Alles, was Recht ist - Archiv - Personalwirtschaft

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Gelebte Compliance senkt die Risiken erheblich.
aufweist. Eine Compliance-Richtlinie kann
sowohl aus mitbestimmungsfreien als auch
mitbestimmungspflichtigen Teilen bestehen.
Hinsichtlich der mitbestimmungspflichtigen
Compliance-Elemente muss
der Betriebsrat beteiligt werden, da ansonsten
die entsprechende Regelung unwirksam
ist. Enthält das Compliance-Regelwerk
auch mitbestimmungsfreie Teile, so
kann die Betriebsvereinbarung über diesen
Teil (freiwillig) geschlossen werden.
Ein Vorteil der Betriebsvereinbarung ist,
dass sie zwingend und unmittelbar für
alle Arbeitnehmer im Betrieb gilt. Auch eine
Änderung der Betriebsvereinbarung, die
jederzeit im Einvernehmen mit dem
Betriebsrat möglich ist, erfasst alle Arbeitnehmer.
Damit ist sichergestellt, dass die
Richtlinien gleichermaßen für alle Arbeitnehmer
Anwendung finden. Darüber hinaus
ist die Akzeptanz der Compliance-
Richtlinien bei den Arbeitnehmern erfahrungsgemäß
höher, wenn die Umsetzung
mittels Betriebsvereinbarung erfolgt. Im
Falle der Kündigung der Betriebsvereinbarung
ist zwischen mitbestimmungspflichtigen
und mitbestimmungsfreien
Richtlinien zu unterscheiden, soweit die
Betriebsparteien keine vom Gesetz abweichende
Regelung vereinbaren. So wirken
mitbestimmungspflichtige Richtlinien nach,
bis sie durch eine andere Regelung, zum
Beispiel durch einen Zusatz zum Arbeitsvertrag,
ersetzt werden. Mitbestimmungsfreie
Richtlinien hingegen gelten nach dem
Kündigungstermin nicht mehr weiter.
Die bloße Einführung einer Compliance-
Richtlinie genügt zur Implementierung
einer effektiven Compliance jedoch nicht.
Als eine wesentliche Compliance-Maßnahme
zur Risikominimierung gilt die Schaffung
einer eigenen Compliance-Abteilung
(unabhängig von Rechts- und Personalabteilung)
unter der Leitung eines Compliance-Officers,
oftmals ein Mitarbeiter des
Unternehmens, der ausschließlich für die
Sicherstellung von Compliance zuständig
ist. Der Compliance-Officer ist für Compliance-Aufgaben
aufgrund seines Fachwissens
qualifiziert, kennt die typischen Abläufe
im Unternehmen und dessen Geschäftsmodell
aus eigener Anschauung beziehungsweise
wurde entsprechend eingewiesen
und ist mit ausreichenden Befugnissen
und kurzen Berichtswegen ausgestattet.
Compliance-Officer kann strafrechtliche
Verantwortung treffen
Mangels gesetzlicher Regelung zu den konkreten
Aufgaben eines Compliance-Officers
bleibt es den Arbeitsvertragsparteien
überlassen, seinen Pflichtenkreis zu
bestimmen, um hierdurch nicht nur Compliance
sicherzustellen, sondern auch die
Geschäftsführung von ihrer Haftung zu
entlasten. Dass es einer konkreten Regelung
bedarf, zeigt eine Entscheidung des
BGH vom 17. Juli 2009, wonach den Compliance-Officer
sogar selbst eine strafrechtliche
Verantwortung treffen kann, wenn
es ihm nicht gelingt, pflichtwidriges Verhalten
im Unternehmen zu verhindern.
In den Arbeitsvertrag des Compliance-
Officers sollte dessen Pflicht zur unaufgeforderten,
regelmäßigen Berichterstattung
gegenüber der Geschäftsführung sowie
zur unverzüglichen Berichterstattung bei
Handlungsbedarf und besonderen Verdachtsmomenten
aufgenommen werden.
Darüber hinaus sollte der Arbeitsvertrag
die Pflicht des Compliance-Officers vorsehen,
sämtliche seiner Maßnahmen vollständig
und aussagekräftig zu dokumentieren.
Auf diese Weise kann die Geschäftsführung
bei Bedarf anhand entsprechender
Unterlagen, die ordnungsgemäße
Aufgabenausführung durch den Compliance-Officer
und dessen Überwachung
nachweisen.
Es ist für das Unternehmen elementar,
den konkreten Pflichtenkreis des Compliance-Officers
durch die arbeitsvertragliche
Vereinbarung eindeutig zu bestimmen.
Hierbei kann keine allgemein gültige Aus-
sage zu den Pflichten des Compliance-Officers
getroffen werden, da diese maßgeblich
von Größe und Geschäft sowie Wirkungskreis
des Unternehmens geprägt
sind. In der Praxis werden hinsichtlich
der Compliance-Aufgaben häufig die folgenden
drei Bereiche herausgebildet:
Prävention, Aufdeckung von Pflichtverstößen
und Umgang mit Pflichtverstößen.
Die Aufgaben des Compliance-Officers können
sich auf eine oder mehrere dieser
Bereiche beziehen, abhängig davon, ob
dessen Tätigkeit in Vollzeit oder in Teilzeit
oder im Rahmen einer gemischten Stelle
in der Form erfolgt, dass neben den Compliance-Aufgaben
noch andere Aufgaben
erfüllt werden müssen (zum Beispiel die
Leitung der Rechtsabteilung). Vor der
Gestaltung des Arbeitsvertrages eines Compliance-Officers
muss daher zunächst eine
Analyse durchgeführt werden, welche Compliance-Aufgaben
in welchem Umfang konkret
anfallen und auf wie viele Köpfe diese
Tätigkeit verteilt werden muss, um effektive
Compliance sicherstellen zu können.
Am wichtigsten ist allerdings, dass die Compliance-Struktur
des Unternehmens mit
Leben gefüllt wird und von der Geschäftsleitung
kommuniziert und vorgelebt wird.
Die zu Beginn dieses Beitrags genannten
Medienberichte verdeutlichen zwar, dass
selbst die Strafbarkeit eines Verhaltens
(zum Beispiel Bestechlichkeit im geschäftlichen
Verkehr) einzelne Mitarbeiter nicht
vom Pflichtenverstoß abhält. Allerdings
senkt eine gelebte Compliance solche Risken
erheblich und minimiert dadurch Schäden
des Unternehmens sowohl in materieller
Hinsicht, als auch hinsichtlich der
Reputation. Der Return-On-Investment
(ROI) einer Unternehmens-Compliance ist
damit in der Regel signifikant.
Autor
Tobias Neufeld,
Rechtsanwalt, Fachanwalt
für Arbeitsrecht, Partner der
Sozietät Allen & Overy LLP,
Düsseldorf,
tobias.neufeld@allenovery.com
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