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28 <strong>SChWERPUNKT</strong> BuSINESS PROCESS-/PROJEKTMANAgEMENT Griesser lichtet Prozess-Dickicht mit Inspire Technologies Viel Licht statt Schatten Griesser gibt es seit 1882 – ein Familienunternehmen mit hauptsitz im schweizerischen Aadorf. 127 jahre Erfahrung und Tradition gepaart mit Innovationsgeist haben die Marke Griesser zum Schweizer Marktführer und europaweit zu einem der renommiertesten Anbieter für Produkte und Lösungen im Bereich Sonnenschutz gemacht. Bei Griesser war automatisiertes Prozessmanagement jahrelang kein Thema. So wurde etwa der gesamte Rechnungseingang manuell ins SAP- System eingepflegt. „Ein IT-gestütztes Workflow-System gab es nicht“, erinnert sich Ruedi Neff, IT-Leiter bei Griesser. „Prozesse waren lediglich auf Papierformularen abgebildet und Papiere wurden physikalisch durch die Gegend geschickt.“ Im Normalfall funktionierte diese Arbeitsweise recht gut. Doch das stetige Geschäftswachstum, das sich auch in den aktuell 300 bis 400 eingehenden Rechnungen pro Tag in elf landesweiten Niederlassungen widerspiegelt und die Notwendigkeit, die Kosteneffizienz und den Geldfluss dabei permanent im Auge zu behalten, veranlassten Griesser, sich nach einer geeigneten BPM-Lösung umzusehen. „Die Optimierung der Kreditorendurchlaufzeiten ist bei uns ein zentrales Thema, um sicherstellen zu können, dass wir in den Genuss der Skonti kommen“, erklärt Neff weiter. „Darüber hinaus wollten wir mehr Transparenz in unsere manuellen Prozesse bringen und die Datenqualität erhöhen, um langfristig Kosten zu sparen.“ Bald war klar, dass sich diese Anforderungen nur mit einer IT-gestützten Prozessautomatisierung realisieren lassen. Aus Prozessüberwachung wird Prozesssteuerung Die Messlatte im Evaluierungsprozess für eine geeignete Lösung lag ver- MIDRANGE MAgAZIN · 10/2010 gleichsweise hoch. Auch deshalb hat sich das Unternehmen professionelle Unterstützung durch den Partner PMC Informatik mit ins Boot geholt, der im Anschluss an die erfolgreiche Implementierung und Inbetriebnahme der BPM-Lösung auch für die Wartung zuständig sein sollte. Nach einer sorgfältigen Vorauswahl blieben insgesamt drei Anbieter im Rennen. Auswahlkriterien Die hohen Anforderungen der Griesser AG – vor allem aufgrund der sehr individuellen Fertigung – konnte nur Inspire Technologies in vollem Umfang erfüllen. Um jedoch ganz sicher zu gehen, hat Griesser sich zudem noch bei einem Kunden des Anbieters erkundigt, der die Lösung seit geraumer Zeit produktiv im Einsatz hat. „Das hat uns vollends überzeugt, dass BPM inspire auch in der Praxis die passende Lösung für uns ist“, so Neff. „Geschäftsprozesse sind dynamisch, daher muss sich eine BPM-Lösung flexibel anpassen lassen, sollte mal etwa aus dem Ruder laufen“, erklärt er weiter. „Die Möglichkeit, Prozesse im laufenden Betrieb auf einen neuen Releasestand zu aktualisieren, konnte uns nur diese Lösung bieten. Die Prozesse bei alternativen Anbietern sind oft viel zu aufgeblasen, unflexibel und kaum skalierbar, sodass man von vornherein größte Bedenken hat, auch nur an einer einzigen Stellschraube zu drehen.“ Nachdem Griesser in enger Abstimmung mit PMC Informatik den Startschuss für die Implementierung gegeben hatte, schritt das Projekt sehr schnell voran. Nach nur drei Tagen war die Grundinstallation bereits erledigt. Danach machten sich Anbieter und Partner an die Anpassung der Kreditorenprozesse. Weitere Prozesse für den Bereich Risikomanagement, Mahnwesen, Investitionsanträge, Personalrekrutierung, HR-Unfallmeldung sowie Hard- und Softwarebeschaffung wurden so sukzessive umgesetzt. Aktuell laufen bei Griesser bereits 15 Kernprozesse, die sich abteilungsübergreifend über sämtliche Unternehmensbereiche von der Produktion über die IT bis hin zur Verwaltung und Geschäftsleitung erstrecken. Pro Tag arbeiten bis zu 400 User mit der Lösung, die im gleichen Zeitraum an die 400 Prozessinstanzen abarbeitet. „Da die Lösung auf einer Java-ähnlichen Skriptsprache basiert, sind keine ausgesprochen tiefgreifenden Programmierkenntnisse nötig, um Prozesse zu modellieren“, freut sich Neff. „Dieser Vorteil zahlt sich auch gerade wieder konkret aus, können wir doch aktuell die Prozessoptimierung im Bereich der Auftragsbestätigung in Eigenregie weiter ausbauen und mit dem SAP-System verknüpfen.“ Klare Abläufe Das System läuft bei Griesser vom ersten Tag an reibungslos. „Normalerweise stößt man nach Inbetriebnahme relativ schnell an die Grenzen. Mit
dem neuen System haben wir bis dato noch nichts gefunden, was wir mit der Software nicht hätten lösen können“, resümiert Neff. Vor allem in puncto Preis-Leistungsverhältnis, Qualität, Flexibilität sowie Funktionsumfang und Integrationsfähigkeit zeigt sich der Storen- und Rolladen-Spezialist begeistert. Das gleiche gilt für die professionelle Unterstützung durch den Partner PMC Informatik. Die Investitionen haben sich gelohnt: Seit Einführung der BPM-Lösung konnte der Formulardurchlauf bei Investitionsanträgen von einer Woche auf einen halben Tag reduziert werden. Zudem konnte Griesser die Mahnquote deutlich senken. Besonders das hohe Maß an Transparenz freut Griesser: Mitarbeiter haben die Möglichkeit, die von ihnen gestarteten Prozesse nachzuverfolgen und wissen so ganz genau, wo gerade welche Aufgabe liegt. „Zu- dem können wir jetzt Auswertungen im Bereich der Liquiditätsplanung fahren und einfach per Knopfdruck den Status quo in Erfahrung bringen, welche offenen Rechnungen demnächst zur Zahlung anstehen, aber noch nicht im SAP gebucht sind“, erklärt der IT-Leiter. Auch stellt Neff weiter fest, dass Weisungen und Abläufe früher umgangen wurden: „Da hat schon mal die Sekretärin anstelle des Abteilungsleiters den Investitionsantrag unterzeichnet.“ Diese Fauxpas sind heute nicht mehr möglich. Die Leitplanken lassen sich mit dem neuen BPM-System trennscharf setzen. Das Resultat: bessere Qualität sowie nachvollziehbare und klare Abläufe. Neff ist sich sicher, „wenn wir unserer Belegschaft sagen würden, jetzt bekommt ihr eure alten Kreditorenprozesse wieder zurück, dann würden wir ganz sicher sehr viel Widerspruch ernten.“ Win-win-Situation MIDRANGE MAGAZIN p R äsENTIERT POWER Generation Seit 20 Jahren begleitet das MIDRANGE MAGAZIN den IBM Mittelstandsmarkt. Von der /36 über die AS/400 bis zu den aktuellen POWER7 Systemen. Es war uns aber auch stets ein ganz besonderes Anliegen, über interessante und zukunftsweisende Lösungen sowie innovative Anbieter und Dienstleister zu berichten. Nun wollen wir im Rahmen des Sonderhefts „POWER Generation“ nicht nur unser Jubiläum feiern, sondern auch die vielen Marktbegleiter würdigen: � POWER Generation führt die oft langjährigen Businesspartner in der Reihenfolge ihrer Gründungsjahre auf. � POWER Generation wird die Entwicklung der Hardware von ihren Anfängen bis heute skizzieren (/36 bis pOWER7). � POWER Generation informiert über die aktuellen Modelle und Announcements der IBM pOWER Reihe. Aber nicht nur Griesser profitiert vom neuen BPM-System. Auch auf Lieferantenseite zeichnen sich klare Vorteile ab. So lässt sich jetzt die bei der Zahlung einer Lieferantenrechnung eindeutig auf den Kunden referenzierende ESR- Nummer – eine schweizerische Besonderheit – automatisch einlesen. Aber Griesser hat schon weitere Pläne: So soll in naher Zukunft der Bereich Personalaustritt sowie das Projektdossier zur Dokumentation des gesamten Projektlebenszyklus mithilfe der Software abgebildet werden. Ronny Winkler ó Inspire Technologies gmbH, St. georgen www.bpm-inspire.com Aber auch Sie als Anwender gehören zur POWER Generation! Deshalb freuen Sie sich auf das Sonderheft „POWER Generation“, welches gemeinsam mit der Ausgabe vom 19.10.2010 Ihres MIDRANGE MAGAZIN erscheint. Vielleicht schwelgen Sie beim Lesen ein bisschen in Nostalgie oder Sie wundern sich, wie schnell die Zeit vergangen ist. Seien Sie gespannt, wie sich langjährige IBM Partner präsentieren und finden Sie heraus, wie lange der eine oder andere davon bereits im Geschäft ist – denn Erfahrung ist ein wichtiges Qualitätsmerkmal. Neben Nostalgie haben wir natürlich auch ein topaktuelles Thema vorbereitet. Sie erfahren in unserem Sonderheft nämlich alles über die neuen IBM Power Systeme und was die Verbesserungen im Betriebssystem für Sie bedeuten können. Wir freuen uns auf Ihr Interesse und Ihr Feedback! 10/2010 · MIDRANGE MAgAZIN ITP VERLAG GmbH | Kolpingstraße 26 ı 86916 Kaufering | Tel. +49 8191 9649-0 ı Fax +49 8191 70661 | www.midrange.de ı service@midrange.de 29
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