Jahresbericht 2009 - Universität Bamberg

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ZenTrALe DIenSTLeISTUnGen
Archivalische Überlieferung sichert das historische erbe der
universität Bamberg
Das zentrale Dezernat Universitätsarchiv (Z/ARCH)
Das Archiv der Otto-Friedrich-Universität Bamberg ist
wie alle Archive eine der Vergangenheit zugewandte
Einrichtung, allerdings mit klarem Blick in die Zukunft.
Denn: Um eine langfristige Informationsverfügbarkeit,
Interpretierbarkeit und eine spätere systematische Aussonderung
aller archivwürdigen Unterlagen sicher zu
stellen, insbesondere der stetig anwachsenden digitalen
Unterlagen, ist es unerlässlich, beizeiten entsprechende
Schritte einzuleiten.
Im Berichtsjahr lag der Arbeitsschwerpunkt des Universitätsarchivs
daher, wie es für ein Archiv in der Aufbausituation
bezeichnend ist, besonders im organisatorischen
Bereich. Im Vordergrund standen der Archivaus- und
Archivumbau sowie internes Marketing, mithin die Qualitätssicherung
der Schriftgutverwaltung und die Beschäftigung
mit universitären Fachanwendungen.
Neben der Archivleiterin Dr. Karin Amtmann war im Berichtsjahr
eine studentische Hilfskraft und ein Praktikant
im Archiv tätig.
Qualitätsmanagementinstrumente
Damit die universitären Unterlagen Anforderungen einer
vertrauenswürdigen (evidenten) und dauerhaften Überlieferung
genügen, braucht es neben der erforderlichen
Infrastruktur besonders eine ordnungsgemäße Aktenführung
und Aktenaussonderung. Der universitätsarchivische
Anspruch setzt voraus, dass aus den archivwürdigen Teilen
der Überlieferung zumindest eine historisch aussagekräftige
Überlieferung zu bilden ist, die möglichst viele Facetten
des universitären Lebens aufzeigt. Qualitätsmanagementinstrumente
dafür sind u. a.: Aktenordnung, Aktenplan,
Aktenverzeichnis und Aussonderungsordnung.
Zukunftsfähige Übernahme und Bewertung
Da die Informations- und Kommunikationstechnik immer
mehr an Bedeutung für die Verwaltungsabläufe und
Verwaltungsprozesse gewinnt, ist es wichtig, bisherige
Verfahren zur Bearbeitung von Geschäftsvorfällen und
die Verwaltung von Akten danach auszurichten. Ziel ist es
daher auch, auf Grundlage der herkömmlichen papierbezogenen
Bearbeitung, Registrierung und Aktenführung Regelungen
zu treffen, die den Umgang mit elektronischem
Schriftgut berücksichtigen und gleichzeitig den weiteren
Entwicklungsprozess in der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung
offen halten.
Gegenwärtig ist ein Teil der archivwürdigen Geschäftsinformationen
nur in Fachanwendungen (Datenbanken)
verfügbar und im E-Mail-Verkehr werden vielfach elektronische
Dokumente verschickt, die nicht ausgedruckt und
damit auch nicht archiviert werden. Eigens im Fall von
Datenbanken – und um solche handelt es sich bei den
Fachanwendungen – können mit der Archivierung immer
nur zeitliche Abschnitte dokumentiert werden, nicht aber
eine lückenlose Historie der zwischenzeitlichen Veränderungen,
da bei einer Änderung von einzelnen Daten die
entsprechenden älteren Informationen überschrieben,
mithin gelöscht werden. Bei der papiergebundenen Aktenführung
wird dagegen eine Änderung durch das Hinzufügen
eines neuen Blatts dokumentiert, nicht durch das
Entfernen älterer Informationen.
neuzugänge
Das Universitätsarchiv übernahm universitäre Unterlagen
in einem Umfang von etwa 200 laufenden Metern. Zu
ihnen gehörten u. a. Akten der Abteilung Studium und
Lehre, besonders Prüfungsunterlagen des Fachbereichs
Soziale Arbeit, der im Oktober 2009 an die Fachhochschule
Coburg verlagert wurde, und Prüfungsunterlagen der
Magister- und Lehramtsstudiengänge, Akten der Dekanatsverwaltung
Katholische Theologie, der Dekanatsverwaltung
Humanwissenschaften (ehemalige Fakultät PPP), Akten
verschiedener Dezernate, Habilitations- und Promotionsakten
mehrerer Fachbereiche.
erschließung und Benutzung
Im Berichtsjahr wurden 6.688 Verzeichniseinheiten nach
internationalen Grundsätzen, mithin nach einem allgemeinen
Standard von Verzeichnungsrichtlinien (ISAD(G)
bearbeitet und verzeichnet. Darunter fielen neben der
Erfassung der Altbestände insbesondere Prüfungsunterlagen.
Mit der Verzeichnung der seit 2005 angelegten Dokumentationen
wurde 2009 begonnen. Außerdem wurde
die Plakatsammlung verzeichnet.
Die Non-Print Medien sind lediglich erfasst, aber das
Umkopieren der Film- und Videomedien auf digitale Datenträger
und das Einbinden in die Faustdatenbank steht
noch aus. Da die Lebensdauer der Film- und Videomedien
begrenzt ist, muss alsbald gehandelt werden.
Im Berichtsjahr wurden 169 schriftliche und telefonische
Anfragen beantwortet. Für die Erstellung von Studienbescheinigungen
für ehemalige Studierende der Pädagogischen
Hochschule Bamberg und der Gesamthochschule
Bamberg wurden 47 Matrikeln digitalisiert.
raumangelegenheiten
Beim Archivumbau kam es zu Verzögerungen, so dass die
Arbeiten im Jahr 2009 keinen Abschluss fanden. Da die
Räume im Dachgeschoss des Rotenhan-Palais seit Sommer
2009 etappenweise den archivischen Anforderungen
angepasst und entsprechend umgebaut werden, mussten
die Bestände mehrfach innerhalb der Räumlichkeiten
umgezogen werden. Dadurch war der Zugriff auf die Archivalien,
Akten und Dokumente nur bedingt möglich. Im
neuen Archivmagazin konnten die Umbauarbeiten samt
Regalausstattung im Dezember 2009 zum Abschluss gebracht
werden, so dass mit dem Einbau der Rollregalanlage
nunmehr alle verzeichneten Archivalien ordnungsgemäß
zugänglich sind.
www.uni-bamberg.de/arch
Jahresbericht der Otto-Friedrich-Universität Bamberg – 2009