XiGuide 2018

CUSTOMERS: WIRTSCHAFTSKAMMER WIEN
VISUELLE WAHRNEHMUNGEN
Wie funktioniert die Integration von MOXIS in bestehende IT-Systeme?
Welche Aufgaben kann die elektronische Unterschriftenmappe im
Bereich Visualisierung übernehmen? Wie hat sich die strategische Rolle
der IT in Unternehmen gewandelt? Was ist Digitalisierung eigentlich?
Ein Gespräch mit Andreas Gerking, Teamleiter Projektmanagement,
Abt. Strategie- und IT-Management, und Projektleiter für das
Dokumentenmanagementsystem der Wirtschaftskammer Wien.
Wie nutzen Sie MOXIS?
Wir haben intern in der Kammer
unterschiedliche Genehmigungsstufen,
die je nach der Höhe der Genehmigungsbeträge
gestaffelt sind. Diese
müssen vom Präsidenten, Direktor,
Direktor-Stellvertreter oder AbteilungsleiterInnen
freigegeben werden.
Um diese finanziellen Genehmigung
durchzuführen, haben wir einen
halb-automatischen Workflow ins
DMS integriert, der auch ohne MOXIS
möglich gewesen wäre. Aber: Im DMS
gibt es lediglich eine elektronische
Genehmigung, man sieht innerhalb
des DMS nur, dass das eine bestimmte
Person genehmigt hat. Wir wollten
aber einen Schritt weiter gehen und
eine Visualisierung anbringen. Dies
begründet sich darin, dass z. T. Genehmigungen
abgelegt werden. Und
weil wir Abteilungen haben, die z. T.
noch ausdrucken müssen und somit
die Visualisierung einen nicht unerheblichen
Vorteil bringt. Für diese Visualisierung
verwenden wir MOXIS.
Wie sind Sie vorgegangen?
Wir haben eine Schnittstelle zwischen
dem Dokumentensystem Sa-
perion und MOXIS implementiert, in
der MOXIS als eine Art „Visualisierungsstempel“
fungiert. Beispiel: Der
Direktor gibt eine bestimmte Genehmigung
für ein Projekt frei, dann wird
dieses Deckblatt der Genehmigung zu
MOXIS gegeben und quasi visualisiert
und geprüft: War das auch wirklich
der Herr Direktor, der das genehmigt
hat? Es wird ein Visualisierungsstempel
mit der Unterschrift des Direktors
mit freigegeben oder abgelehnt und
mit dem Namen des jeweiligen Signatars
von Moxis aufgebracht. Und
es wird dann wieder ins DMS übertragen.
Dort wird der Workflow weiter
verarbeitet, indem das Dokument
zum Ursprungsauftraggeber weitergegeben
wird. Das ist der Status quo.
Was ist weiterhin geplant?
Mit dem Roll-out im Bereich finanzielle
Genehmigungen könnten theoretisch
800 MitarbeiterInnen mit
MOXIS arbeiten, das heißt, so viele
Mitarbeiter können im Dokumentenmanagement
arbeiten. Aber die
Menschen, die die finanziellen Genehmigungen
geben, sind Kostenstellenverantwortliche
(KSV): Präsident,
Direktor, Direktor-Stellvertreter, AbteilungsleiterInnen
und weitere KSV,
diese können mit diesem Freigabetool,
bzw. mit der Visualisierung arbeiten.
Da reden wir von knapp über
50 MitarbeiterInnen. Das wurde im
vergangenen Oktober ausgerollt.
Welche Rolle hat die Möglichkeit zur
Stapelsignatur gespielt?
Die Stapelsignatur ist ein wichtiges
Argument für uns gewesen, da man
auch mehrere Vorgänge in einem Arbeitsschritt
abschließen kann. Die
Anzahl der Freigaben ist bei uns im
Haus stark volatil. Anfang und Ende
eines Jahres sind das natürlich mehr,
weil speziell am Ende des Jahres die
Budgetierungen und das Jahresprogramm
anstehen. Es kommt dabei
immer darauf an, wie viele Projekte
und Maßnahmen wir haben, die eine
finanzielle Genehmigung benötigen.
Herr Gerking, Sie sind seit 20 Jahren
im Bereich IT tätig. Hat sich die Bedeutung
der IT in den vergangenen
Jahren gewandelt?
Ich denke schon. Das ging relativ
schleichend ohne den großen Hallo-Effekt.
Das hat viel damit zu tun,
dass die User heute deutlich IT-affiner
sind als noch in den 90ern und
den Nullern. Vor allem aber damit,
dass die heutige IT eine deutlich größere
strategische Rolle spielt, im Sinne
von IT-Projekt-Managern. Man
geht in Richtung Consultant und
IT-Projekt-Manager, weil natürlich
fast jedes Projekt, circa 90 Prozent,
mit IT-Komponenten verbunden ist.
Es gibt sicher noch die Spezialisten,
wie Programmierer, aber beim Gros
der IT-Mitarbeiter hat sich das Aufgabenfeld
gewandelt.
In welcher Weise?
Die sind viel näher an den Abteilungen,
den MitarbeiterInnen und
den Kunden als früher. Wir in der
Wirtschaftskammer haben die IT ja
auch bewusst in die Strategieabteilung
integriert. Daran lässt sich ablesen,
welche Bedeutung die IT bei
strategischen Prozessen und Positionierungen
spielt – deshalb heißt es
inzwischen „Strategie- und IT-Management“.
«In Zukunft werden
immer mehr
Dokumente mit
der Fernsignatur
unterschrieben, da
wird MOXIS eine
zentrale Rolle
spielen.»
Andreas Gerking,
Teamleiter Projektmanagement
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