Wir alle sind Europa - AESAEC

Modul 7 – Wie man erfolgreich ein Projekt implementiert
pas kulturelle Vielfalt und geografische Dimension widerspiegeln und die einladende Organisation
nicht mit Arbeit überlasten. Da dieser Punkt bereits beim Schreiben des Antrags fixiert werden
muss, sollten Sie ihn offen und direkt mit Ihren Partnern diskutieren.
Legen Sie klare Ziele für das Treffen fest
Sie sollten wissen, warum dieses Treffen erforderlich ist (abgesehen davon, dass „es so im Projektplan
steht“) und was die Ziele und Absichten dahinter sind. Sie sollten ein klares Bild davon haben,
was nach dem Treffen im Vergleich zu vorher anders sein sollte – sozial, finanziell, den Inhalt oder
die Entwicklung betreffend etc.
Teilnehmer und andere involvierte Personen
Selbstverständlich sind die Projektpartner die wichtigsten Teilnehmer beim Projekttreffen, aber um
ein Treffen zu einem erfolgreichen Treffen zu machen, kann es sinnvoll oder sogar notwendig sein,
andere Experten, Interessensvertreter, die Medien etc. ebenfalls einzuladen.
Dauer des Treffens
Das Erfolgsgeheimnis besteht darin, relevante Faktoren wie Arbeitszeit, Zeit für Erholung und soziale
Aktivitäten, Reisezeit, verfügbare Ressourcen (Geld, Hotelzimmer, Veranstaltungsort etc.) zu
definieren und einen passenden Zeitrahmen dafür festzulegen. Standardmäßig dauern transnationale
Projekttreffen ungefähr 1½ bis 2 volle Arbeitstage (Reisezeit nicht eingeschlossen).
Soziale Aktivitäten
Unterschätzen Sie auf keinen Fall die Bedeutung sozialer Aktivitäten (gemeinsame Mahlzeiten, Besuche
von kulturellen oder sozialen Veranstaltungen, Stadtbesichtigungen etc.) und reservieren Sie
genug Zeit dafür. Diese Aktivitäten sind perfekte Team-Building-Katalysatoren, geben den Teilnehmern
Gelegenheit sich etwas zu entspannen und sind nicht zuletzt großartige Chancen mehr über
die Länder, Kulturen und Bürger Europas zu erfahren.
Veranstaltungsort
Geeignete Veranstaltungsorte und Treffpunkte (Hotels, Seminarräume, Restaurants etc.) sind wichtig
für eine angenehme und kreative Arbeitsatmosphäre und einen reibungslosen Ablauf aller Aktivitäten.
Die Herausforderung besteht darin, die Partner glücklich zu machen, ohne dabei das Budget
für das Treffen zu überziehen. Vergessen Sie auf keinen Fall die notwendige technische Ausrüstung
zu organisieren (Computer, Internetzugang, Kopierer, Beamer, Flip charts, Moderationskoffer etc.).
Kommunikationssprache
Sollten nicht alle Teilnehmer die Projektsprache beherrschen, müssen Sie dieses Hindernis irgendwie
überwinden. Sie könnten selbst Dolmetschdienste leisten, was wenig kostet und sich leicht organisieren
lässt, aber auch anstrengend ist und Ihnen geringe Ressourcen für andere Aufgaben lässt.
Professionelle Dolmetscher sind eine bequeme Alternative – sofern die nicht unerheblichen Kosten
dafür irgendwie gedeckt werden können.
Besondere Vorkehrungen und Sonderwünsche
Es könnte sein, dass manche Ihrer Gäste Sonderwünsche haben oder zusätzliche Vorkehrungen erforderlich
sind, damit sich alle beim Treffen wohl fühlen. Das könnte alles Mögliche betreffen (wie
Transportservice vom/zum Flughafen/Bahnhof, vegetarisches/veganes Essen, Besuch von speziellen
Veranstaltungen, Organisation eines Babysitters etc.). Um Überraschungen und Enttäuschungen zu
vermeiden, sollten Sie Ihre Partner rechtzeitig fragen, ob es Sonderwünsche gibt. (Siehe nachstehende
Vorlage)
Verantwortlichkeiten und Kommunikationsfluss festlegen
Mittlerweile wissen Sie bereits, dass die Organisation eines transnationalen Projekttreffens vor allem
eine Menge Arbeit bedeutet und zwar schon bevor die Gäste überhaupt eingetroffen sind. Stel-
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