på Nyt
dokument. Ellers skal du klikke på Eksisterende dokument og klikke på Gennemse
for at finde det dokument, du vil bruge som hoveddokument.
r. Hvis du vil gemme de valgte kontaktpersoner og felter, så de kan bruges igen, skal
du markere afkrydsningsfeltet Permanent fil og derefter klikke på Gennemse for at
gemme filen. Oplysningerne gemmes i et Word-dokument som kommaseparerede
data.
s. Vælg de ønskede indstillinger for fletningen:
i. Standardbreve Udform en serie breve til en rundsendelse.
ii. Adresseetiketter Opret adresseetiketter til en rundsendelse.
iii. Konvolutter Opret konvolutter til en rundsendelse.
iv. Katalog Opret et enkelt dokument, som indeholder et katalog eller en
adresseliste.
v. Nyt dokument Opret flettede dokumenter, som du kan redigere individuelt i
Word.
vi. Printer Send flettede dokumenter direkte til standardprinteren.
vii. E-mail Opret flettede dokumenter, der skal udformes som e-mail-meddelelser.
Når du er klar til at udføre fletningen i Word, skal du klikke på Afslut og flet i
gruppen Udfør under fanen Forsendelser og derefter klikke på Send e-mails.
Linjen Emne udfyldes med den tekst, du har angivet i dialogboksen
Brevfletning med Kontaktpersoner i Outlook.
t. Klik på OK. Når dokumentet åbnes i Word, skal du klikke på pilen ud for Indsæt
fletfelt i gruppen Felterne Skriv og Indsæt under fanen Forsendelser og derefter
klikke på de felter, du vil indsætte i dokumentet.
BEMÆRK!
1. Du kan ikke skrive fletfelttegn («« »») manuelt eller bruge kommandoen Symbol i
menuen Indsæt. Du skal bruge brevfletning.
2. Hvis fletfelterne vises i krøllede parenteser, f.eks. { MERGEFIELD By }, vises der
feltkoder i Microsoft Word i stedet for feltresultater. Det påvirker ikke fletningen, men
hvis du vil se resultaterne i stedet, skal du højreklikke på feltkoden og derefter klikke på
Feltkoder til/fra i genvejsmenuen.
3.
Side 128 af 172