XiGuide 2018

CUSTOMERS: KARL-FRANZENS-UNIVERSITÄT GRAZ
ausgedruckt oder in die Poststelle geschafft
wird, wo es mit Siegel versehen
und als RSA-Brief auf die Reise
geschickt wurde“, erläutert Klaus-Peter
Löbl. „Jetzt lade ich das Dokument
hoch und brauche mich bis zum Zeitpunkt
der Benachrichtigung ‚Zugestellt
und unterschrieben‘ um nichts
mehr zu kümmern!“
Die dritte Säule in der Kooperation
zwischen Universität und Xi-
Trust ist die Amtssignatur. Durch
sie ist jeder Ausdruck eines Dokuments
rechtsgültig. Eine umständliche
und kostenintensive Archivierung
von Papierdokumenten entfällt
nun gänzlich. Auch die Studierenden
profitieren von MOXIS. Der schnelle
Prozessdurchlauf und die erhöhte
Transparenz erleichtern das Studentenleben,
amtssignierten Bescheide
können jederzeit elektronisch vorgelegt
oder mehrfach ausgedruckt werden
– die Signatur behält ihre Gültigkeit.
Prozesse neu denken
Der Werkzeugkoffer mit MOXIS
drin, hat für das IT-Team außerdem
noch großes strategisches Potenzial:
Prozesse können jetzt intensiver
analysiert werden. Dafür ist an der
Karl-Franzens-Universität ein Team
zusammengestellt worden, das sich
damit beschäftigt, bisherige Prozesse
aufzuzeichnen, Ist und Soll zu definieren.
Als Ergebnis möchte man herausarbeiten,
wie Prozesse in Zukunft
aussehen könnten. Christian Marzluf:
„Am Ende des Tages geht es um Effizienzsteigerung
und alles, was hilft,
die moderne Verwaltung so schlank
wie möglich zu gestalten. Dieser Nutzen
muss allen Anwendern auch klar
vermittelt werden. Vor allem dann,
wenn es um Kosten geht.“
Unser Gespräch ist zu Ende. Jetzt
geht es wieder rauf in den dritten
Stock ins Büro. Über Holzböden am
Sekretariat vorbei. Ein frischer Kaffee
ist schon in Arbeit. Den, darüber ist
man sich in Christian Marzlufs Team
auch einig, wird es sicher nicht so
schnell digital geben.
BACKGROUND
KARL-FRANZENS-
UNIVERSITÄT GRAZ
Die Karl-Franzens-Universität in Graz zählt zu den größten und traditionsreichsten
Hochschulen Österreichs. Mit mehr als 32.000 Studierenden
und 4.100 MitarbeiterInnen prägt sie das pulsierende Leben der steirischen
Landeshauptstadt. Ihre geografische Lage begünstigt zudem den
wissenschaftlichen, wirtschaftlichen und kulturellen Austausch mit dem
südöstlichen Europa. Als moderne Stätte der Wissenschaft führt die
Karl-Franzens-Universität Spitzenforschung in zahlreichen internationalen
Projekten und Kooperationen zusammen. In einem Pilotprojekt hat
die Karl-Franzens-Universität gemeinsam mit XiTrust den Startschuss für
eine weitere Digitalisierung administrativer Prozesse gegeben. Den Anfang
hat die Geisteswissenschaftliche Fakultät gemacht.
www.uni-graz.at
Für IT-Chef Christian Marzluf sind
genau diese Innovationen in der gesamten
Uni-Verwaltung die Bausteine
der Digitalisierung. Die Idee dahinter:
ein Pilotprojekt aufzusetzen,
mit dessen Elementen die IT-Toolbox
nachhaltig erweitert wird. „Wenn
man die Digitalisierung vorantreiben
will, braucht man eine Toolbox mit
den richtigen Werkzeugen drin. Wir
sind dafür da, im Sinne der Paperdown-Strategie
zu unterstützen und
Ideen zu liefern, wie Akten und Zeitabläufe
reduziert und Prozesse vielleicht
auch neu gedacht werden können!“
Digitale Präsentationstechnik, alles frisch
verkabelt, kein Schnickschnack und
online sowieso: Konferenzraum an der
Karl-Franzens-Universität in Graz
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