Düren, im Juli 2003 Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ...

Düren, im Juli 2003
Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
liebe Kolleginnen und Kollegen!
Die derzeit geltende Dienstvereinbarung war wegen des Abschlusses der Pilotphase
der „Vertrauensarbeitszeit“ zu aktualisieren.
Verwaltungsleitung und Personalrat sind gemeinsam der Auffassung, zukünftig den
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Kreisverwaltung Düren zwei moderne und flexible
Arbeitszeitmodelle anzubieten. Sie haben nunmehr die Wahlmöglichkeit an der
Vertrauensarbeitszeit (VAZ) oder der elektronisch erfassten Arbeitszeit (EAZ) teilzunehmen.
Mit dieser Wahlmöglichkeit, zwischen zwei Arbeitszeitmodellen eigenverantwortlich
zu entscheiden, setzt die Kreisverwaltung Düren konsequent ihren Weg zur Einführung
und Anwendung moderner Arbeitszeitsysteme fort. Die Regelungen sind geprägt
von hoher Eigenverantwortlichkeit und Vertrauen in die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Ein Einstieg in die Vertrauensarbeitszeit ist jederzeit möglich. Für neu eingestellte
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für Rückkehrerinnen und Rückkehrer
aus der Beurlaubung wurden neue Regelungen geschaffen.
Wir hoffen, mit diesen flexiblen Arbeitszeitmodellen allen Interessen entgegengekommen
zu sein. Die Kreisverwaltung Düren als kunden- und dienstleistungsorientiertes
Unternehmen ermöglicht mit diesen beiden Modellen eine ergebnis- und bürgerorientierte
Arbeit einerseits und eine mitarbeiterorientierte eigenverantwortliche
Arbeitszeitgestaltung andererseits. Grundvoraussetzung ist nach wie vor die Teamarbeit!
Wir bitten Sie daher weiterhin um die bestmögliche Unterstützung Ihres
Teams.
Ein Dank gilt allen, die an der Entwicklung der modernen Arbeitszeitmodelle der
Kreisverwaltung beteiligt waren sowie allen, die die Modelle in den jeweiligen Pilotphasen
kritisch begleitet haben.
Mit freundlichem Gruß
Für die Kreisverwaltung
Für den Personalrat
(Wolfgang Spelthahn)
Landrat
(Wolfgang Platz)
Personalratsvorsitzender

INHALTSVERZEICHNIS
Seite/n
1. Dienstvereinbarung über flexible Arbeitszeitmodelle in der
Kreisverwaltung Düren 1 – 4
2. Erläuterungen zur Dienstvereinbarung 5 – 16
3. Anleitung zur Bedienung der Eingabeterminals sowie der
der Parkplatzschranken und Zutrittskontrollen 17 – 26
4. Leitfaden zur Bedienung der TARIS-Funktionen über das
Intranet der Kreisverwaltung Düren 27 – 34
5. Aufzeichnungsformular für Teilnehmerinnen und
Teilnehmer an der VAZ 35
6. Auszüge aus dem Arbeitszeitgesetz 37

Dienstvereinbarung
über flexible Arbeitszeitmodelle
in der
Kreisverwaltung Düren
Präambel
Diese Dienstvereinbarung soll auf dem Weg zu einer neuen Verwaltungskultur
durch einen verbesserten Service gegenüber Kundinnen und
Kunden
unter Beachtung eines bedarfsgerechten wirtschaftlichen
Personaleinsatzes
ein hohes Maß an Zeitsouveränität und individuellen Gestaltungsmöglichkeiten
der Arbeitszeit für die Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter im Team bieten.
Diese Zielsetzungen sollen zu einem ergebnis- und qualitätsorientierten
Arbeiten sowie zur Zufriedenheit der Beschäftigten beitragen.
Die Dienstvereinbarung verbindet folgende zwei flexible Arbeitszeitmodelle:
Vertrauensarbeitszeit = VAZ
d.h. eigenverantwortliches Steuern der Arbeitszeit
Elektronisch erfasste Arbeitszeit = EAZ
d.h. die Erfassung der Arbeitszeit über das System TARIS.
Dieser weitere Schritt in Richtung Ergebnisorientierung soll durch Terminvereinbarungen
für Spezialleistungen und die einheitlichen Servicezeiten
für Standardleistungen gefördert werden.
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1. Geltungsbereich
Diese Dienstvereinbarung gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kreisverwaltung
Düren, sofern nicht eine individuelle Arbeitszeitregelung Anwendung findet.
2. Durchschnittliche Arbeitszeit
Die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit beträgt 1/5 der individuellen Wochenarbeitszeit,
auch für Teilzeit-Beschäftigte. Diese ist zugleich Grundlage für die Zeitkontenführung
und die Bewertung von Fehltagen.
3. Arbeitszeitrahmen
Frühestmöglicher Arbeitsbeginn ist grundsätzlich arbeitstäglich um 6.30 Uhr und Arbeitsende
spätestens montags bis donnerstags 19.00 Uhr bzw. freitags 16.00 Uhr.
Die tägliche Arbeitszeit darf grundsätzlich zehn bei Beamtinnen und Beamten zwölf
Stunden nicht überschreiten.
4. Arbeitszeit
4.1 Grundsatz
Lage und Verteilung der Arbeitszeit richten sich nach den vereinbarten Aufgaben
und der Abstimmung im Team. Absprachen zum Zeitausgleich sind im
Team und mit der Führungskraft zu regeln.
4.2 Servicezeiten
Servicezeit ist die vereinbarte durchgängige Erreichbarkeit des Teams. Dazu
gehört auch die Vereinbarung von Serviceversprechen, also jener Leistungen,
deren Erbringung das Team seinen Kundinnen und Kunden während der gesamten
Servicezeit in gegenseitiger Absprache garantiert. Dies schließt evtl. differenzierte
Besetzungsstärken der Teams ein. Die Einhaltung der Besetzungsstärke,
der Serviceversprechen und der Servicezeit sind Sache der jeweiligen
Teams.
Individuelle Terminvereinbarungen sind erwünscht und jederzeit möglich.
Für die Organisationseinheiten der Kreisverwaltung gilt mit Ausnahme des
Straßenverkehrsamtes grundsätzlich folgende einheitliche Servicezeit:
montags bis donnerstags 08.00 Uhr bis 16.00 Uhr
bzw. freitags
08.00 Uhr bis 13.00 Uhr
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4.3 Arbeitsunterbrechungen/Pausen
Unter Berücksichtigung der Vereinbarungen zur Servicezeit kann die Arbeitszeit
beliebig unterbrochen werden; die gesetzlichen Pausenbestimmungen sind einzuhalten.
4.4 Zuhausearbeit
In Absprache mit der Führungskraft ist Zuhausearbeit möglich. Für Telearbeit
gelten besondere Regelungen.
5. Arbeitszeitmodelle
5.1 Grundsatz
5.2 VAZ
5.3 EAZ
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, mit Ausnahme der Auszubildenden, Anwärterinnen
und Anwärtern und neu eingestellter Kräfte, nehmen in Abstimmung
mit den Vorgesetzten wahlweise an der VAZ oder der EAZ teil, ein
Wechsel ist jederzeit ohne Angabe von Gründen möglich.
Auszubildende, Anwärterinnen und Anwärter nehmen, soweit keine sondergesetzlichen
Regelungen gelten, an der EAZ teil.
Neu eingestellte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nehmen zunächst an der EAZ
teil. Nach Ablauf eines halben Jahres besteht auch für sie die Wahlmöglichkeit
zwischen den beiden Arbeitszeitmodellen. Gleiches gilt für Auszubildende, Anwärterinnen
und Anwärter nach sechsmonatiger Beschäftigung im Anschluss
an die Ausbildung.
Für Rückkehrerinnen bzw. Rückkehrer aus der Beurlaubung gelten die vorstehenden
Regelungen sinngemäß.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die an der VAZ teilnehmen, steuern ihre
Arbeitszeit und den Zeitausgleich eigenverantwortlich. Der Arbeitgeber verzichtet
in diesem Fall auf eine Erfassung der Arbeitszeit. Aus gesetzlichen Gründen
müssen die Arbeitszeiten montags - freitags über 9,5 Stunden, samstags und
sonntags auf einem zur Verfügung gestellten Formular eigenverantwortlich aufgezeichnet
werden.
Für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die an der EAZ teilnehmen, werden mit
Hilfe der elektronischen Zeiterfassung persönliche Zeitkonten geführt. Das Zeitkonto
läuft durch und wird zu keinem Zeitpunkt abgerechnet. Es muss jedoch
innerhalb von 6 Monaten die „Nulllinie“ von Plus nach Minus einmal berührt
werden.
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Die Zeitkonten werden nach dem „Ampelprinzip" gesteuert:
- Grünphase: bis +/- 30 Stunden - eigenverantwortliche Disposition der
Arbeitszeit durch die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter
- Gelbphase: bis +/- 40 Stunden - weitere Zuflüsse bzw. Abflüsse vom
Zeitkonto spricht die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter im
Voraus mit seiner Führungskraft ab.
- Rotphase: über +/- 40 Stunden - nur vorübergehend zulässig bei
vorab vereinbarter Form des Zeitausgleiches.
6. Mehrarbeit/Überstunden
Es gelten die gesetzlichen bzw. tariflichen Bestimmungen.
7. Schlichtungsstelle
Konflikte sollten in den Teams bzw. der Organisationseinheit gelöst werden. Sollte
dies nicht möglich sein, tritt die Schlichtungsstelle zusammen und wirkt auf eine Lösung
hin. Sie setzt sich zusammen aus zwei Vertreterinnen bzw. Vertretern des jeweiligen
Amtes, einer Vertreterin bzw. einem Vertreter des Amtes für zentrale Verwaltungsaufgaben
und zwei Vertreterinnen bzw. Vertretern des Personalrates.
Die Mitglieder der Schlichtungsstelle sollten, wenn Belange von Frauen,
Schwerbehinderten bzw. Jugendlichen berührt werden, die jeweilige
Interessensvertretung der Kreisverwaltung hinzuziehen.
8. In- Kraft- Treten
Die Dienstvereinbarung tritt am 01.08.2003 in Kraft und gilt zunächst bis 31.12.2008.
Düren, den 30.07.2003
Für die Kreisverwaltung
Für den Personalrat
(Wolfgang Spelthahn)
Landrat
(Wolfgang Platz)
Personalratsvorsitzender
- Seite 4 -

Erläuterungen
zur Dienstvereinbarung
über die
flexiblen Arbeitszeitmodelle
in der
Kreisverwaltung Düren
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Für wen gilt die Dienstvereinbarung?
Geltungsbereich
Für alle Bediensteten der Kreisverwaltung Düren, sofern nicht eine individuelle
Arbeitszeitregelung Anwendung findet.
Vertrauensarbeitszeit
Die Einführung der VAZ ist ein Beitrag zur Förderung der Vertrauenskultur in
der Kreisverwaltung Düren. Die VAZ ist grundsätzlich die eigenverantwortliche
Steuerung der Vertragsarbeitszeiten entsprechend den jeweiligen Anforderungen
im Team und unter Beachtung von Gesetz und Tarifvertrag, wobei
in diesem Rahmen selbstverständlich persönliche Belange Berücksichtigung
finden.
VAZ und Ausbildung
VAZ und neue
Mitarbeiter/innen
VAZ und Rückkehrer/innen
Auszubildende, Anwärterinnen und Anwärter sind gemäß der Dienstvereinbarung
von der Teilnahme an der VAZ aus nachfolgend dargestellten Gründen
ausgeschlossen:
Die eigenverantwortliche Steuerung der Arbeitszeiten setzt eine gewisse Erfahrung
voraus, die bei Berufsanfängerinnen und Berufsangängern nicht
vorausgesetzt werden kann. Durch die Ausbildung erfolgt zunächst eine
„Eingewöhnung“ in das Berufsleben. Auszubildende, Anwärterinnen und Anwärter
sind weiterhin im Rahmen ihrer Ausbildung in verschiedenen Ämtern
eingesetzt. Durch diesen ständigen Wechsel sind die Voraussetzungen für
die Teilnahme an der VAZ ebenfalls nicht gegeben.
Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nehmen zunächst an der EAZ teil und
können nach Ablauf eines halben Jahres zwischen den beiden Arbeitszeitmodellen
wählen. Diese Regelung wurde an die üblichen Probezeiten angepasst.
Bei Rückkehrerinnen und Rückkehrern aus der Beurlaubung muss im Einzelfall
entschieden werden.
Kehrt z.B. eine Mitarbeiterin nach 3 Jahren Elternzeit in dasselbe Amt zurück,
in dem sie vor ihrer Beurlaubung tätig war und dort auch schon an der
VAZ teilgenommen hatte, so kann diese Mitarbeiterin sofort wieder an der
VAZ teilnehmen.
Dagegen nimmt z.B. ein Mitarbeiter, der nach 6 Jahren Beurlaubung in ein
neues Amt zurückkehrt und seine Arbeitszeit reduziert hat zunächst für eine
„Eingewöhnungsphase“ von einem halben Jahr an der EAZ teil.
Wechsel zwischen den Arbeitszeitmodellen
Ein Wechsel zwischen den Arbeitszeitmodellen ist jederzeit und ohne Angabe
von Gründen möglich. Zwecks entsprechender Umstellung in „TARIS“ ist
jedoch ein kurzes Schreiben auf dem Dienstweg an das Amt für Zentrale
Verwaltungsaufgaben erforderlich.
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Haben wir eine einheitliche Soll-Arbeitszeit von
montags - freitags?
Durchschnittliche
Arbeitszeit
Ja, die Soll-Arbeitszeit wird sowohl für die EAZ als auch für die VAZ auf 5
Arbeitstage pro Woche (rein rechnerischer Wert) verteilt. Für Vollzeitkräfte
mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 38,5 Stunden gilt eine tägliche Soll-
Arbeitszeit von 7 Stunden und 42 Minuten.
Gilt diese Regelung bzgl. der einheitlichen Soll-Arbeitszeit auch
für Teilzeitkräfte?
Ja, auch die Arbeitszeitkonten der Teilzeitkräfte werden nach dem Durchschnittsprinzip
geführt. Dies bedeutet, dass bei einer Teilzeitkraft, die normalerweise
z.B. an 2,5 Wochentagen arbeitet, die Soll-Arbeitszeit auf 5 Tage
umgerechnet wird.
Gleichzeitig wird für alle Abwesenheitszeiten (Krankheit, Urlaub, Freistellungstage,
Dienstreisen usw.) für jeden Wochentag die gleiche Soll-
Arbeitszeit zugrunde gelegt.
Hierbei ist im Krankheitsfalle insbesondere auf die Fristenregelung bzgl. der
Krankenatteste zu achten. Wenn z.B. eine Teilzeitkraft, die normalerweise
montags bis mittwochs arbeitet, am Freitag erkrankt, so gilt bei andauernder
Krankheit der Montag als 4. Krankheitstag, wobei dann die Vorlage eines
Krankenattestes erforderlich ist.
einheitlicher
Urlaubsanspruch
In welchem Zeitrahmen kann die Arbeitszeit geleistet
werden?
Der Arbeitszeitrahmen wird sowohl für Vollzeit- als auch Teilzeitkräfte auf
montags bis donnerstags für die Zeit von 06.30 - 19.00 Uhr bzw. freitags bis
16.00 Uhr festgesetzt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass dieser mit der Anwesenheitspflicht
gleichzusetzen ist. Vielmehr soll der weite Arbeitszeitrahmen
dazu beitragen, dass Sie auch im Rahmen der Kundenorientierung Termine
außerhalb Ihrer Servicezeiten vereinbaren oder spontan auf größeren Arbeitsanfall
reagieren können.
Arbeitszeitrahmen
Wie lange darf höchstens pro Tag gearbeitet werden?
Nach den gesetzlichen Bestimmungen darf grundsätzlich die Tages- höchstarbeitszeit
von 10 Stunden (Beamtinnen/Beamte ausnahmsweise 12 Stunden)
nicht überschritten werden.
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Für wen gelten Sonderregelungen?
Jugendliche
Jugendliche unter 18 Jahren dürfen aufgrund des Jugendarbeitsschutzgesetzes
arbeitstäglich nicht mehr als 8 Stunden beschäftigt werden.
Für die Arbeitszeit an Berufsschul- bzw. Lehrgangstagen gelten die §§ 8 und
9 des Jugendarbeitsschutzgesetzes.
Schwangere
Für Mitarbeiterinnen, für die das Mutterschutzgesetz gilt, gelten folgende
Sonderregelungen:
Eine tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden und 30 Minuten darf nicht überschritten
werden; außerdem darf die Arbeitszeit innerhalb von 2 Wochen 90 Stunden
nicht überschreiten.
Was sind Servicezeiten?
Servicezeiten
Der Arbeitszeitrahmen bildet die äußere Grenze, innerhalb der das Team
(Arbeitsgruppe bzw. engeres Arbeitsumfeld) gemeinsam vereinbaren muss,
in welchem Zeitraum es für seine Kundinnen und Kunden ansprechbar sein
muss. Dieser Zeitraum sind die Servicezeiten. In der Servicezeit muss gewährleistet
sein, dass die Kundinnen und Kunden Standardleistungen (z.B.
Auskünfte über Erreichbarkeit der gewünschten Ansprechpartner/innen,
Formulare etc.) erhalten.
Im Rahmen der Kundenorientierung sind aber insbesondere individuelle
Terminvereinbarungen erwünscht, in denen die Kundin bzw. der Kunde die
gewünschte Ansprechpartnerin bzw. den gewünschten Ansprechpartner erreicht
und „Spezialleistungen“ (z.B. umfassende Beratung durch die zuständige
Sachbearbeiterin bzw. den zuständigen Sachbearbeiter) erbracht werden
können. Terminvereinbarungen sind innerhalb des Arbeitszeitrahmens
jederzeit möglich!
Gilt für alle Teams die gleiche Servicezeit?
Um eine Erreichbarkeit aller Organisationseinheiten zu gewährleisten und die
Servicezeiten des Kreises auf eine einfache, kurze Botschaft zu beschränken,
wurde mit Ausnahme des Straßenverkehrsamtes grundsätzlich für alle
Bereiche eine einheitliche Servicezeit vereinbart.
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Was gehört noch zur Servicezeit?
Zu den Servicezeiten gehören auch die Serviceversprechen und die Besetzungsstärke.
Das Serviceversprechen drückt aus, welche Leistungen das Team während
der Servicezeit für ihre Kundinnen und Kunden sofort (sog. Standardleistungen)
erbringt.
Ein Beispiel könnte sein:
Schnellstmögliche, qualifizierte Erledigung von sämtlichen (internen
und externen) Kundenanfragen.
In Bereichen mit hohem Anteil an Standardleistungen (die ja sofort zu erbringen
sind) sollte auch eine Besetzungsstärke festgelegt werden. Sie drückt
aus, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Einhaltung des Serviceversprechens
zu welcher Zeit benötigt werden.
Ein Beispiel könnte sein:
Ab 08.00 Uhr mit 3, ab 10.00 Uhr mit 4 und ab 15.00 Uhr mit 2 von 8
Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern.
Die Benutzung einer Mailbox ist während der Servicezeiten nicht erwünscht!
Wer ist für die Abdeckung der Servicezeit verantwortlich?
Die Einhaltung der Servicezeit, der Besetzungsstärke und des Serviceversprechens
sind in Absprache mit dem Team und mit der Führungskraft zu
regeln.
Gibt es einen Unterschied zwischen Service- und Besuchszeiten?
Nein, es gibt keinen Unterschied zwischen Service- und Besuchszeiten.
Besuchszeiten
Vielmehr soll den Bürgerinnen und Bürgern während des gesamten Arbeitszeitrahmens
die Möglichkeit von Terminvereinbarungen eingeräumt werden.
Ansonsten sollen die Kundinnen und Kunden durchgehend während der
Servicezeiten bedient werden.
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Muss die Führungskraft immer die einzelnen Arbeitszeiten
vorgeben?
Nein, im Gegenteil! Die Führungskraft sollte nur dann eingreifen, wenn die
Einhaltung der vereinbarten Standards gefährdet ist oder innerhalb des
Teams ein Konflikt besteht. Dann ist es ihre Aufgabe, sich beratend und
ggfls. auch entscheidend einzuschalten.
Was ist Arbeitszeit?
Arbeitszeit
Arbeitszeit ist die Zeit, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Erfüllung
ihrer Arbeitsaufgaben einsetzen müssen.
Bei der EAZ werden im Sinne der vereinbarten Zeiterfassung weiterhin wie
bisher die sog. „Kommt- und Geht-Zeiten“ (Betreten und Verlassen des
Dienstgebäudes bzw. der Kantine) festgehalten.
Sämtliche Arbeitsunterbrechungen müssen aber jeweils durch die Mitarbeiterin
bzw. den Mitarbeiter berücksichtigt werden. Dies kann wie folgt geschehen:
- Aus- und Einstempeln bei EAZ
- über Korrekturbeleg bei EAZ
- Eigenverantwortlich bei VAZ
Einzige Ausnahme:
Die Frühstückspause wird weiterhin als
Arbeitszeit geduldet.
Sind auch außer der Mittagspause Arbeitszeitunterbrechungen
möglich?
Arbeitszeitunterbrechung
Unter Berücksichtigung der Vereinbarung zur Servicezeit und der Aufgabenerledigung
kann die Arbeitszeit beliebig oft und beliebig lang unterbrochen
werden.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen genau zwischen Arbeitszeit und
Anwesenheitszeit unterscheiden.
Durch die sehr variablen Arbeitszeiten verlieren
zwangsläufig einige Tatbestände für
Arbeitszeitbefreiung an Bedeutung.
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Dies sind Arztgänge und private Gerichtstermine:
Arztbesuche sowie sonstige ärztlich verordnete Untersuchungen
oder Behandlungen sind außerhalb der Arbeitszeit wahrzunehmen.
Arztbesuche
Zum Beispiel der Mitarbeiter Rudi Rur muss um 09.00 Uhr zur
Blutabnahme und kann seinen Dienst erst um 11.00 Uhr antreten. Die
ausfallende Zeit wird nicht als Arbeitszeit berücksichtigt.
Das Gleiche gilt für private Behörden- und Gerichtstermine.
Wie oft muss die Arbeitszeit mindestens unterbrochen werden?
Die täglichen Ruhepausen sind entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen
einzuhalten. D.h. spätestens nach 6 Stunden ununterbrochener Arbeitszeit
muss eine Pause eingelegt werden. Sie beträgt bei 6 - 9 Stunden täglicher
Arbeitszeit mindestens 30 Minuten.
Ruhepausen
Bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden müssen die
Pausenzeiten insgesamt 45 Minuten betragen.
Ruhepausen können in Abschnitte von je mindestens 15 Minuten
aufgeteilt werden.
Bei einer verbrauchten Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden bzw. 9
Stunden wird bei Teilnahme an der EAZ in jedem Fall eine 1/2 bzw. 3/4
Stunde als Ruhepause automatisch vom Zeitbudget abgezogen.
Kann die Arbeit auch teilweise zu Hause verrichtet
werden?
Mit der Zuhausearbeit sollen bestimmte Arbeiten, wie z.B. eine Projektarbeit
oder evtl. konzeptionelle Tätigkeiten abgedeckt werden.
Im Rahmen der EAZ erfolgt die Erfassung der Arbeitszeit über Korrekturbeleg.
Zuhausearbeit
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Wie werden die verbrauchten Arbeitszeiten festgehalten?
Die Arbeitszeit wird für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer an der EAZ unter
Abzug der Pausen und sonstigen für die Festlegung der Arbeitszeit relevanten
Arbeitszeitunterbrechung in Form eines Zeitkontos durch das elektronisches
Zeitmanagementsystem erfasst.
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer an der VAZ steuern ihre Vertragsarbeitszeit
grundsätzlich eigenverantwortlich. Eine elektronische Zeiterfassung
findet nicht statt. Der Arbeitgeber verzichtet in diesem Fall auf eine Kontrolle
der Einhaltung der Vertragsarbeitszeit.
Wie funktioniert das Zeitkonto bei der EAZ?
Zeitkonten
Beim flexiblen Arbeitszeitmodell werden die Zeitkonten nach dem Ampelprinzip
geführt. Dieses Modell bezieht sich auf die drei „Ampelphasen“ in die es
unterteilt ist.
Ampelkonto
Nur vorübergehend zulässig; Disposition der
Arbeitszeit durch die Führungskraft
+ 40
Gemeinsame Disposition der Arbeitszeit
durch Mitarbeiter/in und Führungskraft
+ 30
Eigenverantwortliche Disposition der
Arbeitszeit durch den/die Mitarbeiter/in
- 30
Gemeinsame Disposition der Arbeitszeit
durch Mitarbeiter/in und Führungskraft
- 40
Nur vorübergehend zulässig; Disposition der
Arbeitszeit durch die Führungskraft
Dem Prinzip nach funktioniert das sog. „Ampelkonto“ so, dass bei immer weiteren
Entfernen der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters von der Grünphase
Rücksteuerungsmaßnahmen durch sie bzw. ihn selbst und immer stärker
durch die Führungskraft zu erfolgen haben, um das Zeitkonto auf kurz oder
lang wieder in die Grünphase zurückzuführen.
Dieses Ampelkonto findet sowohl für die Vollzeit- als auch für die Teilzeitkräfte
mit den o.g. Grenzen Anwendung.
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Gibt es bei der EAZ Kappungsgrenzen?
Nein, die Zeitkonten haben keine Kappungsgrenzen, sondern setzen nur
noch mit Hilfe der Führungskraft auf Gegensteuerung.
Kappungsgrenzen
Durch diese Regelung wird man der dezentralen Ressourcenverantwortung
gerecht und die einzelnen Arbeitszeitkonten können gemessen am aktuellen
Arbeitsanfall zwischen der Führungskraft und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
abgestimmt werden.
Das Zeitkonto läuft zudem durch und wird zu keinem Zeitpunkt abgerechnet.
Es muss jedoch innerhalb von 26 Wochen die „Nulllinie“ von Plus nach Minus
berührt werden.
Und wie sieht das bei der VAZ aus?
Die VAZ ist grundsätzlich die eigenverantwortliche Steuerung der Vertragsarbeitszeiten
im Team entsprechend den jeweiligen Anforderungen und unter
Beachtung von Gesetz und Tarifvertrag, wobei in diesem Rahmen selbstverständlich
persönliche Belange Berücksichtigung finden.
Dies bedeutet, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer an der VAZ ihren
Zeitausgleich ohne Zeiterfassung und Zeitkontenführung in Absprache mit
dem Team und der Führungskraft regeln. Die anderen Regelungen wie z.B.
Servicezeiten, Arbeitszeit (z.B. bei Vollzeitkräften 38,5 Std/Woche) etc. gelten
für sie als Mitglied des Teams analog.
Wer ist Führungskraft?
Personen, denen andere Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter unterstellt sind.
Führungskraft
Wie werden bei der VAZ die Arbeitszeiten festgehalten?
Bei der VAZ gibt es grundsätzlich keine Erfassung der Arbeitszeit. Jedoch
sind die Teilnehmerinnen und Teilnehmer an der VAZ nach dem Schutzzweck
des Arbeitszeitgesetzes verpflichtet, Überschreitungen von Arbeitszeiten
(z.B. montags - freitags über 9,5 Stunden) in dem als Anlage zur Verfügung
gestellten Formular aufzuzeichnen.
Insofern nehmen sie die Unterscheidung zwischen
Anwesenheit und Arbeitszeit ebenfalls vollständig eigenverantwortlich
vor.
Arbeitszeitformular
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Ist Zeitausgleich möglich?
Zeitausgleich
Ja, der Zeitausgleich sollte in Anspruch genommen
werden, sobald dies die Aufgabenerledigung möglich
macht. Ein möglicher Zeitausgleich ist nicht nur auf
Zeitguthaben beschränkt, sondern es ist auch die Freizeit
zu Lasten des Zeitkontos bei negativem Zeitsaldo
möglich. Hierdurch kann die Besetzungsstärke eines
Teams regelmäßig und kontinuierlich dem jeweiligen
aktuellen Arbeitsaufkommen angepasst werden.
Gibt es für den Zeitausgleich Beschränkungen?
Es sind keine Höchstgrenzen für die Inanspruchnahme von Zeitausgleich im
Rahmen der Dienstvereinbarung reglementiert. Die weitaus flexible Arbeitszeitgestaltung
gibt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre
individuellen Wünsche im Rahmen dienstlicher Belange weitestgehend zu
verwirklichen.
Absprachen zum Zeitausgleich sind im Team und mit der Führungskraft zu
regeln. Sie können nur dann verweigert werden, wenn dadurch die Einhaltung
des Serviceversprechens nicht möglich ist oder andere dienstliche Belange
Vorrang haben.
Was ist bei der EAZ im Hinblick auf das Zeitkonto beim Ausscheiden
einer Mitarbeiterin bzw. eines Mitarbeiters aus dem Dienst zu
beachten?
Hierbei sollte sowohl durch die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter als auch
durch die zuständige Führungskraft dafür Sorge getragen werden, dass das
Zeitkonto auf Null steht.
Was müssen die Azubis, Anwärterinnen und Anwärter beachten?
Sonderregelung
Azubis
Die Auszubildenden, Anwärterinnen und Anwärter
sollten ebenfalls darauf achten, dass am Ende des
Ausbildungsabschnittes das Arbeitszeitkonto nach
Möglichkeit ausgeglichen ist.
- Seite 14 -

Können auch Mehrarbeitsstunden anfallen?
Mehrarbeit und Überstunden sollen im Rahmen einer flexiblen Arbeitszeitregelung
eine absolute Ausnahme darstellen. Im Sinne der Dienstvereinbarung
ist/sind sie nur dann gegeben, wenn bei Erfüllung der förmlichen Voraussetzungen
(vorherige Anordnung, Genehmigung) die Überstunden außerhalb
des festgelegten Arbeitszeitrahmens anfallen.
Mehrarbeit/
Überstunden
Welche Regelungen gelten für Dienstbefreiungen?
Dienstbefreiungen auf die ein gesetzlicher oder tariflicher Anspruch besteht,
gelten als Arbeitszeit.
Dienstbefreiung
Das gilt auch für sonstige generelle Dienstbefreiungen, die von Fall zu Fall
durch besondere Hausverfügungen geregelt werden. In diesen Fällen werden
in den Hausverfügungen die erforderlichen Buchungshinweise für die
EAZ mitgeteilt.
Und mehr ist nicht geregelt?
Es wurde ganz bewusst auf weitere Regelungen verzichtet und den einzelnen
Mitarbeiterinnen bzw. dem einzelnen Mitarbeiter einen großen Gestaltungsspielraum
eingeräumt. Schließlich soll mit dem jetzt beschrittenen Weg
die notwendige Teamfähigkeit sowie Vertrauenskultur bei der Kreisverwaltung
Düren geschaffen werden.
gegenseitiges
Vertrauen
Was passiert bei Verstößen gegen diese Dienstvereinbarung?
Jeder Missbrauch einer so offenen Arbeitszeitregelung stellt eine Pflichtverletzung
dar, die nach beamtenrechtlichen oder arbeitsrechtlichen Vorschriften
geahndet wird.
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Ansprechpartner!
Für Fragen zur Arbeitszeitregelung stehen Ihnen insbesondere die nachfolgenden
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalverwaltung zur Verfügung:
Herr Bünten, Zimmer 166, Tel. 2338
Frau Schmieder, Zimmer 167, Tel. 2340
Frau Kenter, Zimmer 168, Tel. 2342
Frau Schiffer, Zimmer 169, Tel. 2345
Darüber hinaus können Sie sich an die Gleichstellungsbeauftragte sowie an
ein Personalratsmitglied Ihrer Wahl wenden.
- Seite 16 -

Anleitung
zur Bedienung
der Eingabeterminals
sowie
der Parkplatzschranken
und Zutrittskontrollen
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1. Allgemein:
Die Registrierung der Arbeitszeit erfolgt durch ein elektronisches Zeiterfassungssystem.
Alle Bediensteten, die an der Gleitzeit teilnehmen, erhalten eine mit einer Nummer versehene,
codierte Ausweiskarte in Größe und Form einer Scheckkarte, die so codiert ist, dass
man nur auf dem persönlichen Zeitkonto buchen kann. Die Eingabeterminals befinden
sich:
1. im Kreishaus:
a) am Haupteingang (Foyer), Bismarckstraße,
b) am Haupteingang des Erweiterungsbaues, Marienstraße,
c) in der Kantine,
d) im 1. UG (Tiefgarage) in Aufzugsnähe,
e) im 2. UG (Tiefgarage) in Aufzugsnähe,
2. im Bürohaus Moltkestraße, Eingang,
3. im Straßenverkehrsamt, Kölner Landstraße,
4. in der Polizeiverwaltung, Aachener Straße 28
5. in der Nebenstelle Jülich.
Bei der ersten Buchung zeigt das Eingabeterminal die Tagessollzeit an. Sie beträgt bei
Vollzeitkräften von montags bis freitags 7 Stunden und 42 Minuten; bei Teilzeitbeschäftigten
entspricht sie der vereinbarten Tagessollzeit.
Im Laufe des Tages baut sich das Soll immer mehr ab, so dass nach Ablauf der jeweiligen
Tagessollzeit auf dem Zeitkonto plus/minus = 0 oder bei einer längeren oder kürzeren Arbeitszeit
eine entsprechende Plus-/Minuszeit registriert ist. Diese Zeit wird mit der Tagessollzeit
am nächsten Tag verrechnet.
Die Terminals in der Aachener Straße und in der Nebenstelle Jülich sind über eine Telefonleitung
mit dem Hauptrechner verbunden. Dadurch wird erst am jeweiligen Folgetag die
aktuelle Plus-/Minuszeit auf dem Display angezeigt.
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2. Zeiterfassung
2.1 Im Betriebszustand zeigt das Eingabeterminal im Anzeigenbereich
die Abkürzung des jeweiligen Wochentages, das Datum und die Uhrzeit
an.
2.2 Bei Dienstbeginn ist eine Kommt-Buchung vorzunehmen. Hierzu wird
die Ausweiskarte kontaktlos an dem vorgesehenen Sensor des Eingabeterminals
vorbeigeführt. Auf dem Display erscheint die aktuelle
Plus-/Minuszeit unterstützt durch ein akustisches Signal für Kommt-
Buchung. Dies ist die Bestätigung, dass die Buchung ordnungsgemäß
vorgenommen wurde.
Um Buchungswiederholungen zu vermeiden, wird ein zweites Vorbeiführen
der Ausweiskarte innerhalb einer Minute auf dem Display
angezeigt, jedoch nicht registriert.
2.3 Bei Dienstende ist eine Geht-Buchung vorzunehmen. Hierzu ist wiederum
die Ausweiskarte kontaktlos an dem vorgesehenen Sensor
vorbeizuführen. Im Display erscheint die aktuelle Plus-/Minuszeit unterstützt
durch ein akustisches Signal für Geht-Buchung. Dies ist erneut
die Bestätigung, dass die Buchung ordnungsgemäß vorgenommen
wurde.
Auch hierbei wird innerhalb einer Minute ein wiederholtes Buchen
angezeigt, jedoch nicht registriert.
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2.4 Ist kein komplettes Buchungspaar (Kommt-/Geht-Buchung) vorhanden,
findet keine Zeitrechnung statt, d.h., die Zeit ab der letzten
Kommt-Buchung wird nicht auf dem Zeitkonto verrechnet. Eine Korrektur
mittels Korrekturbeleg durch das Amt für zentrale Verwaltungsaufgaben
ist dann unbedingt erforderlich.
Das Eingabeterminal zeigt am Folgetag die Fehlbedienung durch
Aufblinken der Anzeige und ein akustisches Signal an. In der Anzeige
erscheint die Mitteilung: „Fehlende Zeit“.
2.5 Bei der Mittagspause hat die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter, die
bzw. der
1. während der Mittagspause das Haus verlässt,
2. während der Mittagspause die Kantine aufsucht und anschließend
an den Arbeitsplatz zurückgeht oder
3. während der Mittagspause die Kantine aufsucht und anschließend
das Haus verlässt,
ein Eingabeterminal zu betätigen. Zu Beginn der Mittagspause ist eine
Geht-Buchung und nach Beendigung ist eine Kommt-Buchung
durch Vorbeiführen der Ausweiskarte vorzunehmen. Bezüglich der
Anzeige wird auf Ziffer 2.2 und 2.3 dieser Bedienungsanleitung verwiesen.
Welches Eingabeterminal zu betätigen ist, ist wie folgt festgelegt:
Zu 1): Beim Verlassen und Wiederbetreten des Dienstgebäudes
muss das Eingabeterminal am gewählten Gebäudeausgang
bzw. -eingang betätigt werden.
Zu 2): Beim Betreten und Verlassen der Kantine muss das dort
aufgestellte Eingabeterminal betätigt werden.
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Zu 3): Beim Betreten der Kantine muss das dort aufgestellte Eingabeterminal
und bei der Rückkehr in das Dienstgebäude das
Eingabeterminal am gewählten Gebäudeeingang betätigt
werden.
Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Straßenverkehrsamtes sowie
der Polizeiverwaltung, die in der Mittagspause nur die Kantine im
Hauptgebäude besuchen wollen, gilt folgende Regelung:
Beim Verlassen und Betreten des Verwaltungsgebäudes Kölner
Landstraße und Oberstraße ist das Eingabeterminal nicht zu betätigen;
dies muss vielmehr beim Betreten und Verlassen der Kantine
erfolgen.
Die Aufrechnung der Ruhepause geschieht wie folgt:
Wird eine Pause von weniger als 30 bzw. 45 Minuten registriert oder
erfolgt nach 6 bzw. 9 Stunden geleisteter Arbeit keine Buchung
(Kommt-/Geht-Buchung), werden automatisch 30 bzw. 45 Minuten
als Ruhepause angerechnet. Liegt die Pausenzeit über 30 bzw. 45
Minuten, so wird die gesamte Zeit der Abwesenheit auf dem Zeitkonto
verrechnet. Für Teilzeitkräfte, deren Soll-Arbeitszeit sowohl im
Vormittags- als auch im Nachmittagsbereich liegt, erfolgt die Abrechnung
analog.
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3. Abwesenheitsgründe
3.1 Beim Verlassen des Dienstgebäudes während des Tages
wegen
- Dienstreise bzw.
- Dienstgang,
muss am Eingabeterminal vor Vorbeiführen der Ausweiskarte
die Abwesenheitstaste
⁄≡ „Geht auf DR/DG“
gedrückt werden. Nach dem Drücken der Abwesenheitstaste
ist innerhalb des optischen Countdowns von 5 Sekunden die
Ausweiskarte zur Geht-Buchung am Sensor vorbeizuführen.
Bei Rückkehr zum Dienstgebäude am gleichen Tag ist eine
normale Kommt-Buchung vorzunehmen.
3.2 Endet eine Dienstreise bzw. Dienstgang nicht im Dienstgebäude,
so dass keine Buchung mehr vorgenommen werden
kann, wird die Normalarbeitszeit angesetzt. Weicht die
dienstliche Abwesenheit von der Normalarbeitszeit ab, ist
dies durch Korrekturbeleg dem Amt für zentrale Verwaltungsaufgaben
mitzuteilen.
3.3 Beginnt der Dienst aus einem der in Ziff. 3.1 genannten
Gründe von der Wohnung aus, muss bei Betreten des
Dienstgebäudes vor dem Vorbeiführen der Ausweiskarte
(Kommt-Buchung) die Abwesenheitstaste
⁄≥ „Kommt von DR/DG”
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gedrückt werden. Das Gerät rechnet dann ab Beginn der
Normalarbeitszeit. Weicht die dienstliche Abwesenheit vom
Beginn der Normalarbeitszeit ab, ist dies ebenfalls durch
Korrekturbeleg dem Amt für zentrale Verwaltungsaufgaben
mitzuteilen.
3.4 Wird am nächsten Tag eine ganz- oder mehrtägige Dienstreise
ab Wohnung begonnen, so ist vor der letzten Geht-
Buchung die entsprechende Abwesenheitstaste
⁄- - - >
“Dienstreise morgen”
zu betätigen und anschließend die Ausweiskarte vorbeizuführen.
3.5 Wird eine mehrtägige Dienstreise im Laufe eines Tages beendet,
so ist in Verbindung mit der Taste
⁄≥ „Kommt von DR/DG“
eine Kommt-Buchung durchzuführen.
3.6 Urlaubsregelung
Der Urlaub ist über Intranet bei der/dem jeweiligen Vorgesetzten
zu beantragen.
3.7 Krankmeldungen sind über Intranet durch die/den jeweilige/n
Vorgesetzte/n am Tag der Erkrankung vorzunehmen.
Bei Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern die an den Außenstellen
(ausgenommen SVA und Nebenstelle Jülich) beschäftigt
sind, sind die Krankmeldungen durch das Fachamt auf den
dafür vorgesehenen Formularen dem Amt für zentrale Verwaltungsaufgaben
mitzuteilen.
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3.8 Die Abwesenheitsgründe Krank und Dienstreise werden solange
auf die folgenden Tage übernommen, bis eine einfache
Kommt-Buchung erfolgt bzw. ein anderer „Planungseintrag“
über Intranet vorgenommen wird.
3.9 Damit das Krankheitsende der Teilnehmer/innen an der VAZ
registriert werden kann, müssen diese Mitarbeiter/innen am
Tage des Dienstantritts einmal ihre Ausweiskarte am Terminal
vorbeiführen.
4. Ausgleich von Zeitguthaben
Zum Ausgleich von Zeitguthaben ist am Vortag beim Verlassen des
Dienstgebäudes lediglich durch Vorbeiführen der Ausweiskarte eine
Geht-Buchung vorzunehmen. Eine Ausnahme ist der Ausgleich von
Zeitguthaben in Verbindung mit Urlaub. Hierbei sind Ausgleich und
Urlaub vorab über Intranet bei der bzw. dem jeweiligen Vorgesetzten
zu beantragen.
5. Korrekturbeleg
Auf dem Korrekturbeleg können verschiedene Korrekturen gesammelt
und wöchentlich dem Amt für zentrale Verwaltungsaufgaben zur
Nachbuchung abgegeben werden. Diejenigen Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter, die Zugang zu einem PC haben, werden gebeten, die
Korrekturen über das hausinterne Intranet vorzunehmen.
In diesem Zusammenhang auftretende Fragen sind an das Amt für
zentrale Verwaltungsaufgaben Frau Schneider und Frau Köhler, Zi.
170, Tel.: 2349 bzw. 2348, zu richten.
6. Abfrage des Zeitsaldos
Zur Abfrage des Zeitsaldos, der eigenen Buchungen sowie des Urlaubskontos
steht ebenfalls das hausinterne Intranet zur Verfügung.
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7. Meldungen am Buchungsterminal
Bei starker Beanspruchung des Netzwerkes kann es bei der Abfrage
des Zeitsaldos oder des aktuellen Urlaubsanspruches dazu
kommen, dass auf dem Display der Buchungsterminals folgende
Meldung erscheint:
“Terminal-Offline“
Sollte diese Meldung erscheinen, so ist die Saldenabfrage zu einem
anderen Zeitpunkt zu wiederholen. Die Buchung wurde dennoch registriert.
8. Bedienung der Parkplatzschranke
Die Parkplatzschranken an der Moltkestraße, Tiefgarage und Kreisbildstelle
sind mit der Gleitzeitkarte zu öffnen. Zur Öffnung der
Schranken ist die Gleitzeitkarte an den jeweiligen Sensor zu halten.
Der Sensor bzw. die Zutrittsberechtigungen für die Türöffner sind in
Betrieb, wenn die gelbe Kontrolllampe dauerhaft leuchtet. Sollte wider
Erwarten die gelbe Kontrolllampe blinken, so ist aus techn.
Gründen der Zutritt zu diesem Zeitpunkt nicht möglich. Bei Aufleuchten
der grünen Kontrolllampe öffnen sich die Schranken. Leuchtet die
rote Kontrolllampe auf, so ist der bzw. diejenige zur Inanspruchnahme
dieses Parkplatzes nicht bzw. zu diesem Zeitpunkt nicht berechtigt.
9. Bedienung des Türöffners am Ein- bzw. Ausgang des Gesundheitsamtes
sowie der Türöffner des Straßenverkehrsamtes
9.1 Zum Betreten des Einganges am Gesundheitsamt ist die
Gleitzeitkarte links neben der Tür von außen vor den Sensor
zu halten. Bei Aufleuchten der grünen Kontrolllampe kann die
linke Tür geöffnet werden.
Zum Verlassen des Gesundheitsamtes ist der an der Tür angebrachte
Türöffner zu betätigen und gleichzeitig gegen die
rechte Tür zu drücken.
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9.2 Zum Betreten des Mitarbeitereinganges sowie der Zulassungsstelle
des Straßenverkehrsamtes ist die Gleitzeitkarte an
den dafür vorgesehenen Sensor zu halten. Es blinkt für mehrere
Sekunden die grüne Kontrolllampe auf und die Türen können
geöffnet werden.
Auf der ersten und zweiten Etage des Straßenverkehrsamtes
sind die Zutrittskontrollen links bzw. rechts von den Eingängen
im Treppenhaus angebracht.
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Leitfaden
zur Bedienung
der TARIS-Funktionen
über das Intranet der
Kreisverwaltung Düren
1. für Bedienstete
2. für Vorgesetzte
- Seite 27 -

1. Leitfaden zur Bedienung der TARIS-Funktionen
über das Intranet der Kreisverwaltung Düren
Die Funktionen des TARIS-Zeitmanagementsystems, die nicht über die
Terminals ausgeführt werden können, stehen seit dem 1.1.2000 im Intranet
der Kreisverwaltung Düren zur Verfügung.
Diese Funktionen können von allen PC-Arbeitsplätzen im Netzwerk der
Kreisverwaltung Düren aufgerufen werden, die über einen sogenannten
„Browser” (Internet-Explorer oder Netscape Navigator) verfügen.
Nach einer kurzen Wartezeit erscheint folgendes Bild im Browser:
Durch Anklicken der Schaltfläche „TARIS” am linken Bildrand gelangen
Sie zur Auswahlseite mit den Zeitmanagementfunktionen:
Die einzelnen Funktionen können durch Anklicken einer Schaltfläche links
außen oder
einer unterstrichenen Textpassage („Hyperlink”) aufgerufen werden. Die
Schaltfläche „Home” bringt Sie auf die Startseite des Intranets zurück. Die
nachfolgende Übersicht wird im Rahmen der aktuellen Anpassung noch
um weitere Funktionen ergänzt.
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Die Funktionen im Einzelnen:
Monatsübersicht
In der Monatsübersicht erhalten Sie Auskunft über Ihre derzeitigen Gleitzeit-
und Urlaubssaldi sowie die gespeicherten Zeitwerte der Terminalbuchungen.
Geben Sie für diese Funktion Ihren Nachnamen, Ihre Personalnummer (6-
stellig) sowie Ihre Gleitzeitkartennummer (4-stellig) an. Die Zahlen sind
stets mit führenden Nullen zu vervollständigen, falls diese nicht 4- oder 6-
stellig sind. Wählen Sie den gewünschten Monat zur Anzeige aus.
Anschließend erhalten Sie die Monatsübersicht in Listenform:
- Seite 29 -

Der verfügbare Urlaub und das Gleitzeitsaldo beziehen sich stets auf den
Vortag, unabhängig vom gewählten Anzeigemonat! Die dabei verwendeten
Codes haben folgende Bedeutung:
U+ Urlaub beantragt U Urlaub genehmigt
U- Urlaub abgelehnt K Krank
ZA/u
F
Ganztägiger Zeitausgleich/
keine Buchung
DR
Dienstreise
Urlaubsantrag stellen
Über den Auswahlpunkt „Urlaubsantrag” gelangen Sie auf folgenden Bildschirm:
Auch hier erfolgt die Anmeldung mit Nachname, Personal- und Gleitzeitkartennummer.
Zusätzlich ist anzugeben, welche Vorgesetzte / welcher Vorgesetzte über
die Erteilung von Urlaub zu entscheiden hat. Den Nachnamen dieser Person
können Sie aus einer Liste auswählen.
Den Urlaub legen Sie durch den ersten Urlaubstag („von:”) und den letzten
Urlaubstag („bis”) fest. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Beantragen”.
Anschließend erhalten Sie eine Übersicht über die gewählte Zeitdauer mit
Angabe von Urlaubstagen, Wochenenden und Feiertagen.
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Sofern einer Urlaubsbeantragung nichts im Wege stand, wird die Meldung
„Urlaubsantrag wurde eingetragen für die Zeit vom ... bis... ( = x Urlaubstage).
Urlaubsgenehmigung erfolgt durch .....” ausgegeben. Zur
Urlaubsgenehmigung erfolgt eine automatische Mitteilung an die Vorgesetzte/den
Vorgesetzten.
Wurde die Urlaubsgenehmigung fehlerhaft eingegeben (z.Bsp. Urlaubsbeginn
in der Vergangenheit oder Urlaubsende liegt vor dem Urlaubsbeginn),
so erfolgt eine entsprechende Fehlermeldung.
Ist in der TARIS-Planung bereits ein Abwesenheitsgrund für diesen Zeitpunkt
eingetragen, erfolgt eine Meldung „Urlaubsantrag NICHT EINGE-
TRAGEN ...”.
Informationen über die eingetragenen Urlaubsanträge oder genehmigte
Urlaubstage erhalten Sie unter dem Menüpunkt „Monatsübersicht Ihres
Zeitkontos”.
Der ganztägige Zeitausgleich ist nach den gleichen Vorgaben abzuwickeln
wie der Urlaubsantrag.
- Seite 31 -

2. Bedienungsanleitung der TARIS-Funktionen für Vorgesetzte
über das Intranet der Kreisverwaltung Düren
Die Funktionen im Einzelnen:
Auskunftsseite
In der „Auskunftsseite für Vorgesetzte (Chefseite)” erhalten Sie Informationen
über die Ihrer Organisationseinheit zugeordneten Bediensteten mit
deren derzeitigen Gleitzeit- und Urlaubssaldi sowie die gespeicherten
Zeitwerte der Terminalbuchungen. Die Einträge in der Übersicht sind farblich
markiert und unterscheiden zwischen den Zuständen „Anwesend”,
„Abwesend” sowie „Sonn- und Feiertage”.
Geben Sie für diese Funktion Ihren Nachnamen und das Ihnen zugeteilte
Passwort für die TARIS-Funktionen ein.
Anschließend erhalten Sie die Übersicht in Listenform. Diese entspricht
dem Aufbau der „Monatsübersicht” für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Die dabei verwendeten Codes haben folgende Bedeutung:
U+ Urlaub beantragt U Urlaub genehmigt
U- Urlaub abgelehnt K Krank
ZA/u
F
Ganztägiger Zeitausgleich / keine
Buchung
DR
Dienstreise
- Seite 32 -

Urlaubsantrag genehmigen
Über den Auswahlpunkt „Urlaubsgenehmigung” gelangen Sie auf folgenden
Bildschirm:
Auch hier erfolgt die Anmeldung mit Nachname und Passwort.
Zusätzlich ist anzugeben, für welche Mitarbeiterin / welchen Mitarbeiter
über die Erteilung von Urlaub entschieden wird. In der Regel ist dies der
Nachnamen dieser Person.
Bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die über ein E-Mail-Konto verfügen,
wird zudem eine elektronische Benachrichtigung über die Stellung eines
Urlaubsantrages versandt. In dieser Nachricht ist bereits ein automatischer
Aufruf dieser Genehmigungsseite vorhanden. In diesem Fall braucht
nur noch das Passwort ergänzt zu werden.
Nach dem Aufruf der Seite erhalten Sie eine Übersicht über den Urlaubsantrag/die
Urlaubsanträge der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters:
In der Tabelle sind die Zeiträume für die Urlaubsplanung eingetragen.
Durch anklicken der Checkbox () in der zweiten Tabellenspalte und dem
Anklicken der Schaltfläche „Urlaub festsetzen” wird der beantragte Urlaub
genehmigt. Wird die Checkbox nicht markiert, wird der Urlaub abgelehnt.
Möchten Sie ohne eine Entscheidung über den Urlaub diese Seite verlassen,
klicken Sie am linken Seitenrand auf „Home” oder „Nach oben”.
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Die Genehmigung für ganztägigen Zeitausgleich ist nach den gleichen
Vorgaben abzuwickeln wie die Urlaubgenehmigung.
Krankmeldung
Um eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter Ihrer Organisationseinheit krank zu
melden, können Sie im TARIS-Menü den Punkt „Krankmelden” auswählen.
Wie bei der Urlaubsgenehmigung erfolgt auch hier die Anmeldung mit
Nachname und Passwort.
Zusätzlich ist anzugeben, für welche Mitarbeiterin / welchen Mitarbeiter die
Krankmeldung erfolgt. In der Regel ist dies der Nachnamen dieser Person.
Bitte beachten: Krankmeldungen sind noch am gleichen Tag im System
einzutragen!
Verspätete Krankmeldungen können nicht verarbeitet werden.
- Seite 34 -

Arbeitszeiterfassung entsprechend dem
Schutzzweck des Arbeitszeitgesetzes
Name: Personal-Nr.: ___________
Datum: Überschreitung Begründung (nur bei einer Arbeitszeiteiner
Arbeits- dauer von über 10h MO-FR und bei
zeitdauer von SA, SO- und Feiertagsarbeit):
9,5h MO-FR
bzw. von 0h
Hinweis: Solche Arbeitszeiten sind mit der
SA/SO/Feiertag Führungskraft abzustimmen (nach Möglichkeit
um:
vorab)!
Bitte bewahren Sie dieses Blatt nach dem letzten Eintrag zwei Jahre auf!
Vordrucke sind in Word im allgemeinen Vorlagenverzeichnis "Erfassungsbogen.dot" hinterlegt!
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Auszug aus dem Arbeitszeitgesetz
§ 3
Arbeitszeit der Arbeitnehmer
Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf acht Stunden
nicht überschreiten. Sie kann bis zu zehn Stunden nur verlängert
werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten
oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden
werktäglich nicht überschritten werden.
§ 4
Ruhepausen
Die Arbeit ist durch im voraus feststehende Ruhepausen von
mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als
sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit
von mehr als neun Stunden insgesamt zu unterbrechen.
Die Ruhepausen nach Satz 1 können in Zeitabschnitte von
jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Länger als
sechs Stunden hintereinander dürfen Arbeitnehmer nicht ohne
Ruhepause beschäftigt werden.
§ 5
Ruhezeit
(1) Die Arbeitnehmer müssen nach Beendigung der täglichen
Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von
mindestens elf Stunden haben.
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