Campus international - Johannes Gutenberg-Universität Mainz
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Call-Center<br />
eingerichtet<br />
Telefonische Hilfe in der „heißen Bewerbungsphase“<br />
Ein neuer Telefonservice der <strong>Universität</strong><br />
<strong>Mainz</strong> ermöglicht mehr und schnellere Auskünfte.<br />
Er ist Teil der Neukonzeption des Studienbüros.<br />
Zur Zeit sind alle Anschlüsse belegt. Bitte<br />
warten! Diese Aufforderung am Telefon hören<br />
immer weniger Anrufer, die eine Auskunft von der<br />
Uni <strong>Mainz</strong> benötigen. In einem kleinen hellen<br />
Raum im Forum 3 der <strong>Universität</strong> sitzen zwei<br />
Studentinnen vor Rechnern und Telefonen.<br />
Freundlich beantworten sie Fragen von Anrufern.<br />
Im vergangenen Semester hat ein zentraler Telefonservice<br />
der <strong>Universität</strong> seine Arbeit aufgenommen.<br />
Täglich erhalten mehrere hundert Fragesteller<br />
allgemeine Informationen über die<br />
Studienbedingungen in <strong>Mainz</strong>. Der neue Telefon-<br />
Service entstand als Konsequenz aus einer Umorganisation<br />
des Studienbüros. Er zählt zum Angebot<br />
des Customer Care Centers, einem der drei<br />
neuen Dienstleistungsportale, zu denen auch ein<br />
<strong>Campus</strong> Service Center und ein Internet-Portal<br />
gehören. „Der Service der <strong>Universität</strong> sollte verbessert<br />
werden“, sagt Birgit Leinen, die das Projekt<br />
‚Studienbüro’ leitet. Das neue Konzept orientiert<br />
sich an den unterschiedlichen Wegen der<br />
Kommunikation, die Fragesteller nutzen, um mit<br />
der <strong>Universität</strong> in Kontakt zu treten. „Untersuchungen<br />
ergaben, dass 70 bis 80 Prozent sich<br />
über das Internet informieren, ebenso viele direkt<br />
vor Ort. Je 40 Prozent rufen an oder schreiben<br />
Briefe und E-Mails“, weiß Projektleiterin Leinen.<br />
„Das Call-Center ist bereits ein Erfolg“, versichert<br />
Birgit Leinen, „die anvisierten Ziele haben<br />
wir erreicht.“ Bisher konnten nur 20 Prozent der<br />
Anrufe bei Studierenden-Sekretariat, Zentraler<br />
Studienberatung und Auslandsamt entgegengenommen<br />
werden. „Die Sachbearbeiter mussten<br />
sich ja gleichzeitig um die Kunden vor Ort kümmern“,<br />
erläutert Leinen. Nun gehen alle Anrufe<br />
zuerst beim Call-Center<br />
ein. Dort beantworten<br />
zwischen zwei und<br />
sechs geschulte studentische<br />
Hilfskräfte<br />
die meist allgemeinen<br />
[ Studium & Lehre ]<br />
Anfragen. „60 Prozent<br />
derer, die anrufen, kommen<br />
jetzt zu unseren<br />
Mitarbeitern durch“,<br />
Birgit Leinen schätzt,<br />
dass noch mehr zu den<br />
gewünschten Informationen<br />
gelangen.<br />
„Schon in der Warteschleife<br />
hören die Anrufer<br />
relevante Auskünfte<br />
vom Band.“ So vermutet<br />
Leinen: „Einige legen<br />
sicher auf, wenn sie<br />
durch die Bandansagen<br />
erfahren haben, was sie<br />
wissen wollten.“ Oft<br />
handelt es sich um einfache Fragen zu den allgemeinen<br />
Studienbedingungen. „Je mehr Informationen<br />
die möglichen Studienanfänger schon<br />
über den Telefonservice und das Internet bekommen<br />
haben, desto spezifischer werden ihre fol-<br />
„Die anvisierten Ziele<br />
haben wir erreicht.“<br />
genden Fragen. Dann können die hochqualifizierten<br />
Sachbearbeiter weiterhelfen“, so Birgit<br />
Leinen. Einfache Anliegen schnell befriedigen soll<br />
auch das <strong>Campus</strong> Service Center. Studieninteressierte<br />
erhalten erste Infos zum Studienangebot,<br />
Bewerbung,Zulassung, Studienfinanzierung und<br />
Studium im Ausland.<br />
An einem Infoschalter sollen Broschüren zur<br />
Selbstinformation und Formulare bereitliegen. Im<br />
<strong>Campus</strong> Center werden auch Mitarbeiter direkt<br />
Bewerbung oder Zulassung bearbeiten. Über das<br />
Internet-Portal werden in Zukunft Online-Bewerbungen<br />
möglich sein. „Das verringert zum einen<br />
die Bearbeitungsdauer. Zum anderen entlastet es<br />
die Mitarbeiter, weil diese dann nicht mehr die<br />
bisher handschriftlich eingereichten Daten der<br />
Bewerber eingeben müssen“, so Birgit Leinen.<br />
„Bisher haben wir keine technischen Probleme,<br />
alles klappt einwandfrei“, bestätigt auch die<br />
Teamleiterin des Call-Centers, Tanja Urich-<br />
Neitzert. Sie organisiert den reibungslosen Betrieb<br />
des Telefonservices, den Technik- und EDV-<br />
Abteilung unterstützen. Über ein Jahr wird es<br />
aber noch dauern, bis das gesamte neue Konzept<br />
des Studienbüros umgesetzt ist. Das neue Internet-Portal<br />
geht voraussichtlich schon am Ende<br />
des Wintersemesters 2002/3 online. Die Realisierung<br />
des <strong>Campus</strong> Service Centers ist für Ende<br />
2003 geplant. Oliver EGLI ■<br />
Information: Hotline des Studienbüros:<br />
Montag - Donnerstag von 9-16 Uhr,<br />
Freitag von 9-13 Uhr unter 06131-39-22122.<br />
<strong>Mainz</strong>er <strong>Universität</strong>:<br />
Bundesweit erste Hochschule<br />
mit Call-Center für Studierende<br />
Foto: Peter Pulkowski