XiGuide 2018

CUSTOMERS: VAEB
BYE-BYE POST-ITS!
Mit 175.685 Versicherten steht die Versicherungsanstalt für
Eisenbahnen und Bergbau (VAEB) tagtäglich der Herausforderung
gegenüber, eine enorme Menge an Dokumenten zu verwalten. Jedes
zu unterschreibende musste bisher in Papierform verarbeitet werden –
ein Prozess, der für alle Beteiligten organisatorisch sehr mühsam sowie
kosten- und zeitintensiv war. Mit der digitalen Unterschriftenmappe
XiTrust MOXIS hat die VAEB den „Papierkrieg“ durch einen
Was waren die ersten Schritte bei
der Digitalisierung Ihrer Prozesse?
Renate Molnar (RM): Wir haben
begonnen mit Posteingang und Archiv.
Die Fachabteilungen hatten sich
Workflows gewünscht, die digital abbildbar
sind. Und ohne die Integration
des Archivs ist das natürlich nicht
möglich. Hier hat die elektronische
Signatur erheblich zur Optimierung
der Prozesse beigetragen. Da greift
ein Zahnrad ins andere.
«MOXIS hilft uns,
unseren Job besser
zu machen ... »
Werner Bogendorfer,
Leiter Service und Infrastruktur
VAEB
« ... und es ist
für uns keine
Insellösung,
sondern Teil
eines umfassenden
Prozesses, der
bei uns mit der
elektronischen
Archivierung
begonnen hat.»
elektronischen Prozess ersetzt. XiGuide sprach mit Renate Molnar,
Leiterin des Bereichs Gesundheit und Service, und Werner Bogendorfer,
Haben Sie mit MOXIS Ihre internen
Prozesse auf den Prüfstand gestellt
oder sogar verändert?
der in der VAEB für Service und Infrastruktur verantwortlich ist.
Herr Bogendorfer, Ihre Vision für die
VAEB ist das papierlose Büro. Wie
hilft Ihnen MOXIS dabei?
Werner Bogendorfer (WB): Ob Rechnungen,
Freigaben oder Bescheide:
Alle Dokumente müssen irgendwann
vorstandstauglich unterzeichnet
werden. Normalerweise werden die
dann ausgedruckt und wieder eingescannt.
Wir wollten eine elegantere
Lösung. Gleichzeitig nutzen wir den
großen Vorteil, diesen Prozess jetzt
auch ortsunabhängig durchführen zu
können. Meine physische Präsenz im
Büro ist nicht mehr gefragt – außer
ich habe Termine! (lacht). Aber im
Ernst: Es gibt bei der VAEB fast nichts,
das wir nicht mit MOXIS signieren.
Wie sieht diese Ortsunabhängigkeit
in Ihrem Arbeitsalltag konkret aus?
WB: Ich fahre täglich mit der
Schnellbahn ins Büro. Ich habe es
mir zur Angewohnheit gemacht, die
Fahrtzeit zu nutzen, indem ich schon
einiges abarbeite, wie das Signieren
von Dokumenten.
Ist die Zeitersparnis signifikant?
WB: Keine Frage. Ich rede hier
von bis zu 20 Dokumenten, die ich
mit MOXIS alle auf einmal signieren
kann. Normalerweise würden mich
diese Dokumente in irgendeinem
Ordner auf meinem Schreibtisch erwarten,
wo ich mir dann jedes einzelne
vornehmen müsste. So verstreicht
sinnlos Zeit, die ich auf der Fahrt ins
Büro schon gespart habe.
Aber das zieht ja weitere Kreise: Es
ist nicht nur eine Zeitersparnis für
mich, sondern auch für alle anderen,
die an dem Prozess beteiligt sind
– ob es Dienstverträge, freizugebende
Überstunden oder Dienstreisevoranmeldungen
sind.
WB: Für uns stand keine Umwälzung
erprobter Arbeitsabläufe an,
sondern deren Qualität. Wir wollten
schneller und effizienter arbeiten.
Wir haben dank MOXIS schnellere
Durchlaufzeiten und übersichtlichere
Prozesse. Für mich passt deshalb die
Formulierung besser, dass das Produkt
sich optimal an die individuellen
Prozesse bei der VAEB anpasst.
Trotzdem ist es schon ein großer
Schritt, die Unterschrift jetzt elektronisch
zu setzen, wo sie jahrzehntelang
manuell geleistet wurde.
WB: Sicher, das beschreibt auch
einen Kulturwandel, mit dem sich
manche(r) nicht so leicht tut. Die Akzeptanz
für Innovationen hat aber
immer schon etwas gebraucht, um
in der Masse anzukommen. Bei den
ausgezeichneten Erfahrungen, die
wir mit MOXIS machen, habe ich
aber keinen Zweifel, dass sich diese
Entwicklung fortsetzen wird und
analoge Verfahren nahezu vollständig
ablöst.
Renate Molnar,
Leiterin Gesundheit und Service
VAEB
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