aktuelle Ausgabe - TW TagungsWirtschaft

GANZHEITLICHES KONSOLIDIERUNGSKONZEPT EINGEFÜHRT
Basis für die Konsolidierungsmaßnahmen
zur Verfügung gestellt. Alle teilnehmerbezogenen
Reisedaten werden dann an die
Reporting-Plattform „TD Chart“ von NP4
geliefert. Diese Schnittstelle bildet die Basis
für die gemeinsame Auswertung aller
Buchungsdaten. Durch die von Intergerma
gelieferte hohe Datenqualität und die Informationstiefe
können die Teilnehmerdaten
von Veranstaltungen optimal in das bestehende
Reisedatensystem von NP4 integriert
werden. NP4 sammelt und konsolidiert
dann alle Daten, unabhängig davon,
ob es sich um Reise- oder Veranstaltungsdaten
handelt.
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tw: Was war für Sie die größte Herausforderung
bei diesem Projekt?
GEA: Als Voraussetzung für die Zusammenführung
der Bereiche Business Travel
und Event Management mussten zunächst
das Eventaufkommen und die spezifischen
Besonderheiten der Veranstaltungsorganisation
der einzelnen Gesellschaften innerhalb
des Konzerns abgefragt werden, um
überhaupt erst einmal eine Vorstellung
vom Eventaufkommen und den damit verbundenen
Prozessen im Unternehmen zu
erhalten. Mit diesen Erkenntnissen mussten
wir uns drei zentralen Herausforderungen
stellen, nämlich die der technischen,
rechtlichen und operativen Umsetzung.
Bei einem großen Konzern wie GEA mit
rund 25000 Mitarbeitern bedarf es dazu
viel Fingerspitzengefühl und Überzeugungsarbeit.Immerhin
werden zum Teil gewohnte
Strukturen aufgebrochen und Arbeitsprozesse
verändert. Es müssen also
alle betroffenen Mitarbeiter für den Workflow
sensibilisiert werden. Dazu werden
Roadshows veranstaltet und persönliche
Besuche in einzelnen Abteilungen durchgeführt,
sowie regelmäßig Feedback eingeholt,
um ggf.praxisrelevante Anpassungen
der neuen Vorgehensweise bei der Reiseund
Eventplanung vorzunehmen.
Welche Vorteile erwarten Sie sich neben
einer Kostenersparnis von der Zusammenführung
Ihrer MICE- und Business-
Travel-Daten?
Bei einem Geschäftsreiseumsatz im hohen
zweistelligen Millionenbereich wird durch
die Einführung des Konsolidierungskonzepts
eine Einsparung von mindestens
10 % im MICE-Bereich erwartet.
Die beiden
Pionierinnen
im GEA Travel
Center: Iris
Jungmann,
Strategic Travel
Coordinator(links),
und Julia Bäuml,
MICE Coordinator.
Sind die Auswirkungen auf Ihre Prozesse
jetzt schon spürbar? In welcher
Weise?
Ja, das sind sie! Durch die intensive Einbindung
der Mitarbeiter ist das Feedback
bei GEA zum neuen Konsolidierungskonzept
enorm positiv. Dass es nun eine zentrale
Stelle im Konzern für die Koordination
von Reisen und Veranstaltungen sowie klar
definierte Standards gibt, wird bei den
GEA-Mitarbeitern als äußerst hilfreich bewertet.
Bereits jetzt wird die Zeitersparnis
als klarer Vorteil zur bisherigen Vorgehensweise
erkannt. Die Mitarbeiter können sich
mit der neuen Konzernstrategie gut identifizieren
und nehmen die Veränderungen
sehr gut an. So wurde allein während des
Testlaufs in den ersten sechs Monaten bereits
ein Einkaufsvorteil von 6% erwirtschaftet.
Wie haben Sie das Problem der unterschiedlichen
Datenerfassung (Business
Travel teilnehmerbezogen, MICE projektbezogen)
lösen können?
Mit unserem Veranstaltungspartner Intergerma
und unserem Partner für Geschäftsreisedaten
NP4 hatten wir glücklicherweise
bereits zwei Systemanbieter im Boot,
die uns von Anfang an mit ihrer Expertise
enorm unterstützt haben.Da beide Partner
offen für unsere Ideen waren und keine
Berührungsängste hatten, konnten wir
vom ersten Tag an konstruktiv gemeinsam
an der bislang im Markt einzigartigen
Schnittstellenlösung arbeiten. Von Intergerma
nutzen wir das Teilnehmer-Management-System
sowie das Reporting Tool
„Analytics“. Rund 100 geprüfte MICE-
Kennzahlen werden ausgewertet und als
Sind Sie nun am Ziel oder tun sich noch
neue Optimierungsfelder auf?
Die Einführung eines Konsolidierungskonzepts
ist kein einmaliges Projekt, sondern
ein laufender Prozess, der ständig neue
Optimierungsfelder birgt. So öffnet sich
zum Beispiel für uns besonders in punkto
Leistungsträger ein enormes Optimierungsfeld.
Denn am Verhandlungstisch
werden ab sofort nicht mehr „nur“ Firmenraten
für Geschäftsreisen verhandelt, sondern
es fließen erstmals die gesamten Volumina
des Veranstaltungspotenzials des
Unternehmens mit in die Preisverhandlungen
ein. Zudem müssen sich Leistungsträger
auf standardisierte Stornobedingungen
und Zahlungsmittel im Rahmen
unserer neuen Veranstaltungsrichtlinie
einstellen. Bei der Entwicklung des Konsolidierungskonzepts
haben wir uns dabei
zunächst auf den Hotelbedarf konzentriert.
Aber die neuen Richtlinien sind natürlich
auch anwendbar auf andere Leistungsträger
wie Airlines und Mietwagenbis
hin zu Transferanbietern. Die Verhandlungsposition
wird sich also bei allen Leistungsträgern
der Wertschöpfungskette im
Geschäftsreise- und Veranstaltungsbereich
maßgeblich verbessern zugunsten einer
enormen Prozess- und Kostenoptimierung.
Nach erfolgreicher Implementierung
des Konzepts in Deutschland ist das langfristige
Ziel die Integration eines weltweit
einheitlichen Reportings für Geschäftsreisen
und Veranstaltungen, um die Volumenbündelung
beider Bereiche im strategischen
Travel Management international
steuern zu können. Damit hat das innovative
Konzept nicht nur Auswirkungen auf die
deutschen GEA-Gesellschaften und ihre
Leistungspartner, sondern gewinnt internationale
Relevanz.
INTERVIEW: DR. ANJA WAGNER
FOTO: GEA
4|2013 45