Stresshåndbog - KTO

| kapitel 6Men også på arbejdspladsen kan e-mailen udgøre enstressfaktor. Beskeder om ”ny post” popper hele tidenop, mens man sidder ved computeren og forsøger atkoncentrere sig om en anden opgave. Det er forstyrrendeog kan i pressede perioder være med til at fremkaldestress.En del af problemet er, at mange stadig er usikre på,hvordan de skal betragte en e-mail (eller en sms). Skaldet opfattes som et brev, der kan besvares ved lejlighed.Er det en hastende besked? Forventer modtageren overhovedetet svar – og i givet fald hvornår? Det betyder, atmange for en sikkerheds skyld nærmest tjekker dereselektroniske post hele døgnet – og føler sig forpligtettil at svare på e-mails i samme takt, som de dukker op.Nogle taler i dag ligefrem om at gå ”e-mail-konkurs”,hvilket vil sige, at man fx efter en ferie må opgive atsvare på de hundredevis af mails og i stedet vælger atslette dem alle.Mange virksomheder har indført en e-mail-politik forat modvirke den fortravlethed, nedsatte produktivitet ogeventuelle stress, der måtte følge af presset fra e-mailen. Itekstboksen Minipolitik om mail og mobil gives eksemplerpå, hvad virksomhedernes retningslinjer kan indeholde.6.3 Møder på arbejdspladsenDer bruges rigtig meget tid på at holde møder – også påarbejdspladser i kommuner og regioner. Der spildes ogsåmeget tid på dårlige møder med uklare formål og diffuserammer. I et stressperspektiv er der to væsentlige forholdved møder.For det første kan de i sig selv være kilde til en stressbelastning.I en travl hverdag bliver møder ofte oplevetsom en ekstra stressfaktor, ikke mindst hvis de er forlange, indholdet ikke er vedkommende, eller formen erdræbende.For det andet er møder det sted, hvor man har mulighedfor - lidt på afstand af hverdagens arbejde - at diskutereMødekulturen på dagsordenenEt jobcenter led under en dårlig mødekultur. Langt defleste syntes, deres møder var spild af tid. Og mensde holdt dårlige møder, hobede ”det rigtige arbejde”sig op. Det virkede stressende.Lederen besluttede sig for at gøre noget. Hun gjordeefter aftale med tillidsrepræsentanten ”mødeafholdelse”til eneste punkt på næste mødes dagsorden. På mødettog de en runde, hvor alle kunne komme med forslag tilforbedringer og kommentere, hvordan de oplevede centeretsmøder. Det blev en god snak, og der kom mangesynspunkter og forslag på banen – blandt andet:• Der er for meget information og for lidt dialog omvores arbejde nu og i fremtiden.• Der er for mange, der ikke er forberedt eller nærværendeunder mødet. og flere der kommer for sent.• Vi er ikke gode til at lytte til hinanden og føre ensammenhængende dialog om et tema.• Mødeledelsen er ikke god nok – den er stram og løspå de forkerte tidspunkter.De besluttede derfor• at skære ned på informationsmængden – så mere informationmåtte søges i mapper eller på intranettet.• at der så vidt muligt skulle være et tema for hvertmøde• at lederen skulle være bedre til at styre møderne ogholde fokus på temaet.• at lederen det næste halve år skulle forberede mødernesammen med en medarbejder, der brændtefor ideen.Efter et par møder var vurderingen, at det gik bedre, ogder var stadig masser af håb om flere fremskridt. Mendeltagerne konstaterede samtidig, at de alle stadig fandtdet svært at lytte til hinanden og spørge nysgerrigt ind.Derfor overvejede de at gennemføre en temadag medfokus på netop dette.63