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P R A X I S
pP R A X I S
Schließlich fällt mir ein neuer Ordner
Dokumente im Verzeichnisfenster
auf. Hinter diesem Ordner verbirgt
sich ein ganz neues Dokumenten
Verwaltungs- und Ablagesystem,
welches ich später in einem gesonderten
Abschnitt noch näher beschreiben
werde. Schauen wir erst
einmal nach den anderen, sichtbaren
und weniger offensichtlichen Veränderungen.
Mit der Auswahlliste (vgl.
Abb. 4) lassen sich die GroupWise-
Verzeichnisse, ganz gleich ob vom
System erzeugte oder selbst angelegte
Ordner, noch viel besser an die individuellen
Bedürfnisse jedes einzelnen
Benutzers anpassen.
Probe aufs Exempel
Probieren wir das doch gleich aus. Wir
möchten z.B., ohne viele Einstellungen
auszuführen, zwischen den Darstellungen
in unserem Briefkasten
wechseln. Wir benötigen zeitweise
nicht nur alle empfangenen Nachrichten
in unserer Mailbox, sondern
wollen auch diejenigen sehen, welche
wir selbst verschickt haben. Da
wir eine solche Definition in unserer
Auswahlliste nicht finden können,
müssen wir sie zuerst anlegen. Dazu
gehen wir mit dem Mauszeiger auf
das Mailboxsymbol / rechte Maustaste
/ Eigenschaften / Anzeige
und wir erhalten ein Fenster, in welchem
wir nur die Marker gesendet,
empfangen und Mail setzen (vgl.
Abb. 5). Anschließend speichern wir
diese Einstellung und vergeben einen
Namen und eine kurze Beschreibung
/ OK.
Mail auf einen Blick
Kehren wir jetzt zu unserem Hauptfenster
zurück, sehen wir in der Auswahlliste
auch unsere eigene Anzeigeoption,
und der Wechsel von einer
Darstellungsart zur anderen ist
ein Kinderspiel. Da in unserem Briefkasten
bereits gelesene und ungelesene
Mitteilungen liegen, stellen wir
gleich die nächste Neuerung fest.
Ungeöffnete Briefe erscheinen im
Fettdruck, sie lassen sich also sehr
gut erkennen, insbesondere in einer
sehr vollen Mailbox und wenn
Nachrichten nach dem Lesen wieder
als ungelesen gekennzeichnet wurden.
Sie wissen ja, wenn Sie einen
Brief geöffnet haben und nicht gleich
darauf reagieren können, schließen
Sie ihn wieder, dann geht er nicht
unter zwischen den anderen bereits
gelesenen Botschaften. Hierzu einfach
die Mail aktivieren, also mit dem
Mauszeiger auf den Brief / rechte
Maustaste / später lesen.
Sie brauchen eine Mail jetzt nicht
mehr unbedingt zu öffnen, um die
Anlage sehen zu können. Lassen Sie
nur den QuickViewer mitlaufen, hierzu
auf der Befehlsleiste / View /
QuickViewer oder besser nur [Strg]
+ [Q] jeweils zum Ein- und Ausblenden,
und schon sehen Sie in der Erweiterungen
des Hauptfensters nicht
nur den Nachrichteninhalt, sondern
auch den Anhang der Mail, die in Ihrer
Box gerade aktiv ist. Sie können
so ausgesprochen schnell einen Überblick
über Ihre Post erhalten.
Stimme im Anhang
Apropos Anhang. Ich bin mir nicht
sicher, ob es das in GroupWise 5.2
nicht auch schon gab, aber in der Version
5.5 ist es mir das erste Mal aufgefallen.
Sie können auch gesprochene
Texte als Anhang einem Brief beifügen,
es erscheint dann ein
Lautsprechersymbol im Anhangfeld.
Wie das geht? Sie brauchen natürlich
eine Soundkarte und ein Mikrofon,
alles andere erledigt GroupWise.
Schauen Sie doch mal im Fenster einer
Mail, welche Sie gerade schreiben,
in die rechte, untere Ecke. Entdecken
Sie dort nicht auch eine Art
Sprechblase mit Notenschlüssel. Führen
Sie den Mauszeiger darauf und
schieben Sie dieses Objekt mit gedrückter,
linker Maustaste auf den
grauen Fensterrahmen, bis die Sprechblase
wieder erscheint. Wenn Sie die
Taste wieder loslassen erscheint ein
Aufnahmefenster, das wie ein Diktiergerät
bedient wird. Eine feine Sache,
vor allem für Chefs und Chefinnen,
die ihre Diktate jetzt per GroupWise
an die Sekretärin schicken können.
Nun aber wieder zu bedeutenderen
Verbesserungen.
Verbesserungen
Novell hat die Funktionalität in der
Version 5.5 und den Bedienkomfort
des Adreßbuches deutlich erweitert.
Dies betrifft die Möglichkeiten des
Im- und Exportes von Adreßinformationen,
erstmalig auch Freigabefunktionen
und die Eigenschaftssteuerung.
In vielen Unternehmen
gibt es Arbeitsgruppen, deren Mitglieder
bei weitem mehr Informationen
untereinander austauschen, als
mit den übrigen Firmenangehörigen.
Da ist es doch sinnvoll, jeder Arbeitsgruppe
ein eigenes Adreßbuch zuzuordnen,
das sogar noch von zentraler
Stelle verwaltet werden kann.
Gemeinsame Adressen
Die Gruppe braucht sich nicht mehr
um die Pflege der Adressen zu kümmern,
findet Adreßinformationen viel
schneller und arbeitet mit einem angepaßten
Adreßbuch, das sich an den
Bedürfnissen der Gruppe und nicht
der ganzen Firma orientiert. Erzeugen
wir doch einmal ein solches Adreßbuch.
In Ihrem Betrieb macht das natürlich
eine bestimmte Person z.B. im
Sekretariat. Zuerst werden wir ein
neues Adreßbuch anlegen und es
Arbeitsgruppe nennen. Dazu
gehen Sie auf Tools / Adreßbuch
und im geöffneten Adreßbuchfenster
auf Datei / Neues Buch, welches
Sie dann benennen / OK. Der
Name kann jederzeit wieder geändert
werden. Wechseln Sie zum Novell
Hauptbuch, das alle Ihre Benutzer
enthält und kopieren Sie die betreffenden
Einträge, indem Sie die Datensätze
markieren. Dabei führen Sie den
Mauszeiger auf den ersten Satz / linke
Maustaste. Wollen Sie mehrere
aufeinanderfolgende Einträge aktivieren,
gehen Sie auf den letzten /
Shift-Taste gedrückt halten / linke
Maustaste. Alle dazwischenliegenden
Datensätze sind markiert. Sie können
weitere, auseinanderliegende Einträge
einzeln hinzufügen, wenn Sie die
Strg-Taste gedrückt halten und dann
die linke Maustaste betätigen. Nehmen
Sie aber nicht zu viele Benutzer
auf einmal, denn ein falscher Mausklick
und Sie können von vorne be-
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Ausgabe 03/99