XiGuide 2018

CUSTOMERS: WIRTSCHAFTSKAMMER WIEN
DE FACTO IN DER SCHNELLBAHN
Die Einsatzmöglichkeiten und Anwendungsgebiete von MOXIS,
der elektronischen Unterschriftenmappe, sind breitgefächert. Im
Personalwesen der Wirtschaftskammer Wien hat MOXIS zahlreiche
Prozesse digital verbessert, weil Medienbrüche nun effektiv
vermieden werden. Die elektronische Unterschriftenmappe leistet
einen wichtigen Beitrag zur Einführung digitaler Abläufe, wo vorher
analog gearbeitet wurde. Ein Telefonat mit Daniela Friedrich aus dem
Referat Personalentwicklung und -prozesse der Wirtschaftskammer.
Hallo Frau Friedrich, schön, Sie
gleich zu erreichen! Wir würden
gern mit Ihnen über MOXIS im Personalwesen
der Wirtschaftskammer
Wien sprechen.
Gern, was möchten Sie wissen?
Sie sind als stellvertretende Personalleiterin
bei der WKW verantwortlich
für das Thema Personalentwicklung.
Fällt Digitalisierung ebenfalls
in Ihren Zuständigkeitsbereich?
Ja, durchaus – aber nicht nur die
Abteilung Personal trägt hierzu bei.
Es sind einige Kolleginnen und Kollegen
für das Thema Digitalsierung zuständig.
Den Lead hat dabei die Abteiltung
Strategie und IT.
Ich sehe den Antrieb und die Vorbildrolle
im eigenen Team und dann
natürlich als Personalentwicklung
(Bildung) für die einzelnen Teams
und Abteilungen im ganzen Haus.
Wir sind in der Mitverantwortung,
das Thema an unsere Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter zu bringen, sei es
durch Schulungen, durch Webinare
oder durch neue digitale Abläufe.
Wie ist die Entscheidung motiviert,
Signaturprozesse mit Unterstützung
von MOXIS aufzusetzen?
Im Bereich Personal waren wir länger
auf der Suche und haben bereits
vor MOXIS mit der elektronischen Signatur
gearbeitet. Wir setzen seit circa
zwei Jahren einen Schwerpunkt,
Prozesse zu digitalisieren und Dokumente
mit der digitale Signatur zu
unterschreiben, damit es zu keinen
Medienbrüchen bei den Workflows
kommt.
Zum Beispiel?
Bewerbungen. Die Frage war: Wie
lässt sich der Vorgang der Bewerbung
eines neuen Mitarbeiters digital abbilden
und mit dem Vertragsmanagement
verbinden?
Es gibt eine Vielzahl von Ideen, wie
wir einzelne Prozesse sinnvoll digitalisieren
können. So haben wir intern
begonnen, die digitale Signatur zu
verwenden und nicht mehr händisch
zu unterschreiben.
Zunächst noch ohne MOXIS?
Ja, aber das hat sich in der Praxis
als schwierig erwiesen. Der gesamte
Vorgang hat wesentlich mehr Zeit gekostet:
nicht die Unterschrift selbst,
aber der gesamte Ablauf, da es zum
Beispiel keine Stapelfunktion gab.
Über die WKÖ haben wir von XiTrust
gehört. Wir vereinbarten einen Termin,
sahen uns die Demoversion an
und nutzen mittlerweile MOXIS für
sämtliche interne Vorgänge, die eine
Signatur bzw. eine Unterschrift benötigen.
Der externe Roll-out wäre
nun der nächste Schritt, also etwa im
Bereich Verträge.
Ein Beispiel aus Ihrer Praxis?
Naja, im Bereich Weiterbildung fallen
einige Rechnungen an, die wir
von verschiedenen Bildungseinrichtungen
bekommen. Diese signieren
(genehmigen) wir mit MOXIS und
schicken diese anschließend in die
Buchhaltung. Wenn es eine Notwendigkeit
gibt, Dokumente, die die Personalverrechnung
betreffen, per Unterschrift
freizugeben, dann wird
das über MOXIS gemacht und elektronisch
in die Personalverrechnung
weitergeleitet.
Hat MOXIS zu einer signifikanten
Vereinfachung Ihrer Prozesse geführt?
Unbedingt! Für uns ist das medienbruchfreie
Arbeiten mit MOXIS
ein enormer Vorteil: nach der Unterschrift
nochmal einscannen, ausdrucken,
ablegen? Das fällt jetzt alles
weg! Für mich es auch eine
enorme Erleichterung, dass ich von
überall unterschreiben kann. Das
zusammengenommen stellt eine
Vereinfachung unserer Prozesse dar
und ist damit natürlich auch zeitsparend.
Vorher haben wir analog gearbeitet.
Wenn man nach Außenterminen
wieder ins Büro kam, warteten
dort Berge an Mappen, die es abzuarbeiten
– zu unterschreiben – galt.
Jetzt kann ich das de facto schon in
der Schnellbahn erledigen.
Auch schon auf der Skipiste?
Nein, da nicht (lacht). Nur dort, wo
ich nicht selber fahren muss. Aber
es geht gar nicht so sehr um meinen
persönlichen Vorteil. Das bringt
auch den Mitarbeitern, die auf diese
Unterschriften warten, viel. Die warten
jetzt nicht mehr lange und können
die einzelnen Prozesse schneller
abschließen.
Welches Dokument ist das aktuell
letzte, das Sie über MOXIS unterschrieben
haben?
Das war heute und ist noch gar
nicht lange her. Es war eine Rechnung
für ein Weiterbildungsseminar
von einem unserer Mitarbeiter. Wir
haben ein zentrales Aus- und Weiterbildungsbudget
und das läuft über
meinen Schreibtisch. Solche Freigaben
müssen nicht noch einmal ausgedruckt
werden und gehen jetzt
gleich direkt in die Buchhaltung.
Danke für das Gespräch!
Bitte, gern! Ciao!
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