Dicembre - Direzione regionale Emilia Romagna - Agenzia delle ...

18Nuovo Sistema di Gestione DocumentaleAttivate tutte le DP della regioneBiagioCunsoloINTERVISTAA Francesco Vasta “pilota” delNuovo Sistema di gestione Documentale(NSD) chiediamo comeha condotto il suo team nei passaggisalienti dell’attivazione dellanuova procedura telematica?Sono diventato coordinatore delgruppo di lavoro per l’attivazionedel nuovo sistema documentaleil 30 marzo 2011, succedendoalla dott.ssa Giovanna Bonarinied al dott. Vincenzo Possemato.Mi sono così trovato ad esserecoordinatore di un teamgià formato daalcuni mesi,omogeneo epreparato.Insiemeabbiamodecisoche affinchéilpassaggiodalvecchio alnuovosistema avvenisse senza apportaredisservizi, soprattutto all’utenza,era necessario effettuaredegli incontri di presentazione aidirigenti ed al personale delle DPe degli UT, nonché delle successiveriunioni di carattere particolarmentetecnico e operativo coni locali Amministratori di AOO, igestori di rete e coloro che utilizzanoil sistema per la protocollazionein entrata. Sottolineo che sitratta di un sistema assolutamentenuovo e completamente diversoda quello usato in precedenza.Chi sono gli Amministratoridell’AreaOrganizzati va Omogenea(c.d. AOO)?Sono gli esperti delsistema di gestionedocumentale e costituisconoil riferimentoorganizzativo ed operativoper il personaledella DR/DP. Conosconole funzionalità del sistema ele regole organizzative dellapropria AOO. Sonoloro che hannoeffettuato tutte le operazioni propedeuticheall’attivazione del sistemae ne assicurano il correttomantenimento. Vengono nominatidal Direttore Regionale/Provinciale.Capillarmente il territorio è statopresieduto dal tuo team che congrande professionalità ha gestitoogni attivazione e ha garantitoche tutto funzionasse fin dalprimo momento. Com’è riuscitoa fare ciò?Ci siamo organizzati. Innanzituttoc’è stato un grosso lavoropropedeutico. Come ho detto abbiamoeffettuato diversi incontripreparatori, poi abbiamo seguitole DP nella stesura del Manualedi Gestione che definisce tutte leregole dettate dal Direttore Provinciale(ruoli, permessi, protocollazione,assegnazione). Ricordoinfatti che con questo sistema,se ben utilizzato, è possibile nonsolo protocollare un documento,ma visualizzarlo, creare il fascicoloelettronico, seguirne insommatutta la storia, pertanto, per leregole di visibilità, sono moltoimportanti i ruoli e permessi cheil Direttore Provinciale attribuisce.I giorni dell’attivazione poi, pressoogni Ufficio erano presenti almenodue tutor che, innanzitutto,supportavano i colleghi deifront-office nella ricezione deidocumenti e, successivamente,assistevano il personale in tutte le