Die Wirtschaft Köln - Ausgabe 05 / 2018

| Geld & Geschäft
RISIKO GEBANNT
Entwarnung für die Buchung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch
Vorsicht bei der Verbuchung von EC-Kartentransaktionen.
Unbare Vorgänge sind im Geschäftsverkehr längst die Regel. Die formal korrekte Verbuchung
der Einnahmen aus EC- und Kreditkarten-Umsätzen ist jedoch in der Kassenführung
mit Unsicherheiten verbunden.
Die Praxis:
In der Regel werden EC- und Kreditkarten
in der Buchführung wie folgt gebucht: Die
Ganztagesumsätze werden im bestehenden
Kassensystem erfasst. Dabei werden
zumeist sämtliche baren und bargeldlosen
(EC- und Kreditkarten) Geschäftsvorfälle
im Kassenbuch festgehalten und aufgezeichnet.
Im elektronischen bzw. manuellen
Kassenbericht werden somit sämtliche
Umsätze als Einnahme verbucht. Mit gleichem
Datum werden die EC- und Kreditkartenzahlungen
wieder als Ausgabe ausgetragen.
Als Gegenkonto der Ausgabe wird
oft ein Forderungskonto angebucht. Mit
Eingang der Zahlungen aus EC- und Kreditkarten
auf das bestehende Bankkonto
wird das Fibu-Konto der Forderungen wieder
ausgeglichen.
Das BMF-Schreiben vom 16.08.2017
brachte Unsicherheiten:
Das BMF führte damals aus, bare und unbare
Geschäftsvorfälle seien in der Regel
getrennt zu buchen. Im Kassenbuch seien
nur Bareinnahmen und Barausgaben zu
erfassen. Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle
im Kassenbuch stellt nach Auffassung
des BMF einen formellen Mangel dar.
Sie widerspreche dem Grundsatz der Wahrheit
und Klarheit einer kaufmännischen
Buchführung. Die steuerrechtliche Würdigung
eines Sachverhalts hänge jedoch von
den Umständen des Einzelfalls ab.
Um diesen Anforderungen zu genügen,
müssten die EC-Karten-Umsätze beispielsweise
in einer Zusatzspalte bzw. einem gesonderten
Nebenbuch zum Kassenbuch erfasst
werden.
Dies hätte umfangreiche Zusatzdokumentationen
nötig gemacht. Einzelne Verbände
hatten sich daraufhin an die obersten Finanzbehörden
der Länder gewandt und um
eine praxistaugliche Lösung der Erfassung
von bargeldlosen Girocard- bzw. Kreditkartenumsätzen
gebeten.
Die Stellungnahme des BMF vom
29.06.2018:
Das BMF hat in seiner Antwort an die
Verbände vom 29.06.2018 (IV A 4 - S
0316/13/10003-09) nun für Klarheit und
Entspannung gesorgt. Unter Einhaltung
bestimmter formaler Voraussetzungen ist
die Erfassung der EC-Karten-Umsätze ohne
Risiko der Verwerfung der Buchhaltung
aufgrund des formalen Fehlers möglich.
Das BMF führt dazu aus:
→ Die Erfassung von EC-Karten-Umsätzen
im Kassenbuch stellt, wie im Schreiben
vom 16.08.2017 ausgeführt, sowohl in
der Vergangenheit als auch in der Zukunft
einen formellen Mangel dar, da im
Kassenbuch lediglich Barbewegungen
zu erfassen sind. Sinn und Zweck eines
Kassenbuches ist die Dokumentation des
jeweils aktuellen Barbestands der Kasse.
Foto: alice_photo - Fotolia.com
→ Das Kassenbuch soll einen Überblick
über den Bargeldbestand des Steuerpflichtigen
ermöglichen. Hierfür soll es
so beschaffen sein, dass der Sollbestand
jederzeit mit dem Istbestand verglichen
werden kann, um so eine jederzeitige
Kassensturzfähigkeit herzustellen.
→ Wie bereits in dem o. a. Schreiben v.
16.08.2017 ausgeführt, ist die steuerrechtliche
Würdigung des Sachverhaltes
in der Folge vom Einzelfall abhängig.
Werden die ursprünglich im Kassenbuch
erfassten EC-Karten-Umsätze z. B. wie
von Ihnen vorgetragen in einem weiteren
Schritt gesondert kenntlich gemacht
oder sogar wieder aus dem Kassenbuch
auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen,
so ist – obwohl die zunächst
fälschlich in das Kassenbuch aufgenommenen
EC-Karten-Umsätze weiterhin
einen formellen Mangel darstellen –
weiterhin die Kassensturzfähigkeit der
Kasse gegeben.
→ Die (zumindest zeitweise) Erfassung von
EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch ist
ein formeller Mangel, der bei der Gewichtung
weiterer formeller Mängel im Hinblick
auf eine eventuelle Verwerfung der
Buchführung nach § 158 AO regelmäßig
außer Betracht bleibt. Voraussetzung ist,
dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert
wird und die Nachprüfbarkeit
des tatsächlichen Kassenbestandes
jederzeit besteht.
Fazit:
Das Risiko einer Verwerfung der Buchführung
aufgrund der Buchung der EC-Karten-Umsätze
ist gebannt. Dennoch sollte
man die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
der Einbuchung und Ausbuchung
der mit den EC-Karten verbundenen Umsätze
aus dem Kassenbuch in der laufenden
Buchhaltung sicherstellen. W
Gastautor: Herbert Schmitz,
Leiter Bilanzbuchhaltung bei HMK
Dipl.-Kfm. Hans M. Klein + Partner mbB
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