Guía para la organización de clubes nuevos - Rotary International

Recomiende a los
socios del nuevo
club que realicen la
actividad descrita en
la Guía para la planificación
estratégica
(la cual puede descargarse
del sitio Web de
RI) para establecer el
plan de trabajo y la
visión del club.
Gestione las actividades
administrativas
del club, incluido el
pago del SAR, a
traés del portal
Ingreso/Rotarios de
www.rotary.org/es.
El formulario
Confirmación de
afiliación y de cumplimiento
de las obligaciones
financieras
está disponible en
www.rotary.org/es
/membershipresources.
PRImeR InFoRme semestRaL y Cuotas
Los funcionarios del club padrino deberán orientar al presidente y al secretario del nuevo club
rotario sobre el procedimiento que deben seguir para el envío del primer informe semestral (SAR)
y las cuotas pertinentes. Cerciórese de que estén al tanto de la normativa en materia de pago de
cuotas, ya que los clubes nuevos deben abonar a RI las cuotas correspondientes al período semestral
subsiguiente al semestre que fueron admitidos en la organización, con la salvedad de que
❑ Los clubes admitidos entre el 16 de mayo y el 30 de junio están exonerados de la presentación
del SAR y el pago de cuotas correspondientes al 1 de julio
❑ Los clubes admitidos entre el 16 de noviembre y el 31 de diciembre están exonerados de
la presentación del SAR y el pago de cuotas correspondientes al 1 de enero
Deberá asesorarse también a los funcionarios del nuevo club sobre el cumplimiento de las leyes
impositivas locales y nacionales.
Cumplimiento de las obligaciones financieras pendientes
Asesore al nuevo club respecto al procedimiento que utiliza RI para cobrar las obligaciones
financieras vencidas de los clubes. Explique que a los clubes con obligaciones financieras pendientes
que excedan de 250 dólares, recibirán una notificación por parte de la Secretaría de RI
transcurridos 90 días (tres meses) a partir del vencimiento de la fecha de pago. Si la cuenta no
ha sido saldada, se decretará el cese de la condición de miembro de los clubes con obligaciones
financieras insolutas que excedan de 250 dólares, transcurridos 180 días (seis meses) a partir
del vencimiento de la fecha de pago. Para más información sobre los procedimientos para la
restitución de la condición de miembro y reorganización de un club cesado, véase los artículos
9.020.2. a 9.020.8. del Rotary Code of Policies.
mantenimiento de registros completos
El secretario del club padrino podrá ayudar a su homólogo del club nuevo en la organización
de un sistema permanente de registros, a fin de que éste conserve en sus archivos toda la
documentación requerida desde los primeros días de su funcionamiento. Toda información
relacionada con la organización del club y la nómina de los socios fundadores son documentos
que revisten gran valor histórico. Es necesario cerciorarse de que el nuevo secretario reciba un
ejemplar del reglamento y de los estatutos del club (debidamente cumplimentados los artículos
2 y 3). Estos documentos deberán conservarse como registros permanentes del club. Ayude al
secretario a establecer un sistema sencillo para registrar la asistencia a las reuniones del club
y recopilar anécdotas interesantes que deberían formar parte del historial del club. Asegúrese
de que el club cuente con un ejemplar del Manual de Procedimiento (035-ES).
Todo cambio y bajas en el cuadro social debe registrarse minuciosamente y notificarse a RI a través
del portal Ingreso/Rotarios en www.rotary.org/es/memberaccess. (Aunque se prefiere el uso del portal
Ingreso/Rotarios, los cambios pueden reportarse también mediante el Formulario de datos del socio,
disponible en el sitio Web de RI, y está incluido en el Manual del secretario del club, que forma parte
del Juego de materiales para funcionarios del club.) Estos datos también deberán notificarse a los
funcionarios distritales. Un socio del club padrino deberá ayudar al secretario a preparar el informe
de asistencia mensual y remitirlo al gobernador de distrito antes del día 15 del mes siguiente.
El secretario del club deberá obtener el formulario (Confirmación de afiliación y de cumplimiento
de las obligaciones financieras, disponible en www.rotary.org) del club rotario al que hubieran
pertenecido los nuevos socios en perspectiva. Deberá notificar a la directiva del club si en el
formulario se indica un historial de pago no satisfactorio.
Recursos de Rotary
RI cuenta con toda una gama de publicaciones, videos y recursos en línea. El secretario del
club recibirá un juego de materiales impresos tras la admisión del club como miembro de RI.
ORgAnIzACIón de Clubes nuevOs
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