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WLZ 74 | Mai 2020

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Wirtschaft

Die E-Rechnung ist nicht nur für Großunternehmen interessant.

Auch kleineren Betrieben eröffnet sich damit

eine Reihe von Vorteilen.

Elektronische Rechnungen

Foto ©Freepik

Maschinenlesbare

Rechnungen

Seit 2013 sind Papier- und E-

Rechnung rechtlich gleichgestellt.

Dadurch entfallen beispielsweise

die zwingende digitale Signatur

und Aufbewahrung, was einen

Umstieg auf die E-Rechnung auch

für Klein- und Mittelbetriebe im

B2B-Bereich interessant macht.

Bei den E-Rechnungen handelt es

sich nicht um PDF-Rechnungen,

die per E-Mail versendet werden,

sondern um standardisierte,

maschinenlesbare Rechnungen

in Formaten wie EDI/EDIFACT

oder XML/ebInterface zur automatisierten

Weiterverarbeitung.

Ab wann ein Umstieg auf die E-

Rechnung sinnvoll ist, hängt stark

von den individuellen Bedürfnissen

ab. Laut einer Studie der

WKÖ aus dem Jahre 2011 sollte

ab 50 bis 100 Ein- und Ausgangsrechnungen

pro Monat an einen

Umstieg gedacht werden.

Durch E-Rechnungen entfallen

Porto- und Papierkosten, die

Rechnung ist sofort beim Kunden

und der Rechnungssteller

profitiert von einer früheren

oder zumindest fristgerechten

Bezahlung. Die E-Rechnung

wird automatisch in die Buchhaltung

beziehungsweise in ein

ERP-System übernommen. Am

Monatsende müssen die Rechnungen

nicht zum Steuerberater

gebracht werden. Außerdem können

automatisierte Auswertungen

betriebswirtschaftlich sinnvolle

Kennzahlen liefern.

Elektronische Abwicklung

In Österreich ist vor allem der

XML-Rechnungsstandard ebInterface

weit verbreitet. Unter

anderem wird er für die E-Rechnungen

an den Bund eingesetzt.

Auch die meisten Fakturierungsund

Buchhaltungsprogramme

können ebInterface-Rechnungen

bereits lesen oder erzeugen.

Vor Einführung der E-Rechnung

gibt es einiges zu bedenken: Sie

sollten sich überlegen, ob Sie

künftig nur Rechnungen oder

gleich das komplette Auftragswesen

elektronisch abwickeln

möchten. So würde jeder Auftrag

elektronisch erfasst, eine

Auftragsnummer vergeben und

an den Auftragnehmer übermittelt

werden, die auf dem Lieferschein

etc. und der Rechnung

anzugeben ist. Die erbrachte

Lieferung/Leistung wird von den

Mitarbeitern elektronisch dokumentiert.

Eingehende Papierrechnungen

sollten sofort gescannt werden,

damit keine doppelten Systeme

beziehungsweise Fehler entstehen

können. Auch sollte man

einen dokumentierten Freigabeprozess

für Zahlungen einführen.

Auf der Wirtschaftskammer-

Website erhalten Sie zusätzliche

Informationen über die rechtlichen

Grundlagen einer E-Rechnung

und über die richtige elektronische

Archivierung. Auch

erfahren Sie, welche Programme

ebInterface unterstützen. ❏

Stefanie Schadler

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Wechselland Zeitung | Mai 2020

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