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Campus international - Johannes Gutenberg-Universität Mainz

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Call-Center<br />

eingerichtet<br />

Telefonische Hilfe in der „heißen Bewerbungsphase“<br />

Ein neuer Telefonservice der <strong>Universität</strong><br />

<strong>Mainz</strong> ermöglicht mehr und schnellere Auskünfte.<br />

Er ist Teil der Neukonzeption des Studienbüros.<br />

Zur Zeit sind alle Anschlüsse belegt. Bitte<br />

warten! Diese Aufforderung am Telefon hören<br />

immer weniger Anrufer, die eine Auskunft von der<br />

Uni <strong>Mainz</strong> benötigen. In einem kleinen hellen<br />

Raum im Forum 3 der <strong>Universität</strong> sitzen zwei<br />

Studentinnen vor Rechnern und Telefonen.<br />

Freundlich beantworten sie Fragen von Anrufern.<br />

Im vergangenen Semester hat ein zentraler Telefonservice<br />

der <strong>Universität</strong> seine Arbeit aufgenommen.<br />

Täglich erhalten mehrere hundert Fragesteller<br />

allgemeine Informationen über die<br />

Studienbedingungen in <strong>Mainz</strong>. Der neue Telefon-<br />

Service entstand als Konsequenz aus einer Umorganisation<br />

des Studienbüros. Er zählt zum Angebot<br />

des Customer Care Centers, einem der drei<br />

neuen Dienstleistungsportale, zu denen auch ein<br />

<strong>Campus</strong> Service Center und ein Internet-Portal<br />

gehören. „Der Service der <strong>Universität</strong> sollte verbessert<br />

werden“, sagt Birgit Leinen, die das Projekt<br />

‚Studienbüro’ leitet. Das neue Konzept orientiert<br />

sich an den unterschiedlichen Wegen der<br />

Kommunikation, die Fragesteller nutzen, um mit<br />

der <strong>Universität</strong> in Kontakt zu treten. „Untersuchungen<br />

ergaben, dass 70 bis 80 Prozent sich<br />

über das Internet informieren, ebenso viele direkt<br />

vor Ort. Je 40 Prozent rufen an oder schreiben<br />

Briefe und E-Mails“, weiß Projektleiterin Leinen.<br />

„Das Call-Center ist bereits ein Erfolg“, versichert<br />

Birgit Leinen, „die anvisierten Ziele haben<br />

wir erreicht.“ Bisher konnten nur 20 Prozent der<br />

Anrufe bei Studierenden-Sekretariat, Zentraler<br />

Studienberatung und Auslandsamt entgegengenommen<br />

werden. „Die Sachbearbeiter mussten<br />

sich ja gleichzeitig um die Kunden vor Ort kümmern“,<br />

erläutert Leinen. Nun gehen alle Anrufe<br />

zuerst beim Call-Center<br />

ein. Dort beantworten<br />

zwischen zwei und<br />

sechs geschulte studentische<br />

Hilfskräfte<br />

die meist allgemeinen<br />

[ Studium & Lehre ]<br />

Anfragen. „60 Prozent<br />

derer, die anrufen, kommen<br />

jetzt zu unseren<br />

Mitarbeitern durch“,<br />

Birgit Leinen schätzt,<br />

dass noch mehr zu den<br />

gewünschten Informationen<br />

gelangen.<br />

„Schon in der Warteschleife<br />

hören die Anrufer<br />

relevante Auskünfte<br />

vom Band.“ So vermutet<br />

Leinen: „Einige legen<br />

sicher auf, wenn sie<br />

durch die Bandansagen<br />

erfahren haben, was sie<br />

wissen wollten.“ Oft<br />

handelt es sich um einfache Fragen zu den allgemeinen<br />

Studienbedingungen. „Je mehr Informationen<br />

die möglichen Studienanfänger schon<br />

über den Telefonservice und das Internet bekommen<br />

haben, desto spezifischer werden ihre fol-<br />

„Die anvisierten Ziele<br />

haben wir erreicht.“<br />

genden Fragen. Dann können die hochqualifizierten<br />

Sachbearbeiter weiterhelfen“, so Birgit<br />

Leinen. Einfache Anliegen schnell befriedigen soll<br />

auch das <strong>Campus</strong> Service Center. Studieninteressierte<br />

erhalten erste Infos zum Studienangebot,<br />

Bewerbung,Zulassung, Studienfinanzierung und<br />

Studium im Ausland.<br />

An einem Infoschalter sollen Broschüren zur<br />

Selbstinformation und Formulare bereitliegen. Im<br />

<strong>Campus</strong> Center werden auch Mitarbeiter direkt<br />

Bewerbung oder Zulassung bearbeiten. Über das<br />

Internet-Portal werden in Zukunft Online-Bewerbungen<br />

möglich sein. „Das verringert zum einen<br />

die Bearbeitungsdauer. Zum anderen entlastet es<br />

die Mitarbeiter, weil diese dann nicht mehr die<br />

bisher handschriftlich eingereichten Daten der<br />

Bewerber eingeben müssen“, so Birgit Leinen.<br />

„Bisher haben wir keine technischen Probleme,<br />

alles klappt einwandfrei“, bestätigt auch die<br />

Teamleiterin des Call-Centers, Tanja Urich-<br />

Neitzert. Sie organisiert den reibungslosen Betrieb<br />

des Telefonservices, den Technik- und EDV-<br />

Abteilung unterstützen. Über ein Jahr wird es<br />

aber noch dauern, bis das gesamte neue Konzept<br />

des Studienbüros umgesetzt ist. Das neue Internet-Portal<br />

geht voraussichtlich schon am Ende<br />

des Wintersemesters 2002/3 online. Die Realisierung<br />

des <strong>Campus</strong> Service Centers ist für Ende<br />

2003 geplant. Oliver EGLI ■<br />

Information: Hotline des Studienbüros:<br />

Montag - Donnerstag von 9-16 Uhr,<br />

Freitag von 9-13 Uhr unter 06131-39-22122.<br />

<strong>Mainz</strong>er <strong>Universität</strong>:<br />

Bundesweit erste Hochschule<br />

mit Call-Center für Studierende<br />

Foto: Peter Pulkowski

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