D'HANDWIERK JUNI 2019
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MAGAZINE<br />
FORMATION<br />
CHEF-URLAUB<br />
So organisieren<br />
Sie Ihre Abwesenheit<br />
optimal.<br />
Viele Betriebsinhaber und Vorgesetzte blicken mit Bauchgrimmen<br />
auf die Zeit vor ihrem Urlaub: Zu spät mit der<br />
Planung begonnen, die Zeit reicht nicht, Wichtiges bleibt<br />
liegen oder wird in der Hektik nicht bedacht. Und nicht<br />
weniger flau ist ihnen zumute, wenn sie an den ersten<br />
Arbeitstag denken - die Freude auf den Urlaub will sich<br />
nicht einstellen. Überprüfen Sie mit der Checkliste, was<br />
vor Urlaubantritt zu tun ist.<br />
„Manch einer versucht an<br />
den ersten Urlaubstagen<br />
das Versäumte nachzuholen,<br />
was allerdings weder bei<br />
den Mitarbeitern, noch bei<br />
der Familie gut ankommt.“<br />
Aufgabenbereiche<br />
Wirtschaftspädagogin Barbara Seidl, Personalentwicklerin<br />
und Coach aus München/Deutschland, berät<br />
und unterstützt Handwerksbetriebe bei den Themen<br />
Kundenorientierung, Personalführung, Kommunikation<br />
und betriebliche und persönliche Veränderungen<br />
und Weiterentwicklung: www.barbara-seidl.de<br />
Laufender Geschäftsbetrieb 3<br />
• Arbeiten und Projekte mit den zuständigen Mitarbeitern besprechen Aufgabenbereiche Laufender Geschäftsbetrieb<br />
• Arbeiten und Projekte mit den zuständigen Mitarbeitern besprechen<br />
• Konkrete Termine festlegen<br />
• Chef-Aufgaben, die nicht delegiert werden können, neu Termine festlegen<br />
• Delegierbare Aufgaben: Mitarbeiter auswählen, informieren und terminieren.<br />
• Besprechungstermin für den letzten Arbeitstag (Übergabe) festlegen<br />
• Besprechung vorbereiten<br />
Vertretung<br />
• Klären, wer bei welchen Angelegenheiten den Chef vertritt (intern und extern)<br />
• Regelung über Posteingang und Postausgang<br />
• Kompetenzen und Vollmachten (incl. Unterschriftsregelung)<br />
Information über Abwesenheit/Dauer und Vertretung<br />
• Mitarbeiter z.B. Rundbrief oder Aushang<br />
• Kunden<br />
• Geschäftspartner (Steuerberater, Lieferanten, Bank)<br />
• Abwesenheitsnotiz bei E-Mails bzw. automatische Antwortfunktion aktivieren<br />
• Umleitung der Telefonverbindung ggf. Anrufbeantworter einrichten/besprechen<br />
Personalangelegenheiten während der Abwesenheit<br />
• Begrüßung neuer Mitarbeiter und Lehrlinge<br />
• Einarbeitung neue Mitarbeiter und Lehrlinge<br />
• Verabschiedung von Mitarbeitern (vorher vom Chef persönlich oder durch die Vertretung)<br />
• Glückwünsche/Geschenke für Jubiläen und Geburtstage beachten<br />
• Ggf. Mehrarbeit mit Mitarbeiter besprechen (jedoch Arbeitsbelastung bzw. gesetzliche Regelungen<br />
der Mitarbeiter beachten,) Termine und Fristen<br />
• Zahlungs- und Steuertermine beachten (Kontodeckung sicherstellen)<br />
• Termine in der Abwesenheitszeit (Bestell- und Abgabefristen, Kündigungsfristen)<br />
Kontaktadresse<br />
• Urlaubsadresse für Notfälle<br />
• Festlegen, bei welchen Fällen, wann und wie Chef kontaktiert wird<br />
Letzter Arbeitstag<br />
• Datensicherung am Computer<br />
• Vertrauliche Unterlagen wegräumen<br />
• Schränke ggf. Büro verschließen<br />
• Für länger dauernden Ausfall (z.B. bei Unfall/Tod) Verfügungen treffen (Zugangscode, Kennwörter, Schlüssel, Unternehmertestament)<br />
Nach dem Urlaub<br />
• Besprechungstermin und Teilnehmer für ersten Arbeitstag (Übergabe) festlegen<br />
• Festlegen, welche Vorgänge/Schriftstücke Chef nach dem Urlaub sehen und besprechen will<br />
(Dokumentation während der Abwesenheit)<br />
• Reflektion und Manöverkritik: War die Vorbereitung ausreichend? Gab es Probleme oder Fragen?<br />
Richtige Urlaubsvertretung und passende Regelungen?<br />
• Ggf. Checkliste (als Vorbereitung für die nächste Abwesenheit) überarbeiten<br />
Erholsame Urlaubstage wünscht Ihnen<br />
Barbara Seidl<br />
/06/<strong>2019</strong><br />
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