PDF of the CXO Magazine containing this article

1
Management & Human Resources
Stijn Dom
Chaos creëren is dan ook uitermate subtiel
te benaderen en zeer specifiek bedoeld.
Het project moet wel degelijk een duidelijke
doelstelling hebben. Het proces dient
wel degelijk efficiënt, effectief en met
vaste hand doorgevoerd te worden. Voor
de medewerkers mag er geen weg terug
bestaan en chaos dient in dit opzicht gelezen
te worden als “nog niet gebundelde
energie”. Menselijke krachten bundelen
en er als groep een sport van maken om
te scoren. Daar gaat het hier om.
Evalueer, projecteer en verdisconteer
de informatiestromen
Het project start weliswaar vanuit een materiële
benadering en vraagt een standpunt
over de informatiestromen. Evalueer
de bestaande informatiestromen – zoals
zezijn. Projecteer de toekomstige stromen
– zoalsze moeten worden. Verdisconteren
doe je door het stappenplan vast te leggen
en hierbij te beslissen welke energie
ingeschakeld wordt om het te realiseren.
Creëer desnoods chaos en bundel de vrijgekomen energie
Zoek de juiste voedingsbodem
en veranker lean administratie
Om lean administratie te “kunnen” verankeren in een onderneming
dienen belangrijke voorwaarden voldaan te
zijn. Een “juiste” bedrijfscultuur bijvoorbeeld is een eerste
en absolute basisvoorwaarde. Daarbij zijn de “betrokkenheid”
en de “inzet” van medewerkers sterk bepalende
factoren om het “traject” tot een goed einde te brengen.
Herman Van den Keybus realiseert met
chaos een lean administratie. Geen risicovolle,
maar wel succesvolle toepassing,
ook bij CxO.
Vergeet de Big Bang
Het verwijderen van de hele papierhandel
op menig bureau is eenvoudig en een
eerste logische stap om lean administratie
aan te kondigen. Vraag echter wel de
medewerking van de betrokkenen want,
hoe eenvoudig ook, op zich is deze actie
al bijzonder ingrijpend.
Start met een heel
“zichtbaar” project
Door “zichtbaar” te starten begrijpt iedereen
dat het project als belangrijk aanzien
wordt door diegenen die de beslissing
hierover genomen hebben. Nadat ook medewerkers
de noodzaak van het project
inzien – en bovendien erkennen – zullen
ze veel gemakkelijker de verwachtingen
inlossen. Bijvoorbeeld het verwijderen
van papier, printers en klasseermappen
uit de burelen maakt het project “papierloos
kantoor” uitermate zichtbaar.
Maak resultaten onmiddellijk
“voelbaar”
Door bepaalde administratieve werkzaamheden
op snelheid te vereenvoudigen
zullen medewerkers op zeer korte
tijd een eerste positieve ervaring hebben.
Bovendien voelt een “betrokken” medewerker
dat resultaten zullen volgen, zelfs
al zijn deze nog niet écht meetbaar.
Comfort voor de medewerkers
Door de eenvoud van de informatiedoorstroming,
van activiteit naar activiteit en
van medewerker naar medewerker onder-
CxO Magazine | October – November 2007 | www.cxonet.be
vinden deze vanaf dag één het comfort
dat uitgaat van lean administratie. Immers,
hun voorganger in het werkproces
heeft niet gehandeld voor zichzelf maar
voor het comfort van de volgende medewerker
in het proces.
Snelle uitbreiding van de
grootte van het project
Na de eerste positieve ervaringen is het
belangrijk dat er op zeer korte termijn én
op permanente basis uitbreiding gegeven
wordt aan het project. Weet echter
dat cultuur, met inbegrip van bedrijfscultuur,
meestal geen vragende partij is om
verandering te ondergaan en altijd het
onderwerp is van langetermijnplanning.
Creëer chaos
Chaos is in deze context dus niet letterlijk
te nemen, maar te omschrijven als “nog
niet gebundelde energie” die medewerkers
beschikbaar hebben. Enkel indien
deze de noodzaak inzien van een aangekondigde
verandering zijn ze bereid om
hier aan mee te werken. Een crisissituatie
zal medewerkers dus gemakkelijker overtuigen
om de gevraagde weg te volgen en
ook het risico van achter te blijven motiveert
veel medewerkers zeer sterk om als
groep een doel te bereiken.
Lean, de 2e natuur van
alle medewerkers
Door opleiding eigenen medewerkers zich
de lean cultuur toe. Zowel de interne begeleider
als de externe coach van het programma
zijn gepassioneerde en gerespecteerde
persoonlijkheden, doordrongen
van het lean “denken” en “handelen”. Zij
dragen het project en gebruiken elkaars
expertise om de valkuilen te ontwijken en
de kritische succesfactoren op de juiste
wijze onder de aandacht te brengen.
In uw volgende CxO magazine behandelen
we de case van een advocatenkantoor
dat het aandurft om papier in vraag
te stellen en de weg naar de “paperless
office” in te slaan, niet als een avontuur,
maar als doordachte materie.