Digitale Transformation

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Dieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit der Fabasoft Approve GmbH entstanden.
FOTO: GORODENKOFF/ISTOCK VIA GETTY IMAGES
Auf dem Weg zur
digitalen Fabrik
KSB digitalisiert mit Fabasoft Approve werksübergreifende
Prozesse und spart damit jährlich 7.700 Arbeitsstunden.
Text Andreas Dangl
Der weltmarktführende Pumpen- und Armaturenhersteller
KSB hat die Weichen für seine
eigene digitale Transformation gestellt und
das Pumpenwerk in Pegnitz als Pilotbetrieb
ausgewählt. Hier wird in einzelnen „Use Cases“ die
Verwandlung zur Smart Factory vorangetrieben. Bestehende
Geschäftsabläufe in der Fertigung sowie in der
Verwaltung wurden dazu von Expert:innen analysiert
und zur Digitalisierung ausgewählt.
Besonderes Augenmerk legen die Verantwortlichen auf
die digitale Steuerung der Qualitäts-, Lieferanten- und
Kundendokumentation entlang der Wertschöpfungskette.
Produkt- und projektspezifische Dokumente wie
Maßzeichnungen, Sicherheitsunterlagen und Zulassungen
müssen von den Lieferanten fristgerecht eingeholt
sowie durch unterschiedliche Abteilungen geprüft und
freigegeben werden. Bisher erfolgte der Informationsaustausch
zwischen Projektpartnern und Lieferanten
per E-Mail mit Anhängen oder über Downloadportale
ohne klare Ablagestruktur. Dies sorgte für hohen manuellen
Aufwand beim Suchen von Dokumenten, zeitintensive
Kommunikation über unterschiedliche Kanäle
und zahlreiche Korrekturschleifen aufgrund fehlender
Informationen.
Um Abhilfe zu schaffen, setzt KSB im Rahmen des Projektes
„Digital Factory“ auf die cloudbasierte Software
Approve on Fabasoft PROCECO. Die Umsetzung erfolgte
nach der agilen Scrum-Methode.
Smarte Lieferantendokumentation
Durch die Digitalisierung der Lieferantendokumentation
mit Approve spart der Pumpenhersteller allein im
Pilotwerk 4.500 Arbeitsstunden pro Jahr ein. Unterschiedliche
Kommunikationswege erschwerten es den
Projektverantwortlichen, ausstehende Dokumentationsleistungen
der Lieferanten zu erkennen und
entsprechende Maßnahmen einzuleiten. So betrug die
Terminverfolgung zur Beschaffung der Unterlagen für
jedes einzelne Projekt rund 130 Stunden. Durch die
Einführung digitaler Workflows und das Vernetzen der
beteiligten Unternehmen in einer gemeinsamen Datenumgebung
sind Projektstatus, Revisionen, Dokumentationsumfang
und Freigaben für jedes Dokument
immer klar ersichtlich. Die im System vorgegebene
Arbeitsreihenfolge wird automatisch eingehalten. Für
die zeitgerechte Erledigung sorgt das smarte Fristenund
Terminmanagement inklusive Erinnerungsfunktion.
„Mit Approve ist es gelungen, umfangreiche Sonderdokumentationen
von Lieferanten transparent zu
verwalten sowie unternehmensübergreifende Genehmigungsverfahren
nachvollziehbar in einer Plattform
abzuwickeln“, erklärt Christian Strobl aus dem Operativen
Einkauf bei KSB.
Zulieferer einbeziehen
Soll ein neuer Zulieferer in die Supply-Chain aufgenommen
werden, ist das über das flexible Rollen- und Zugriffsrechtesystem
einfach möglich. Da die Software mit
jedem gängigen Webbrowser nutzbar ist, entsteht beim
Lieferanten kein Installationsaufwand. Im persönlichen
Arbeitsvorrat finden die Benutzer:innen die zu erledigenden
Aufgaben und können diese mit einem Mausklick
sofort starten.
Individuelle Filteroptionen und eine semantische Volltextsuche
erleichtern die Navigation zu bestimmten Informationen.
In Dashboards behalten die Mitarbeitenden
von KSB den Überblick über die einzelnen Aufträge.
Diese synchronisiert Approve mit dem datenführenden
ERP-System SAP. So sind auch die kaufmännischen Informationen
stets aktuell. Das Besondere am System ist,
dass Informationen nicht nur in Dokumenten gespeichert
sind, sondern als Metadaten extrahiert werden und so
beispielsweise für Analysen wie der Liefertreue zur Verfügung
stehen.
Mit Approve werden
umfangreiche Prüfpläne
automatisiert
heruntergebrochen,
die darstellen, welche
Zeugnisse ein Lieferant
dem jeweiligen Auftrag
beizustellen hat.
Andreas Dangl, Entrepreneur und Geschäftsführer der
Fabasoft Approve GmbH. In seiner Funktion unterstützt er
Unternehmen aus der Industrie bei der Einführung von smarter
Software zum Managen technischer Daten & Dokumente.
Im Konzern gibt es für jedes Produkt die sogenannte
Maximaldokumentenliste. Diese beinhaltet alle
Dokumentationsbestandteile, welche für eine Pumpe
notwendig sein könnten. Die technische Auftragsabwicklung
wählt daraus die für die jeweilige Kundenbestellung
notwendigen Unterlagen direkt im System aus.
Über Workflows erhalten die Zulieferer die Information
über den zu leistenden Dokumentationsumfang. Direkt
im Lieferantenportal können die Unterlagen hochgeladen
und an KSB retourniert werden, wo sie Mitarbeitende
prüfen und freigeben.
Effizient erstellte Kundendokumentation
In einem nächsten Schritt ist die Digitalisierung der
Kundendokumentation samt zugehöriger Prozesse
geplant: Ist die Dokumentation für eine Pumpe vollständig,
werden über die Software die einzelnen Elemente
zur Gesamtdokumentation zusammengefügt.
Zur Übergabe und für die finale Freigabe des Kunden
steht das Kundenportal – ebenfalls über den Webbrowser
zugänglich – bereit. Auch hier gilt wie überall
in Approve: Dokumente können direkt in der Benutzeroberfläche
gelesen und PDF-Dokumente oder technische
Zeichnungen auch digital annotiert bzw. kommentiert
oder mit Skizzen versehen („Redlining“) werden.
Besonders praktisch ist die automatische Adaption der
Dokumentenbezeichnungen entsprechend den jeweiligen
Vorgaben der Kunden bzw. von KSB intern.