manual de procedimientos para la fiscalización de obras

No 27298 Gaceta Oficial Digital, jueves 30 de mayo de 2013 24
50. Porcentaje de avance físico: Es un porcentaje de avance que se determina
subjetivamente según lo observado en campo el cual puede estar relacionado con la
cantidad de trabajo o etapas ejecutadas del proyecto. No está relacionado con los
montos ejecutados del contrato.
51. Revisión de Cuentas: Una vez refrendado el contrato, el ente contratante solicitará
a la Dirección Nacional de Ingeniería de la Contraloría General de la República la
asignación de un Fiscalizador de Obras, quien visitará y evaluará físicamente el
trabajo ejecutado, utilizando para ello el formato “Soporte de cuenta o Desglose de
Actividades”, firmará dicho documento, y si el mismo coincide con su apreciación
del valor de trabajo ejecutado, u ordenar las modificaciones del caso en el evento
que no fuese así señalando las incongruencias encontradas. Cumplida la formalidad
anterior el contratista podrá presentar la gestión de cobro; Nacional si es a través del
Gobierno Central, Tesoro Institucional si se paga por la Institución Contratante o
Tesoro Municipal. Es de suma importancia destacar que la función del fiscalizador
se reporta solo como una revisión porque el refrendo es un atributo del Contralor
General, además su participación en la revisión de las cuentas debe hacerse a través
del ente contratante, por lo que debe abstenerse de hacerlo por medio del contratista,
cualquiera que sea la modalidad.
52. Revisión del Expediente General: La responsabilidad de revisión del expediente
por parte del fiscalizador de obras, se puede dividir en dos fases, para unos nace con
la asignación para revisión de contratos u orden de compra en su trámite preaprobatorio,
y su seguimiento hasta la consecución del refrendo por parte del
Contralor General de la Republica, y la legalización de la Orden de Proceder por
parte de la Entidad. Así éste está comprometido solo de todo lo actuado hasta esa
etapa. Para otros nace cuando se genera la Orden de Proceder, y se le asigna su
seguimiento durante el proceso de ejecución, hasta su culminación, legalizada con la
firma del Acta de Aceptación Final en caso que se hallan cumplidos con todos los
documentos y exigencias tanto de nivel técnico como administrativas. Es su deber
revisar el expediente general a fin de que se garantice que contenga todos los
documentos pertinentes, lo cual debe culminar con una nota preparada y firmada por
el responsable o quien por asignación lo reemplazó.
53. Sistema de Seguimiento de Documentos: Sistema electrónico para el control,
recibo y envió de la correspondencia y documentos. Actualmente se utilizan dos
Sistemas el conocido con el nombre SCAFID (Sistema, Control, Acceso y
Fiscalización de Documentos) y el denominado SICO (Sistema Integrado de
Correspondencia) generalmente utilizado por los documentos en trámite más
antiguos.
54. Soporte de Cuenta (Cuadro de Avance Físico y Financiero de Obra): Este
documento se confecciona para dejar constancia del porcentaje de avance físico de
la obra durante su ejecución, debidamente sustentada en un cuadro o detalle de
cantidades unitarias y montos correspondientes suministrado por la entidad
contratante en el pliego de cargos. La fiscalización ejercida por la Contraloría
General de la República se debe basar fundamentalmente en lo convenido en el
contrato, pliego de cargos, planos y especificaciones técnicas. De coincidir el detalle
de avances en porcentaje con las cantidades que puedan ser verificadas, y ajustadas a