1 Steuerfreie oder steuerpflichtige Erstattungen - DATAKONTEXT

2.1 Die Bestimmung der regelmäßigen Arbeitsstätte
Behauptungen des Arbeitnehmers reicht dazu nicht aus. Bestehen Zweifel
an der Richtigkeit der Behauptungen des Arbeitnehmers, dass überhaupt ein
steuerfreier Reisekostenersatz gegeben ist, so ist bereits dem Grunde nach
ein steuerbefreiter Reisekostenersatz nicht möglich. Der Arbeitgeber trägt
die objektive Feststellungslast für das Vorliegen der tatsächlichen Voraussetzungen,
die einen steuerbefreiten Reisekostenersatz ermöglichen. Der
Bundesfinanzhof führte noch aus, er halte die hohen Anforderungen an den
Nachweis der Voraussetzungen, die vorliegen müssen, um einen steuerbefreiten
Reisekostenersatz anzuerkennen, für sachlich gerechtfertigt. Denn
anderenfalls bestünde die Gefahr des Missbrauchs – im entschiedenen Fall
handelte es sich um den Verlust von teurem Reisegepäck. Diese Anforderungen
führen – jedenfalls bei der Erstattung von angeblich abhanden
gekommenem Reisegepäck – auch nicht zu einer unzumutbaren Belastung
des Arbeitgebers.
Zu einer unzumutbaren Belastung des Arbeitgebers käme es aber, wenn der
Arbeitgeber für alle seine betrieblichen Einrichtungen für alle Mitarbeiter und
an allen Tagen – in der Art eines GPS-Systems – Zugangsdokumentationen
erstellen müsste.
Wie oft der Arbeitnehmer in einer bestimmten Einrichtung des Arbeitgebers
gewesen ist, ergibt sich zuerst einmal aus der Anzahl der abgerechneten
Reisen. Insofern ist der Arbeitnehmer dafür verantwortlich, alle Reisen an
die Einsatzstelle anzugeben. Die Überprüfung der „46-Tage-Regel“ ist dann
rechtlich gesehen einfach. Bei Überschreiten der „46-Tage-Regelung“ sind
dann aber alle abgerechneten Dienstreisen zu korrigieren. Darauf sollten die
Mitarbeiter hingewiesen werden.
Beispiel
Ein Arbeitnehmer hat bis Mitte September eine bestimmte Einrichtung
des Arbeitgebers 40-mal besucht. Danach nicht mehr. Der Arbeitgeber
wird diese Auffälligkeit substanziell erläutern müssen.
Karges (Senior Manager bei PWC, Regelmäßige Arbeitsstätte in den LStR
2008 – Praxisprobleme und ungeklärte Rechtsfragen) führt aus, dass es vor
allem für vertriebsorientierte Betriebe mit diversen Betriebsstätten, in denen
monatlich unzählige Reisekostenabrechnungen anfallen, praktisch unmöglich
sei, die Zahl der Besuche der Betriebsstätten manuell zu kontrollieren.
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