KulturFenster Nr. 02|2014 - April 2014

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Das Thema Was man über den Hornisten wissen darf Datenschutz in der Musikkapelle Rechtsanwalt Stephan Vale hat sein Studium der Rechtswissenschaften an der „Università Cattolica del S. Cuore“ in Mailand absolviert. Er ist seit dem Jahr 2000 Partner der Anwaltskanzlei Pobitzer in Bozen und seit 2009 Mitglied der Schlichtungskommission für Arzthaftungsfragen. Seit rund zwei Jahren ist das verbandseigene EDV-Programm „VSM-Office“ zur Verwaltung der Daten der über 9000 Musikantinnen und Musikanten in den 211 Mitgliedskapellen im Einsatz. Dies war auch Thema der VSM-Obleute- Tagung im vergangenen Oktober. Dabei erörterte der Bozner Rechtsanwalt Stephan Vale in seinem Vortrag den verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten im sehr engen Rahmen des italienischen Datenschutzgesetzes. Obwohl auf Verbandsebene lediglich „gewöhnliche“ und keine „sensiblen“ Daten gespeichert sind, bedürfe es trotzdem besonderer Sicherheitsvorkehrungen und einer umfassenden Information der Betroffenen. Im Folgenden hat RA Vale die Kernaussagen seines Referates zusammengefasst. Allgemeines Als Kapellmeister oder Mitglied Ihrer Musikkapelle wissen Sie, wie Ihr Hornist heißt, kennen seine Handynummer und erinnern sich auch daran, dass er wegen hartnäckigen Hustens zur letzten Probe nicht kommen konnte. Sie verfügen also über personenbezogene Daten - und Vater Staat passt auf, dass Sie mit diesen Informationen kein Schindluder treiben. Was sind „personenbezogene Daten“? Der Begriff ist vom Gesetz allumfassend definiert als jede nicht anonyme Information über eine natürliche Person, also z.B. Namen, Adresse und Telefonnummer, Informationen zur Mitgliedschaft im Verein, gespielten Instrumenten, erhaltenen Ehrungen, Teilnahme an Fahrten, Konfektionsgrößen, zu Sprachgruppenzugehörigkeit, Gesundheitszustand usw. Was über die Vereinsmitglieder preisgegeben darf, regelt ein ziemlich restriktives Datenschutzgesetz, das im Falle von Zuwiderhandlungen auch Strafen vorsieht (im Bild Cäcilienkonzert 2013 der MK Zwölfmalgreien). Arten von personenbezogenen Daten Das Gesetz unterscheidet die „sensiblen“ Daten von den „normalen“. Unter Erstere fallen u.a. Angaben zu Sprachgruppe und Gesundheitszustand. Alle nicht sensiblen Daten gelten als „normal“. Hände weg von sensiblen Daten Als Musikkapelle werden Sie keine sensiblen Daten verarbeiten, denn bei den sensiblen Daten schaut Vater Staat noch genauer hin. Dass Ihr Hornist von Dauerhusten geplagt war, werden Sie also vergessen, und in die Annalen nur einfließen lassen, dass zum Cäcilienkonzert hornlose Stücke dargeboten wurden. Grundsätze im Datenschutz Nur notwendige Daten sind zu verarbeiten Was notwendig ist, hängt vom Zweck der Datenverarbeitung ab: Die Schuhgröße kann für Sie als Kapelle interessant sein, für einen Schachclub kaum. Der Datenbestand ist zu pflegen Ihr Hornist schlägt bei Feierlichkeiten immer ordentlich zu und die Konfektionsgröße klettert von 48 bald auf 50 und 52. So unangenehm das Ihrem Hornisten auch ist: Sie halten Ihre Daten aktuell und er hat das Recht, bei abnehmender Leibesfülle einen korrigierenden Eingriff von Größe 52 zurück auf 50 zu verlangen. Etwa bei der Anschaffung einer neuen Tracht sind die Schuhnummern der Musikanten von einiger Wichtigkeit – diese Füße gehören übrigens zur Musikkapelle Niederrasen. 4 KulturFenster
Blasmusik Datenschutz beinhaltet ein ganzes Sicherheitsnetz. Daten sind bei erreichtem Zweck zu löschen Natürlich kann es für Ihre Chronik interessant sein, wer im Laufe der Jahre Hornist bei Ihrer Kapelle war, aber dass der Hornist die Probe am 15. Mai 1998 geschwänzt hat, darf vergessen werden. Wer erhält Kenntnis von den Daten? Unterschiede macht Vater Staat nicht nur beim Medium (Computer oder nicht), sondern auch bei der Art der Verwendung Ihrer Daten, je nachdem, ob … Verarbeitung … Sie die Daten nur für sich verwenden, z.B. im stillen Kämmerchen kombinieren, welche Ihrer Musiker am besten zusammenspielen könnten; Weitergabe … Sie Ihre Überlegungen zur Zusammensetzung der Kapelle auch mit Stimm- und Registerführer, also mit einzelnen Personen, teilen; Verbreitung … Sie beim Platzkonzert vor Publikum erklären, das Hornsolo werde von Herrn XY geblasen, der schon seit dem Jahr 1983 Mitglied Ihrer Kapelle ist. Dasselbe gilt wohl auch für den Fall, dass Sie Bilder Ihrer Kapelle ins Internet stellen. Was Sie tun müssen, bevor Sie Daten verarbeiten Information an den Betroffenen Bevor sie ihm Adresse, Handynummer und Konfektionsgröße abluchsen, müssen Sie dem Hornisten sagen, - wozu Sie die Daten verwenden, - ob er Ihnen antworten muss, - was passiert, wenn er Ihnen die Daten nicht geben sollte, - wer alles auf die Daten zugreifen kann, - dass er das Recht hat, die Daten aktualisieren, löschen etc. zu lassen, - an wen er sich dabei zu wenden hat. All das können Sie zwar mündlich herabspulen, aber wie beweisen Sie das im Streitfall? Lassen Sie also bitte immer das vom VSM vorgegebene Aufnahmeformular unterschreiben, und damit sind Sie auf der sicheren Seite. Zustimmung durch den Betroffenen Nachdem Sie Ihrem Neohornisten alles erklärt haben, muss er noch „Ok, passt!“ murmeln, bevor Sie loslegen dürfen, und das müssten Sie für sich dokumentieren, aber noch einmal: Verwenden Sie den VSM- Vordruck, und damit gilt auch für Sie: „Ok, passt!“. Falls Sie es dennoch einmal vergessen, gibt es – als Notnagel – eine Ausnahmebestimmung für Vereine ohne Gewinnabsicht. Was der Betroffene tun darf Spiegelbildlich zu Ihren Pflichten kann der Hornist bei Ihnen Informationen dazu einholen, woher Ihre Daten stammen, wozu und wie sie verwendet werden, an wen Daten weitergegeben werden, sich der Weitergabe widersetzen („Bitte gebt die Nummer nicht an die Querflötistin weiter, die drangsaliert mich sonst nämlich Tag und Nacht!“) etc. Mindestsicherheitsmaßnahmen Je nachdem, ob Daten nur in Papierform oder auch am Computer verarbeitet werden, gelten mehr oder weniger Sicherheitsregeln. Für jegliche Art von Datenverarbeitung Unabhängig davon, ob Daten nur auf Papier oder auch am Computer verarbeitet werden, müssen Sie innerhalb des Vereins schriftlich festhalten (z.B. in Form eines Ausschussbeschlusses), wer an welche Daten darf und zu welchem Zweck. Diesen Beschluss teilen Sie allen mit, die Zugriff zu den Daten haben. Bei Verwendung des Computers zusätzlich Jeder Nutzer verfügt über eigenen Benutzernamen und eigenes Passwort. Das Passwort (das z.B. durch Erkennen des Fingerabdrucks ersetzt werden kann) muss mindestens 8 Zeichen lang und nicht leicht erkennbar sein (Sonderzeichen verwenden), und ist alle 6 Monate zu ersetzen (den Computer so einstellen, dass er die Erneuerung jeweils vorschreibt). Der Computer ist bei Abwesenheit zu sperren, zudem ist sicherzustellen, dass bei längerer Abwesenheit noch jemand anderes Zugriff auf die Daten hat. Der Verein muss Zugriffsprofile („Wer darf wann was am Computer?“) erstellen und zumindest jährlich prüfen, Antivirenprogramm und Softwareupdates („patches“) zumindest halbjährlich aufspielen, die Datensicherung zumindest wöchentlich vornehmen. Zugriffe des Systemadministrators auf das System sind löschsicher mitzuloggen. Das schaffen Sie nie? Der VSM leistet gute Hilfe: Wenn Sie die Daten nur in Papierform aufnehmen (Stichwort: Beitrittsformular), dann in die vom VSM gehaltene Datenbank einspeisen, ohne vereinseigenes Material auf Ihrem eigenen Computer zu halten, können Sie sich an sich darauf beschränken, die Zugriffsrechte auf die Datenbank vereinsintern zu vergeben und die Passwörter für die Datenbank periodisch abzuändern. Schadenersatz und Strafen Vater Staat setzt das Einhalten der Datenschutzbestimmungen auf drei unterschiedlichen Ebenen durch, und zwar Schadenersatz Wer sich nicht an die Regeln hält, und anderen dadurch schadet, muss den Schaden ersetzen. Verwaltungsstrafen Geldbußen an den Staat (à la „Parkstrafe“, nur wesentlich teurer) fallen z.B. bei mangelhafter Information oder unerlaubter Abtretung der Daten (z.B. der Handynummer an die Querflötistin) an. Strafrecht Sogar Gefängnisstrafen kann es unter anderem bei unterlassener Anwendung der Mindestsicherheitsmaßnahmen hageln. Ob und wie mit den Daten der Vereinsmitglieder verfahren werden kann, darüber sollten sich die Funktionäre gut informieren. Nr. 02 | April 2014 5
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