XiGuide 2018

CUSTOMERS: KARL-FRANZENS-UNIVERSITÄT GRAZ
ZUKUNFT IM WERKZEUGKOFFER
„Digital ist besser“ – die von Tocotronic schon vor zwanzig Jahren
ausgegebene Parole hat an den Universitäten einen ganz besonderen
Stellenwert. Zum Beispiel an der Karl-Franzens-Universität in Graz. Hier
ist man in Sachen Digitalisierung einen Riesenschritt weitergekommen.
Die Kooperation zwischen XiTrust und dem IT-Team der Uni weist
den Weg in die digitale Zukunft. Ein Treffen mit Christian Marzluf,
Verantwortlicher für den Bereich IT an der Karl-Franzens-Universität.
Dass die Universität im Umbruch
ist, kann man sehen. In den Büros
der IT-Abteilung herrscht noch
immer ein leicht verträumter Altbau-Charme.
Kaffeeduft liegt in der
Luft. Holzböden und die kunstvollen
alten Türklinken gehören hier schon
seit Jahrzehnten zum Interieur. Einfach
nicht wegzudenken. Im neuen
Konferenzraum im Erdgeschoss weht
da ein anderer Wind. Hier sucht man
den Retro-Style vergeblich, die Zukunft
hat längst begonnen. Digitale
Präsentationstechnik, alles frisch
verkabelt, kein Schnickschnack und
online sowieso.
Fragt man Christian Marzluf nach
der Digitalisierung der Universität,
denkt er erst einen Moment in Ruhe
nach, bevor er antwortet. Der IT-Leiter
der Grazer Karl-Franzens-Universität
weiß sehr genau, dass gerade
bei diesem Thema zur Zeit viel geredet
und hineininterpretiert wird.
Zum Beispiel darüber, was Digitalisierung
in unserer Zeit überhaupt bedeutet.
Effektiv und einfach
Was die Digitalisierung für den Betrieb
der Universität bedeutet? „Bei
uns würde ich von einem ongoing
process sprechen. Da geht es bei Digitalisierung
zunächst mal um Effektivitätsverbesserungen
in der Verwaltung,
um Prozessvereinfachungen,
die elektronisch abgebildet werden
und die Usability für unsere Kunden
erleichtern sollen.“ Das sind elektronische
Anträge von Dienstreisen
oder elektronische Bestellungen, um
vor allem in der Verwaltung schneller
und zum Vorteil der KundInnen
«Die Studierenden
von heute
sind mit einem
digitalen Lifestyle
aufgewachsen.
Dem haben
auch wir als
Bildungsinstitution
Rechung zu tragen.»
Christian Marzluf,
IT-Leiter
Karl-Franzens-Universität
arbeiten zu können. Für Christian
Marzluf und sein Team ist es u. a. das
von Kurt-Martin Lugger initiierte Paper-down-Projekt,
also das Ziel, möglichst
papierlos zu arbeiten. Ebenso
steht die Mobilität der Studierenden
auf der Agenda. Eine riesige Herausforderung,
findet der IT-Chef. „Die
Studierenden von heute sind mit einem
digitalen Lifestyle aufgewachsen.
Dem haben auch wir als Bildungsinstitution
Rechung zu tragen.“
Dazu kommt die Digitalisierung
von Lerninhalten und Forschungsergebnissen.
Die Universitäten verfolgen
hier eine Open-Access-Strategie,
mit der alle Publikationen für alle
verfügbar gemacht werden sollen.
„Das hat auch erhebliche Auswirkungen
auf die Langzeitarchivierung
– eine Herausforderung, die man jedoch
als einzelne Universität möglicherweise
gar nicht stemmen kann,
sondern als Konglomerat von allen
österreichischen Bildungseinrichtungen“,
findet Christian Marzluf.
Viel Arbeit auf dem Weg zur digitalen
Universität. Arbeit, die in Graz
schon ganz konkrete Formen angenommen
hat – mit Unterstützung
von XiTrust MOXIS. Angefangen mit
der Integration der Handysignatur
über die Einführung der Amtssignatur
bis hin zur Dualen Zustellung, befinden
sich nun schon einige Tools
im Werkzeugkoffer des IT-Teams der
Karl-Franzens-Universität.
Den Anfang machte ein erfolgreiches
Pilotprojekt an der Geisteswissenschaftlichen
Fakultät. Ziel war es
dabei, den Vorsitzenden der Curricula-Kommissionen,
der Prüfungsabteilung
und den Studierenden Arbeit
abzunehmen. Direkt über XiTrust
MOXIS können jetzt alle anfallenden
Bescheinigungen, zum Beispiel Anerkennungsbescheide,
digital mittels
Handy-Signatur unterzeichnet werden,
einzeln oder im Stapelverfahren.
Weitere Säulen des Pilotprojekts
waren die duale Zustellung und die
Amtssignatur. Das Projekt soll künftig
auf weitere Fakultäten ausgerollt
werden.
Wochenlange Zitterpartie
Wie der Pilot an der Universität
ganz konkrete Verbesserungen auf
den Weg gebracht hat, beschreibt
DI Klaus-Peter Löbl, der als Leiter
der Abteilung Business Applications
das Projekt intern betreut hat:
„Auch wenn der Vorsitzende grad irgendwo
auf der Welt unterwegs ist,
kann er trotzdem Bescheide signieren,
und zwar dort, wo er sich gerade
befindet!“ Vorher, so Klaus-Peter
Löbl, sei dieses Prozedere fast mit einem
Spießrutenlauf zu vergleichen
gewesen. „Vor allem für die MitarbeiterInnen
aus dem Dekanat war das
oft eine wochenlange Zitterpartie:
Nie war sicher: Kommt der Vorsitzende?
Oder doch nicht? Wann endlich
kommt die Unterschrift? Das alles
ist jetzt deutlich entspannter als
früher!“
Auch der zweite Projektschwerpunkt
hat schnell seine Qualitäten
in der täglichen Praxis bewiesen. Mit
der dualen Zustellung können die
SachbearbeiterInnen jetzt direkt aus
Word to MOXIS die Funktionalität
aufrufen. Dadurch werden viele Arbeitsschritte
zu einem einzigen zusammengefasst,
was Zeit spart und
die Arbeit erleichtert. „Die KollegInnen
brauchen sich nicht mehr darum
zu kümmern, dass das Dokument
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