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Titelthema Das Thema Archivierung steht oft am Ende aller Betrachtungen, wenn es um das Straffen von Geschäftsprozessen geht. Aus Furcht vor zu langen Implementierungszeiten und hohen Kosten scheuen viele Firmen den Kauf einer entsprechenden Software. Doch nicht nur wegen der aktuellen Rechtsänderung zum 1. 1. 2002 im Bereich der Archivierung buchhalterischer Daten müssen sich Unternehmer verstärkt mit diesem Thema beschäftigen. Auch der wirtschaftliche Aspekt spielt eine wichtige Rolle. Ablösung der Papierordner So stehen den Anschaffungskosten erhebliche Einsparpotentiale gegenüber. Sowohl der finanzielle als auch der zeitliche Aufwand für die Verwaltung, Verteilung und Aufbewahrung von Dokumenten wird durch eine elektronische Archivierung drastisch reduziert bzw. fällt teilweise ganz weg. Raum- und Materialkosten werden ebenso eingespart wie auch Personalkosten, die früher durch die Ablage und das Suchen in Papier- oder Mikrofilmarchiven angefallen sind. Ein Beispiel: Allein 1.000 Mit Archivsystemen einen Schritt weiter 12 www.midrangemagazin.de Februar 2002 Papierloses Büro Ordner mit Belegen aus der Warenwirtschaft kamen pro Jahr bei dem mittelständischen Unternehmen Carl Wilh. Meyer Grosshandel GmbH & Co KG aus Oldenburg zusammen. Diese Belege wurden früher in einem zentralen Archiv manuell nach Kunden abgelegt. „Durch die Anzahl der Belege kam es immer wieder zu einem erheblichen Bearbeitungsrückstand von bis zu mehreren Monaten, der dann wiederum durch einen zusätzlichen Personaleinsatz aufgearbeitet werden musste“, erinnert sich EDV-Leiter Karsten Loger an die Zeit vor der Einführung der DMS- und Archivierungs-Lösung ArchivPlus/400. Prozessoptimierung Mit der Software können Arbeitsabläufe unter dem Aspekt optimiert werden, den Zeitaufwand für bestimmte Tätigkeiten um ein Vielfaches zu reduzieren. In der Finanzbuchhaltung des Großhandelsunternehmens werden beispielsweise Buchungs-, Rechnungsausgangs-, Kassenjournale und Kontendrucke im Rahmen der Spool-Archivierung sofort nach Erstellung automatisch in ArchivPlus/400 übernommen und auf optische Platten endarchiviert. Verschiedene in die Software integrierte Recherchemöglichkeiten – z.B. via Web-Browser, Windows- Client oder 5250-Emulation – ermöglichen ein schnelles Auffinden. Auch in anderen Abteilungen, wie z.B. der Reklamationsbearbeitung, bewährt sich ein Archivsystem. „Beanstandet ein Kunde einen Vorgang, kann der Mitarbeiter über die Archivsuche nach Vorgang sich alle relevanten Belege über die Eingabe der Kunden- und Vorgangsnummer direkt am Bildschirm anzeigen lassen“, erklärt Carsten Loger. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass jeder iSeries-Benutzer aus Anwendungsprogrammen heraus auf die archivierten Dokumente zugreifen kann. Zudem können elektronisch archivierte Dokumente oder ganze Vorgänge mit Zugriffsberechtigungen belegt werden. Gerade wegen der neuen Gesetzgebung, die Betriebsprüfer dazu ermächtigt, elektronisch auf Unternehmensdaten zugreifen zu können, spielen Zugriffsberechtigungen eine Rolle. Der Unternehmer kann dadurch definieren, welche Betriebsunterlagen der Prüfer einsehen darf und welche nicht. Archivierte Dokumente per Fax versenden Eine offene Schnittstelle zur Kommunikationslösung eComPlus/400 ermöglicht das Versenden archivierter Dokumente per Fax oder eMail direkt vom Arbeitsplatz aus. Dazu Karsten Loger: „Werden aus dem Archiv Unterlagen benötigt, können diese aus dem Archiv- Plus/400 selektiert und gedruckt oder auch direkt zum Kunden gefaxt werden. Weitere Funktionen, wie der automatische Spool-Dateiversand oder die Steuerung des Sendeverkehrs durch unterschiedliche Prioritäten, stellen eine wesentliche Vereinfachung gegenüber dem manuellen Faxversand dar.“ Einführung eines Archivsystems Die Akzeptanz der Mitarbeiter für ein Archivsystem in den Firmen kann dadurch erhöht werden, wenn bei der Wahl eines Archivsystem wichtige Grundsätze eingehalten werden: eine benutzerfreundliche und einfache Bedienung des Archivs, ein Zugriff auf das gesamte Archiv vom Arbeitsplatz aus, sowie das Benutzen der Archiv-Funktionalitäten aus der gewohnten Arbeitsoberfläche heraus. Gräbert Software + Engineering GmbH D-10709 Berlin � (+49) 030/89690321 � www.graebert-gse.de
Titelthema Einer für alle, alle für einen Der Wettbewerb in allen Branchen profitiert von der Eröffnung neuer Vertriebskanäle und den Globalisierungstendenzen vieler Unternehmen. Ohne entsprechende e-Business- Lösungen lassen sich die damit verbundenen komplexen Prozesse, beispielsweise hinsichtlich Kommunikation und Datenmanagement, kaum mehr bewältigen. Jedoch integrieren noch immer die meisten ERP-Anbieter die Office- Welt nicht in ihre Anwendungen – dabei besteht gerade hier im Administrationsumfeld ein enormes Rationalisierungspotenzial durch optimierten Workflow und das zusätzlich zu den Vorteilen, die ERP zur Abwicklung der internen betriebliche Abläufe mit sich bringt. Die Profi Engineering Systems AG, in Darmstadt ansässiger IBM und Lotus Premier Partner, hat zur Perfektion der Teamarbeit mit Lotus Notes Domino eine leistungsstarke Plattform für die gesamte Unternehmenskommunikation in ihr Angebot integriert, die allen Mitarbeitern zu jeder Zeit den Zugriff auf benötigte Informationen über die zur Verfügung stehenden Kanäle erlaubt. Teamarbeit auf höchstem Niveau Geschäftsideen können durch professionelle e-Business-Anwendungen noch erfolgreicher werden. Eine Integration der Kunden, Lieferanten und Partner in alle Abläufe vereinfacht und optimiert die Geschäftsprozesse. Mittels der engmaschigen Vernetzung aller Beteiligten und der Automatisierung der Prozesse lassen sich damit sowohl die Kundenbindung wie auch die Serviceleistung entscheidend verbessern. Daher integriert das Unternehmen die in Lotus Notes Domino enthaltenen umfassenden Basisfunkti- Teamwork in Perfektion onen in ERP-Anwendungen – und damit den unternehmensweiten, zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf Informationen wie Kunden- und Auftragsdaten, eMails und Kalender, Datenblätter oder Handbücher. Das plattformunabhängige Groupware-System erfordert dabei nur einen geringen Administrationsaufwand. Bereits enthaltene Standardanwendungen können sofort eingesetzt werden, zum Beispiel die Ablage von Office-Dokumenten mit integrierter Dokumentenverwaltung, Aktivitätenverwaltung, ein „Schwarzes Brett“ für die unternehmensweite Information aller Mitarbeiter sowie die Ablage von projektspezifischen Dokumenten und Informationen. CTI & Co. Durch die Integration von eMail, Fax und Telefon steht mit Lotus Notes Domino eine umfassende Unified-Messaging-Lösung zur Verfügung, die keinen Kommunikationskanal ungenutzt lässt. In Richtung CRM geht hierbei unter anderem die Kopplung der Notes- Datenbank mit der Telefonanlage: Ruft ein Kunde an, öffnet sich automatisch am Bildschirm des zuständigen Mitarbeiters ein Fenster, welches sofort alle relevanten Informationen anzeigt. Über Verschlüsselungstechnologie sowie zusätzliche Sicherheitsfunktionen stellt das System außerdem den Schutz sensibler Daten sicher. Komfortables e-Business Auch dem Wunsch von Unternehmen, Teile ihrer Daten für externe Geschäftspartner oder Lieferanten zu öffnen, kann entsprochen werden. Mit IBM Web- Sphere hat das Softwarehaus eine leistungsstarke Plattform im Portfolio, die auf allen gängigen Betriebssystemen bestehende Anwendungen und Unternehmensdaten zu einer e-Business-Lösung verbindet. Der modulare Systemaufbau 14 www.midrangemagazin.de Februar 2002 gewährleistet, dass jede Software, jeder Server und jeder User alle notwendigen Informationen bekommt, beispielsweise Daten und Dokumente aus Einkauf, Adressverwaltung, Angebotswesen, Verkauf oder Rechnungswesen. Bewährter Partner Rationelle und flexible Geschäftsprozesse, schnelle Auskunftsbereitschaft und umfassende Management-Information sind die Anforderungen, denen sich Unternehmen heute stellen müssen, und dies zum Teil über Unternehmensgrenzen hinweg, mit Zugriffsmöglichkeiten nicht nur über den stationären PC, sondern auch über Mobiltelefon, PDA oder Laptop. Voraussetzung zur Erfüllung dieser Prämissen sind integrierte, bedienerfreundliche Lösungen, implementiert von Anbietern, die außerdem den kompletten Service garantieren – von der Systemanalyse über die Beratung bis hin zur Implementierung und Inbetriebnahme. Autor: Wolfgang Heinrich, Geschäftsstellenleiter PROFI Engineering Systems AG, Stuttgart PROFI Engineering Systems AG D-64293 Darmstadt � (+49) 06151/8290-0 � www.profi-ag.de
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