Host-to-anything: eBanking, eMail, SMS, WAP ... - Midrange Magazin

Dokumenten-Management als Organisationstool
Workflow optimiert
Mit einem Dokumenten-Management-System
lassen sich Informationen thematisch geordnet
in einem zentralen Pool ablegen. Wird für
einen Arbeitsschritt eine Dokumenteninfo
benötigt, kann diese über ein angeschlossenes
Workflow-System direkt eingesteuert werden.
Sämtliche Prozesse im Unternehmen laufen
somit schneller ab.
Information, beziehungsweise Wissen,
ist heute ein entscheidender Wettbewerbsfaktor;
Wissensmanagement ein
wesentlicher Teil erfolgreicher Unternehmensführung.Dokumenten-Management
bildet die Grundlage eines gut
funktionierenden Wissensmanagements.
Integriert mit einem Workflow-
System wird Dokumenten-Management
um den Dokumentenfluss erweitert, der
den Anwendern Schriftstücke und Dateien
zur Kategorisierung, Indexierung
und Bearbeitung vorlegt.
Zentrale Sammelstelle
Um den Ablauf sich häufig ändernder
Prozesse zu verbessern, benötigt ein Unternehmen
entsprechende Organisationstools.
Zu diesen Instrumenten gehört
ein DM-System, denn auch heute
noch werden Schriftstücke größtenteils
in Aktenordnern, als Dateien auf der
Festplatte und eMails im Mail-System
verwaltet. Hinzu kommt, dass es für
Anwender immer schwieriger wird, allen
ankommenden Informationen Herr
zu werden. Es ist daher sinnvoll, diese
Informationen, die ja bereits im Computer
vorhanden sind, dort auch geordnet
abzulegen, und zwar zusammen mit den
Dokumenten, die thematisch dazu gehören.
Ein passendes Werkzeug dazu vereinfacht
die Prozessabläufe erheblich
und verbessert dadurch den Informationsfluss.
Wichtiger Vorteil einer modular
aufgebauen Standardsoftware ist es,
Midrange MAGAZIN Februar 2002
dass unterschiedliche Dokumententypen
wie Belege, Briefe, Zeichnungen,
Dateien oder eMails in einem zentralen
Dokumenten-Pool vereint werden.
Vielfältig einsetzbar
Erst die Synergieeffekte aus der Verbindung
eines Dokumenten- mit einem
Workflow-Spezialisten erschließen neue
Möglichkeiten in der Informationsverwaltung.
Dazu kooperiert DocuWare
beispielsweise mit Ultimus; als Folge entstehen
neue und vielfältigere Lösungen.
Ein Beispiel: Eingehende Kundenaufträge
werden archiviert und den jeweiligen
Sachbearbeitern automatisch zugeleitet,
elektronische Urlaubsanträge nach Genehmigung
sowie Verbuchung im Archiv
abgelegt und abgesandte Bestellungen
automatisch an Fachabteilung, Buchhaltung
und Wareneingang verteilt. Zu den
weiteren Vorteilen gehört, dass der Weg
und die Bearbeitungsschritte eines Prozesses
beliebig gestaltet werden können.
Keine neue Organisation
Um ein DM-System effizient einsetzen zu
können, ist es erforderlich, mehrere Anwendungsfelder
eines Unternehmens zu
integrieren. Denn nur so lassen sich Archiv-Inseln
vermeiden. Nach anfänglicher
Euphorie werden viele Interessenten
durch diese Erkenntnis abgeschreckt. Der
DMS-Einsatz muss jedoch keinen Eingriff
in die Organisation bedeuten. Auch dem
Mittelstand bietet sich somit die Möglichkeit,
ein effektives Wissens-Management
aufzubauen und die eigenen Marktchancen
damit deutlich zu erhöhen.
Autor: Dipl.-Kfm. Jürgen Biffar,
Vorstand der DocuWare AG,
zuständig für Produkte und Finanzen
DocuWare AG
D-82110 Germering
� (+49) 089/894433-0
� www.docuware.de
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