XiGuide 2018

CUSTOMERS: ARBEITERWOHLFAHRT SAARLAND
LAUF, ZETTEL, LAUF!
Geschäftsführer Holger Wilhelm
macht die Arbeiterwohlfahrt
Saarland fit für die Zukunft. Die
Integration von XiTrust MOXIS
zeigt, wie Prozesse digitalisiert
und gleichzeitig firmeninterne
Synergieeffekte erzeugt werden.
Ein Job wie jeder andere ist dies sicher
nicht. Dass Holger Wilhelm
überhaupt Manager in einem so traditionsreichen
Wohlfahrtsverband
wie der Arbeiterwohlfahrt (AWO)
Saarland geworden ist, ist denn auch
kein Zufall. „Die Arbeiterwohlfahrt ist
tief in der Gesellschaft verankert. Das
ist historisch gewachsen. So erklärt
sich auch die große Zahl unserer ehrenamtlichen
Mitarbeiter“, sagt der
46-Jährige. „In meiner Familie war
das über die Generationen hinweg
nicht anders. Ich bin
mit dem Thema aufgewachsen.“
Das kann
man wohl sagen: Die
Großmutter war Ortsvereinsvorsitzende
in
einer kleinen saarländischen
Gemeinde. Als
sie den Vorsitz abgab,
übernahm die Mutter
das Amt. Seit 2014 führt
Holger Wilhelm die Geschäfte
des Landesverbandes
Saarland.
Als kaufmännischer Geschäftsführer
hat Holger Wilhelm heute das gesamte
Unternehmen im Blick. Zu seinen
Hauptaufgaben gehört es, die
AWO zukunftsfähig zu machen und
dort, wo dazu Modernisierungen notwendig
sind, aktiv zu werden. Das
geht von baulichen Maßnahmen
und Anschaffungen an den jeweiligen
Standorten bis zur Optimierung
sämtlicher Verwaltungs- und IT-Prozesse
im gesamten Verband.
Modernisierung im Personalbereich
In seinen Verantwortungsbereich
fallen auch IT und Personal. Hier hat
der Manager erheblichen Prozessoptimierungsbedarf
gesehen. Auf seine
Initiative hin ist dann die Zusammenarbeit
mit XiTrust entstanden.
Gefragt war eine Lösung, die einzelne
Verwaltungsprozesse beschleunigt
und jederzeit den vollen Überblick
über das große Ganze gewährleistet.
Eine Herausforderung in einem Unternehmen
mit mehreren Hundert,
über das gesamte Bundesland verteilten,
Standorten. „Da gibt es naturgemäß
einen hohen Bedarf an
gut funktionierender Kommunikation“,
weiß Wilhelm. Das war in der
Vergangenheit nicht immer einfach.
Fast alle Vorgänge waren papierbasiert,
vieles ist auf dem Postwege
weitergeleitet worden – mit dem dazugehörigen
logistischen Aufwand
und der gelegentlichen Nachfrage,
wann denn mit dem benötigten Dokument
zu rechnen sei.
„MOXIS gibt uns die Möglichkeit, alle
diese Prozesse Schritt für Schritt zu
digitalisieren.“ Der Einsatz von MO-
XIS ist dabei durchaus im Rahmen
der Unternehmensstrategie zu interpretieren,
deren Ziel es ist, alle Ressourcen
so effizient wie möglich einzusetzen,
um auf diese Weise so viel
Zeit wie möglich für die Kunden der
AWO zu gewinnen.
Den Anstoß zur Zusammenarbeit
der AWO Saarland mit XiTrust ergaben
die zahlreichen Anforderungen
im Personalumfeld: Einstellungen,
umfangreiche Meldeprozesse
der dezentralen Einrichtungen und
Urlaubsanträge sind dabei nur einige
wenige Themen. Je größer das Unternehmens,
desto komplexer ist auch
der Bearbeitungsaufwand in allen
Personalfragen. Bei der AWO spiegelt
sich das in der Vielzahl der Prozessbeteiligten
und den Anforderungen
des Gesetzgebers an jeden einzelnen
Vorgang.
Prozessgenauigkeit und Transparenz
In einem Unternehmen dieser
Größe schreibt der Gesetzgeber
etwa im Falle
einer Einstellung ein präzise definiertes,
fristgerechtes Prozedere vor. Die
einzelnen Akteure in Personalangelegenheiten
kommen aus der Personalabteilung
selbst, dem Datenschutz
und dem Betriebsrat. Prozessgenauigkeit
und Transparenz sind dann natürlich
die zentralen Komponenten.
„Ziel war es, die durch eine Vielzahl
an Einzelschritten gekennzeichneten,
papierbasierten Freigabeprozesse mit
XiTrust MOXIS zu vereinfachen und
zu beschleunigen“, sagt Holger Wilhelm.
In Personalfragen kommt bei
der AWO der „Laufzettel“ zum Einsatz.
Ein Dokument, über das neun
verschiedene Personalthemen abgebildet
werden. Und es ist ein Dokument,
das in der Vergangenheit papierbasiert
war, teilmanuell erstellt
wurde und für dessen Zustellung
Postboten in die Pedale treten mussten.
Beispiel Einstellung von neuen Mitarbeitern:
Der Laufzettel enthält den
gesamten Personalvorgang, von den
Bewerbungsunterlagen bis zu den
Genehmigungen aller Zeichnungsverpflichteten.
Von entscheidender
Bedeutung ist beim Laufzettel neben
den einzuhaltenden Fristen seine
Vollständigkeit. Ist diese nicht
gegeben, wird der Laufzettel zurückgeschickt
und der Prozess wird von
Neuem angestoßen.
Blitzschnelle Korrekturen
Dies hat in der Vergangenheit immer
wieder zu unnötigen Verzögerungen
von bis zu einer Woche geführt.
„Mit XiTrust MOXIS haben wir
optimale Transparenz gewonnen: Ein
unvollständiger Laufzettel etwa wird
innerhalb von fünf Minuten neu erstellt“,
sagt Wilhelm. Der aktuelle
Standort des Laufzettels und der jeweilige
Status des Vorgangs ist für
alle Beteiligten jederzeit ersichtlich.
Die AWO Saarland hat in MOXIS genau
die Klammer gefunden, die einen
Vorgang, an dem mehrere Abteilungen
beteiligt sind, sicher zusammenhält.
Mit Unterstützung von XiTrust MO-
XIS kann die AWO Saarland jetzt den
gesamten Prozessablauf digital abbilden
– bis hin zu den Signaturen der
Entscheider. Synergieeffekte sind dabei
inbegriffen: Das Unternehmen
hat die Integration von MOXIS parallel
dazu genutzt, die eigenen Prozes-
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