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Meilensteinplanung | KALEIDOSKOP
Eines ist klar: Wer sein Projekt nicht plant, geht
ein hohes Risiko ein zu scheitern – schließlich
sind oft mehrere Personen in unterschiedlichen
Rollen eingebunden, wollen Vorgesetzte stets
einen Überblick darüber haben, was im Projekt
läuft, müssen Kosten kalkuliert und Ressourcen
beschafft werden. All das funktioniert nur, wenn
man einen Plan hat und weiß, welches die Ziele
sind, wie der Ablauf aussieht und was alles gebraucht
wird, um das Projekt durchführen zu
können. Sorgfältige Planung ist also Grundlage
für Steuerung und Kontrolle. Nur mit einer guten
Planung bekommen Sie Aktivitäten, Termine,
Kosten und Ressourcen (Personal und andere
Hilfsmittel) zuverlässig in den Griff. Dennoch ist
es wichtig, immer im Auge zu behalten, dass
Pläne flexibel sein müssen. Rahmenbedingungen
können sich ändern, unvorhersehbare
Ereignisse treten ein – darauf muss die Planung
abgestimmt bzw. angepasst werden können.
Phasen unterteilen das Projekt sinnvoll
Die Planung eines Projekts sollte grundsätzlich
in zwei Stufen erfolgen: Der Projektplan umfasst
das Projekt als Ganzes, die Phasenpläne unterteilen
das Projekt in einzelne Abschnitte. Sie
beruhen auf dem Projektplan, definieren aber
genau, wie lange die einzelnen Phasen dauern.
Ein Projekt unterteilen Sie am besten entsprechend
seiner Entwicklung in verschiedene
Phasen, also zum Beispiel:
Analyse – Konzept – Umsetzung.
Größere Projekte (wie z. B. viele IT-Projekte) können Sie in mehr
Phasen unterteilen:
Initialisierung – Analyse – Grobkonzept – Detailkonzept – Realisierung
– Implementierung – Stabilisierung – Erfolgskontrolle.
• Sie behalten einen besseren Überblick über alle Projektaktivitäten,
über Kapazitäten und Ressourcen und können flexibel
auf sich verändernde Bedingungen reagieren.
• Probleme, die zunächst unüberwindbar scheinen, werden in
Tranchen aufgeteilt und sind so leichter zu bewältigen.
• Sie gehen Ihr Projekt systematisch an und entwickeln passgenauere
Lösungen.
• Das Risiko, dass Sie mit Ihrem Projekt scheitern, sinkt deutlich –
gerade weil Sie unterwegs auf der langen Strecke Ausstiegspunkte
in Form der Meilensteine definiert haben. Wenn etwas
schiefgeht, können Sie das Projekt nach relativ kurzer Zeit
beenden und investieren nicht unnötig viel Zeit und Geld.
Meilensteine senken
das Risiko zu scheitern.
Wichtiges Tool: der Strukturplan
Um Ihre Projektplanung auch anderen am Projekt Beteiligten bzw.
Verantwortlichen zugänglich zu machen, sollten Sie sie schriftlich
festhalten – am besten in einem Projektstrukturplan. In diesem Plan
wird grafisch deutlich und auf einen Blick erkennbar, welche
Aufgaben zu erledigen sind, um das Projekt zu einem Erfolg zu
bringen. Dabei gehen Sie am besten so vor:
• Setzen Sie an die Spitze des Plans das Ziel und die Hauptaufgabe
des Projekts.
• Ordnen Sie darunter hierarchisch Teilaufgaben und daraus
entstehende Unteraufgaben an, so lange, bis sich diese Aufgaben
nicht mehr zerteilen lassen. Diese Unteraufgaben heißen
Arbeitspakete. Es sind in sich geschlossene Einheiten, die nur
von einer Person bzw. einer Gruppe erledigt werden können und
sachlich zusammengehören.
• Für jede Teilaufgabe können Sie nun Ziele und Ressourcen
festlegen und in der Folge auch kontrollieren.
• Auch Termin- und Kostenpläne lassen sich leicht aus diesem
Strukturplan ableiten.
Meilensteine: Ende und Anfang in einem
Am Ende jeder Phase setzen Sie einen Meilenstein, d. h. Sie definieren
ein Zwischenergebnis, das erreicht sein muss, bevor das
Projekt in die nächste Phase eintreten kann. Der Meilenstein ist also
das Ende der einen Phase und gleichzeitig der Startschuss für die
nächste. Welche Meilensteine für ein Projekt sinnvoll sind, ist ganz
unterschiedlich und muss individuell vereinbart werden. Wichtig ist,
dass Sie die Meilensteine mit den Projektverantwortlichen oder
Auftraggebern abstimmen – denn diese kontrollieren den Projektfortschritt
an diesen Punkten oder entscheiden sogar, ob das
Projekt fortgeführt bzw. abgebrochen wird. Phaseneinteilungen und
Meilensteine nützen Ihnen in vielerlei Hinsicht:
Sicher: Es bedeutet einen gewissen Aufwand, einen solchen
Plan zu erstellen. Aber unterschätzen Sie nicht, wie notwendig er
ist! Vielleicht gibt es in Ihrem Unternehmen auch schon standardisierte
Strukturpläne, auf die Sie zurückgreifen können. Fragen Sie
nach!
Tipp zum Weiterlesen: „Taschenguide Projektmanagement“ von
Hans-Dieter Litke und Ilonka Kunow, Haufe 2006, 6,90 Euro
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