Guía para la organización de clubes nuevos - Rotary International

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30 ORgAnIzACIón de Clubes nuevOs PRePaRaCIón De La CeRemonIa De entRega De La CaRta ConstItutIva Los funcionarios del nuevo club, asistidos por el representante especial, trazan los planes y organizan el evento, considerando los aspectos que figuran más abajo. Para facilitar la planificación de la reunión, consulte la lista de verificación de la reunión de presentación de la carta constitutiva en el anexo 5. Lugar Tras fijar la fecha del acto, se deberá seleccionar el lugar de la reunión, la cual dependerá de las instalaciones disponibles en la localidad y el número previsto de participantes. Será el club quien decida cómo se celebrará la entrega de la carta constitutiva, incluido el local para el evento y, en el caso de los ciberclubes, si la reunión se llevará a cabo en persona o en línea. Cálculo de gastos El precio de las entradas deberá ser razonable y, a la vez, suficiente para cubrir todos los gastos relacionados con la realización de la reunión. El nuevo club debe tener un papel importante en la planificación, y como tal, la última palabra en lo referente al grado de formalidad o la escala del evento. Al preparar el presupuesto, tome en cuenta el número previsto de asistentes y el costo de la comida, así como los demás costos por concepto de materiales impresos (por ejemplo, programas, invitaciones, entradas, tarjetas para indicar los asientos asignados a los participantes, material publicitario) y otros gastos (pequeños obsequios y recuerdos; decoraciones, accesorios para la realización de la reunión; asistencia de invitados especiales). Invitaciones a los clubes del distrito Se enviarán las invitaciones con suficiente anticipación para que los clubes tengan la oportunidad de anunciar el evento en dos reuniones semanales, por lo menos. La invitación deberá indicar la fecha, la hora, el precio de entrada y el lugar de la reunión, así como el nombre del orador (o los oradores), el nombre de la persona con quien contactar para responder a la invitación y el plazo para reservar lugar. Se sugiere que los rotarios efectúen por adelantado el pago correspondiente a las reservas. Publicidad Envíe comunicados de prensa a los medios de difusión locales con miras a concienciar a la comunidad e interesar al público sobre el nuevo club rotario. En el Anexo 6 se incluye un modelo de comunicado de prensa. A fin de generar interés entre los medios informativos, envíe entradas de cortesía a los directores o jefes de sala de redacción de los periódicos y de las estaciones de radio y televisión de la localidad. Invitados de honor A fin de presentar el nuevo club a la comunidad en la que prestará servicio, se deberán cursar las invitaciones a los dignatarios locales y a todos los funcionarios en ejercicio y ex funcionarios de Rotary International que residen en el distrito o en los distritos vecinos. El nuevo club deberá decidir si alguno de los invitados de honor debería recibir entradas de cortesía a la ceremonia. Comité de bienvenida El club padrino a menudo sirve como comité de bienvenida, saludando personalmente a los invitados a su llegada.
Inscripciones Se deberán tomar las medidas pertinentes para disponer de suficiente lugar para el área de inscripciones. Con el fin de facilitar las presentaciones, deberán prepararse distintivos con el nombre de todos los concurrentes. Asientos Prepare con antelación la disposición de los asientos. Generalmente, el gobernador de distrito, el representante especial, el presidente del club padrino, el presidente y el secretario del nuevo club, y los invitados de honor, acompañados de sus respectivos cónyuges, toman asiento en un lugar prominente del local. Consulte el protocolo rotario en el Manual de Procedimiento. Programa El programa en su totalidad deberá apuntar a promover el compañerismo y motivar a los socios del club nuevo. Se deberá dar suma consideración a la selección del rotario que pronunciará el discurso principal. Elija a un rotario que se destaque por pronunciar discursos inspiradores. Tradicionalmente, el representante especial del gobernador de distrito o el presidente del club padrino abre la sesión y preside en calidad de maestro de ceremonias, habiéndose cerciorado previamente de que todos los participantes en el programa sepan cuándo les corresponde intervenir y de cuánto tiempo disponen. En el anexo 5 se incluye un programa sugerido. Programa conmemorativo Como recuerdo de la presentación de la carta constitutiva y con carácter de documento de interés histórico, podría distribuirse un programa conmemorativo, el cual no debe ser costoso ni rebuscado. Los programas de este tipo suelen incluir: • Nombre del nuevo club rotario • Fecha, hora y lugar de la ceremonia de entrega de la carta constitutiva • Programa, incluidos los nombres de los oradores • Descripción de los actos de entretenimiento y nombres de los participantes • Nombres de los funcionarios y socios fundadores • Nombre del club padrino (o los clubes padrinos) y del representante especial Obsequios al nuevo club Tanto el club padrino como los otros clubes, frecuentemente hacen entrega de obsequios al nuevo club rotario (por ejemplo, un podio, una bandera con el emblema de Rotary, insignias de solapa con el emblema de Rotary, o la campana y el martillo ceremonial). El club padrino podría también sufragar el costo de la cuota de admisión del nuevo club. Corresponde al gobernador de distrito o al representante especial hacer los arreglos para la entrega de tales obsequios y notificar previamente al maestro de ceremonias los nombres de los clubes que harán tales presentaciones. ORgAnIzACIón de Clubes nuevOs 31
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