WLZ 74 | Mai 2020
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Wirtschaft
Die E-Rechnung ist nicht nur für Großunternehmen interessant.
Auch kleineren Betrieben eröffnet sich damit
eine Reihe von Vorteilen.
Elektronische Rechnungen
Foto ©Freepik
Maschinenlesbare
Rechnungen
Seit 2013 sind Papier- und E-
Rechnung rechtlich gleichgestellt.
Dadurch entfallen beispielsweise
die zwingende digitale Signatur
und Aufbewahrung, was einen
Umstieg auf die E-Rechnung auch
für Klein- und Mittelbetriebe im
B2B-Bereich interessant macht.
Bei den E-Rechnungen handelt es
sich nicht um PDF-Rechnungen,
die per E-Mail versendet werden,
sondern um standardisierte,
maschinenlesbare Rechnungen
in Formaten wie EDI/EDIFACT
oder XML/ebInterface zur automatisierten
Weiterverarbeitung.
Ab wann ein Umstieg auf die E-
Rechnung sinnvoll ist, hängt stark
von den individuellen Bedürfnissen
ab. Laut einer Studie der
WKÖ aus dem Jahre 2011 sollte
ab 50 bis 100 Ein- und Ausgangsrechnungen
pro Monat an einen
Umstieg gedacht werden.
Durch E-Rechnungen entfallen
Porto- und Papierkosten, die
Rechnung ist sofort beim Kunden
und der Rechnungssteller
profitiert von einer früheren
oder zumindest fristgerechten
Bezahlung. Die E-Rechnung
wird automatisch in die Buchhaltung
beziehungsweise in ein
ERP-System übernommen. Am
Monatsende müssen die Rechnungen
nicht zum Steuerberater
gebracht werden. Außerdem können
automatisierte Auswertungen
betriebswirtschaftlich sinnvolle
Kennzahlen liefern.
Elektronische Abwicklung
In Österreich ist vor allem der
XML-Rechnungsstandard ebInterface
weit verbreitet. Unter
anderem wird er für die E-Rechnungen
an den Bund eingesetzt.
Auch die meisten Fakturierungsund
Buchhaltungsprogramme
können ebInterface-Rechnungen
bereits lesen oder erzeugen.
Vor Einführung der E-Rechnung
gibt es einiges zu bedenken: Sie
sollten sich überlegen, ob Sie
künftig nur Rechnungen oder
gleich das komplette Auftragswesen
elektronisch abwickeln
möchten. So würde jeder Auftrag
elektronisch erfasst, eine
Auftragsnummer vergeben und
an den Auftragnehmer übermittelt
werden, die auf dem Lieferschein
etc. und der Rechnung
anzugeben ist. Die erbrachte
Lieferung/Leistung wird von den
Mitarbeitern elektronisch dokumentiert.
Eingehende Papierrechnungen
sollten sofort gescannt werden,
damit keine doppelten Systeme
beziehungsweise Fehler entstehen
können. Auch sollte man
einen dokumentierten Freigabeprozess
für Zahlungen einführen.
Auf der Wirtschaftskammer-
Website erhalten Sie zusätzliche
Informationen über die rechtlichen
Grundlagen einer E-Rechnung
und über die richtige elektronische
Archivierung. Auch
erfahren Sie, welche Programme
ebInterface unterstützen. ❏
Stefanie Schadler
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Wechselland Zeitung | Mai 2020
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