Bern Wirtschaft 2 2020
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Hinter dem Schlagwort „Digitalisierung“ verbirgt sich also<br />
offensichtlich mehr, als dass wir überall E-Mails senden und<br />
empfangen können oder Video-Konferenzen anstelle von physischen<br />
Sitzungen abhalten.<br />
Ausweg mit System<br />
Moderne Dokumentenmanagement- Systeme sind der Ausweg<br />
aus diesem Dilemma. Sie sind der Ort an dem alles, was irgendwie<br />
nach „Dokument“ aussieht, abgelegt, verwaltet und gegebenenfalls<br />
auch im Rahmen eines definierten Prozesses durch<br />
das Unternehmen geleitet werden kann. Die Basis hierfür sind<br />
elektronische Dokumente, was nichts anderes bedeutet, als<br />
dass analoge Dokumente gescannt und in digitaler Form archiviert<br />
werden müssen.<br />
Digitalisierte und digitale Dokumente werden zentral gespeichert<br />
und verwaltet. Ob es an dieser Stelle sinnvoll ist, das gesamte<br />
Papierarchiv zu digitalisieren, ist von Unternehmen zu<br />
Unternehmen verschieden und hängt unter anderem auch davon<br />
ab, wie wertvoll die darin gespeicherten Informationen sind<br />
und wie häufig sie benötigt werden.<br />
Dokumentenmanagement- Systeme helfen somit dabei, Papier<br />
aus dem Büro zu verbannen oder zumindest stark zu reduzieren.<br />
Durch die zentrale Speicherung aller Dateien in einem System<br />
reduzieren sich die Suchzeiten enorm. Marktübliche Systeme<br />
nutzen in der Regel (sofern die Dokumente auch durchsuchbar<br />
sind) eine automatische Volltext-Erfassung, sodass die Dokumente<br />
vom System indexiert und durchsucht werden können.<br />
Ein integriertes Versionsmanagement stellt darüber hinaus sicher,<br />
dass jedem Mitarbeitenden immer die aktuellste Version<br />
eines Dokuments präsentiert wird.<br />
Alle Mitarbeitenden können jederzeit schnell und ortsunabhängig<br />
auf die aktuellsten Informationen zugreifen, sie nutzen und<br />
Änderungen vornehmen. Damit alle Mitarbeitenden an die für<br />
Digitalisierung<br />
sie relevanten Informationen gelangent, werden ihnen mittels<br />
entsprechender Gruppen verschiedene Berechtigungen zugeteilt.<br />
So hat die Buchhaltung zum Beispiel Zugang zu allen<br />
Lieferscheinen und Rechnungen, das Personalwesen Zugriff auf<br />
die digitalen Personalakten.<br />
Cloud-Lösungen gehen an dieser Stelle sogar noch einen Schritt<br />
weiter, indem auch Lieferanten und Kunden selektiv und mit genau<br />
spezifizierten Berechtigungen eingebunden werden können,<br />
was Geschäftsprozesse beschleunigt und effizienter<br />
macht.<br />
Erster Schritt zur Digitalisierung<br />
Die Vereinheitlichung bzw. Optimierung des internen Umgangs<br />
mit Dokumenten durch ein Dokumentenmanagement- System<br />
ist gerade für KMU ein sinnvoller erster Schritt auf dem Weg der<br />
Digitalisierung. Dokumenten Management Systeme bringen<br />
bereits bestehende Informationen und Dokumente zusammen<br />
und machen sie sinnvoll und ihm Berechtigungskontext des<br />
Benutzers verfügbar. Natürlich geht nicht alles auf einmal. Es<br />
empfiehlt sich, das Dokumentenmanagement- System nach<br />
und nach in den unterschiedlichen Bereichen zu implementieren.<br />
Als Startpunkt bietet sich zum Beispiel die Buchhaltung<br />
und der Prozess des Rechnungsdurchlaufs an. Wichtig ist es,<br />
immer an das grosse Ganze zu denken und, statt Insellösungen<br />
zu schaffen, auf ein einheitliches, unternehmensweites und<br />
zentrales Dokumentenmanagement hinzuarbeiten.<br />
Zugriff via Smartphone<br />
Wenn das Ganze dann noch web-basiert, Mobile-Device-tauglich<br />
und via Internet von überall her erreichbar ist, steht der<br />
weitgehend virtuellen Organisation eines Unternehmens nichts<br />
mehr im Weg. Dass dies verschiedene Vorteile haben kann, wissen<br />
wir allerdings nicht erst seit Corona.<br />
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