Handbuch Rechnungswesen

Quästur / E010A
Karlsplatz 13
1040 Wien
quaestur.tuwien.ac.at
DVR Nr. 0005886
4.1.3 Übersicht zur Reiseabwicklung in ESS
Vor Antritt einer Dienstreise muss ein genehmigter Reiseantrag vorliegen. Mit dem Auftrag
eine Dienstreise durchzuführen, erfasst der Mitarbeiter oder eine dafür berechtigte
Sekretärin einen Reiseantrag mittels ESS im SAP-System. Dieser Reiseantrag wird an
den Dienstvorgesetzten und dem Budgetverantwortlichen zur Genehmigung weitergeleitet.
Beide können den Reiseantrag auch ablehnen bzw. zur Korrektur zurücksenden.
Abrechnung von Belegen (Alle Belege außer Essensbelege):
Nach erfolgter Reise wird vom Mitarbeiter oder einer dafür berechtigten Sekretärin eine
Reiseabrechnung im ESS erstellt. Die Reiseunterlagen sollen auf Vollständigkeit und
rechnerische Richtigkeit überprüft werden. Die vollständige Reiserechnung wird an den
Budgetverantwortlichen zur Freigabe weitergeleitet. Die Originalrechnung(en) und das
ausgedruckte PDF-Formular sind im Reisemanagement der Quästur abzugeben. Diese
werden durch das Reisemanagement der Quästur gescannt und an die
Organisationseinheit retourniert.
Bedenken Sie bitte, dass jede Änderung Ihrer Reisekostenabrechnung nach der
Versendung zur Genehmigung den Genehmigungsprozess neu startet.
Abrechnung nach Pauschalen (Tages- und Nächtigungsgebühren):
Nach erfolgter Reise wird vom Mitarbeiter oder einer dafür berechtigten Sekretärin eine
Reiseabrechnung im ESS erstellt. Die Reiseunterlagen sollen auf Vollständigkeit und
rechnerische Richtigkeit überprüft werden. Die Originalrechnung(en) und das
ausgedruckte PDF-Formular sind im Reisemanagement der Quästur abzugeben, erst
dann können die notwendigen steuerlichen Eintragungen erfolgen, anschließend wird die
vollständige Reiserechnung an den Budgetverantwortlichen zur Freigabe weitergeleitet.
Alle Originalrechnungen werden durch das Reisemanagement der Quästur gescannt und
an die Organisationseinheit retourniert.
Bedenken Sie bitte, dass jede Änderung Ihrer Reisekostenabrechnung nach der
Versendung zur Genehmigung den Genehmigungsprozess neu startet.
Bitte beachten Sie:
Es ist natürlich nur möglich entweder Pauschalen oder Belege für die Nächtigungskosten
geltend zu machen, nicht beides.
Auszahlung der Reisekostenabrechnungen:
Die Auszahlung der refundierten Reisekosten erfolgt für Vertragsbedienstete und
Angestellte an jedem 15. und 30. des Monats. Die Auszahlung ist nicht an die
Gehaltsauszahlung gebunden. Um den jeweiligen Auszahlungstermin zu erreichen muss
die Reisekostenabrechnung mindestens 5 Arbeitstage davor durch den
Budgetverantwortlichen freigegeben worden sein.
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