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KALEIDOSKOP | Meilensteinplanung Wichtige Zwischenstopps auf der Reise zum Projektziel: Meilensteine Stopp mal jetzt! Warum ein Projekt Meilensteine braucht Eine lange Zugstrecke mit der Inlandsbahn und ein Projekt haben mehr gemeinsam, als es auf den ersten Blick scheint: Beides wäre ohne Zwischenstopps nicht machbar. Nur dass die Zwischenstopps eines Projekts nicht Haltestellen heißen, sondern Meilensteine. Hier lesen Sie, warum sie unverzichtbar sind. 34 connect 2/2011 | Das Geschäftsreisemagazin von Carlson Wagonlit Travel
Meilensteinplanung | KALEIDOSKOP Eines ist klar: Wer sein Projekt nicht plant, geht ein hohes Risiko ein zu scheitern – schließlich sind oft mehrere Personen in unterschiedlichen Rollen eingebunden, wollen Vorgesetzte stets einen Überblick darüber haben, was im Projekt läuft, müssen Kosten kalkuliert und Ressourcen beschafft werden. All das funktioniert nur, wenn man einen Plan hat und weiß, welches die Ziele sind, wie der Ablauf aussieht und was alles gebraucht wird, um das Projekt durchführen zu können. Sorgfältige Planung ist also Grundlage für Steuerung und Kontrolle. Nur mit einer guten Planung bekommen Sie Aktivitäten, Termine, Kosten und Ressourcen (Personal und andere Hilfsmittel) zuverlässig in den Griff. Dennoch ist es wichtig, immer im Auge zu behalten, dass Pläne flexibel sein müssen. Rahmenbedingungen können sich ändern, unvorhersehbare Ereignisse treten ein – darauf muss die Planung abgestimmt bzw. angepasst werden können. Phasen unterteilen das Projekt sinnvoll Die Planung eines Projekts sollte grundsätzlich in zwei Stufen erfolgen: Der Projektplan umfasst das Projekt als Ganzes, die Phasenpläne unterteilen das Projekt in einzelne Abschnitte. Sie beruhen auf dem Projektplan, definieren aber genau, wie lange die einzelnen Phasen dauern. Ein Projekt unterteilen Sie am besten entsprechend seiner Entwicklung in verschiedene Phasen, also zum Beispiel: Analyse – Konzept – Umsetzung. Größere Projekte (wie z. B. viele IT-Projekte) können Sie in mehr Phasen unterteilen: Initialisierung – Analyse – Grobkonzept – Detailkonzept – Realisierung – Implementierung – Stabilisierung – Erfolgskontrolle. • Sie behalten einen besseren Überblick über alle Projektaktivitäten, über Kapazitäten und Ressourcen und können flexibel auf sich verändernde Bedingungen reagieren. • Probleme, die zunächst unüberwindbar scheinen, werden in Tranchen aufgeteilt und sind so leichter zu bewältigen. • Sie gehen Ihr Projekt systematisch an und entwickeln passgenauere Lösungen. • Das Risiko, dass Sie mit Ihrem Projekt scheitern, sinkt deutlich – gerade weil Sie unterwegs auf der langen Strecke Ausstiegspunkte in Form der Meilensteine definiert haben. Wenn etwas schiefgeht, können Sie das Projekt nach relativ kurzer Zeit beenden und investieren nicht unnötig viel Zeit und Geld. Meilensteine senken das Risiko zu scheitern. Wichtiges Tool: der Strukturplan Um Ihre Projektplanung auch anderen am Projekt Beteiligten bzw. Verantwortlichen zugänglich zu machen, sollten Sie sie schriftlich festhalten – am besten in einem Projektstrukturplan. In diesem Plan wird grafisch deutlich und auf einen Blick erkennbar, welche Aufgaben zu erledigen sind, um das Projekt zu einem Erfolg zu bringen. Dabei gehen Sie am besten so vor: • Setzen Sie an die Spitze des Plans das Ziel und die Hauptaufgabe des Projekts. • Ordnen Sie darunter hierarchisch Teilaufgaben und daraus entstehende Unteraufgaben an, so lange, bis sich diese Aufgaben nicht mehr zerteilen lassen. Diese Unteraufgaben heißen Arbeitspakete. Es sind in sich geschlossene Einheiten, die nur von einer Person bzw. einer Gruppe erledigt werden können und sachlich zusammengehören. • Für jede Teilaufgabe können Sie nun Ziele und Ressourcen festlegen und in der Folge auch kontrollieren. • Auch Termin- und Kostenpläne lassen sich leicht aus diesem Strukturplan ableiten. Meilensteine: Ende und Anfang in einem Am Ende jeder Phase setzen Sie einen Meilenstein, d. h. Sie definieren ein Zwischenergebnis, das erreicht sein muss, bevor das Projekt in die nächste Phase eintreten kann. Der Meilenstein ist also das Ende der einen Phase und gleichzeitig der Startschuss für die nächste. Welche Meilensteine für ein Projekt sinnvoll sind, ist ganz unterschiedlich und muss individuell vereinbart werden. Wichtig ist, dass Sie die Meilensteine mit den Projektverantwortlichen oder Auftraggebern abstimmen – denn diese kontrollieren den Projektfortschritt an diesen Punkten oder entscheiden sogar, ob das Projekt fortgeführt bzw. abgebrochen wird. Phaseneinteilungen und Meilensteine nützen Ihnen in vielerlei Hinsicht: Sicher: Es bedeutet einen gewissen Aufwand, einen solchen Plan zu erstellen. Aber unterschätzen Sie nicht, wie notwendig er ist! Vielleicht gibt es in Ihrem Unternehmen auch schon standardisierte Strukturpläne, auf die Sie zurückgreifen können. Fragen Sie nach! Tipp zum Weiterlesen: „Taschenguide Projektmanagement“ von Hans-Dieter Litke und Ilonka Kunow, Haufe 2006, 6,90 Euro www.carlsonwagonlit.com 35
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