sturing en beheersing grote.pdf - Gemeente Diemen

esturingsfilosofie ‘Koers op Kwaliteit’. In paragraaf 6.2 staat dat projectmatig werken ‘steeds belangrijker
wordt om flexibel in te kunnen spelen op ontwikkelingen in de omgeving en om te komen tot een betere
sturing en samenhang in de organisatie’ (pagina 13). Een richtingaanwijzer is dat projecten die de status
‘project’ hebben gekregen van het managementteam, moeten voldoen aan alle eisen uit de Leidraad.
In paragraaf 6.2 staat ook: ‘Ondersteuning bij het opzetten en uitvoeren van projecten vindt plaats vanuit
het projectenteam dat is ondergebracht binnen de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling’. Het Team Projecten
heeft dus een aanjaagfunctie voor projectmatig werken. Hiertoe helpen ze collega-projectleiders uit de
organisatie om structuur aan te brengen in hun project. Deze ondersteuning vindt vooral plaats ‘op
verzoek’. Er vindt bijvoorbeeld geen controle plaats door Team Projecten of projectleiders de beschikbare
sjablonen gebruiken.
Heel recent is een in company-training gegeven door het Team Projecten aan 12 medewerkers. In
december volgt een sessie met het Managementteam. Voor 2012 staan twee cursussen gepland (een
inleidende en een verdiepende cursus).
1.4 / Leidraad
De Leidraad is het belangrijkste document voor de sturing & beheersing van projecten in de gemeente
Diemen. In andere documenten is een verbinding gelegd met de Leidraad zoals in de
budgethoudersregeling 2011 en de genoemde besturingsfilosofie.
De Leidraad gaat in op een aantal onderwerpen, zoals de definitie van een project, de regeling van
opdrachtgever- en opdrachtnemerschap, projectfasering en projectbeheersing. Zodoende is een basis
gelegd voor eenduidigheid in gemeentelijk project- en programmamanagement. De genoemde vier
onderwerpen lichten we kort toe.
Definitie van een project
In de Leidraad staan acht kenmerken waaraan een project moet voldoen. 5
1. een omvangrijke taak met een definieerbaar begin (het probleem/de wens) en een definieerbaar
eind (het resultaat);
2. er zijn (beperkte) middelen (geld, tijd, capaciteit) beschikbaar;
3. de taak is nieuw, uniek (eenmalig) en complex (waaronder ook politieke gevoeligheid valt) en dus
niet routinematig uit te voeren;
4. aan de taak zitten risico´s verbonden, bijvoorbeeld in tijd en geld of imagoschade;
5. er wordt binnen een bepaalde tijd door meerdere personen binnen de gemeentelijke organisatie
aan gewerkt (tenminste 500 uur interne inzet);
6. er zijn meerdere disciplines (vakgebieden) bij betrokken;
7. de taak wordt projectmatig aangepakt, met een aparte projectorganisatie;
8. de geraamde kosten van het project komen boven het drempelbedrag van: €50.000,-- (Indien
sprake is van een verhoogd projectrisico kan het zijn dat besloten wordt om een klus beneden dit
bedrag toch als project aan te merken).
De beslissing om een taak daadwerkelijk de status van project te geven, is in de Leidraad belegd bij het
Managementteam, maar in de praktijk is het een beslissing van de directie omdat alleen de directie volgens
het organisatiemodel hiertoe bevoegd is. Als dat het geval is, wordt vanuit de lijnorganisatie een
projectleider aangewezen en moet het project conform de Leidraad worden aangepakt. De fulltime
projectleiders van het Team Projecten heten projectmanagers, zoals destijds ook in hun functieomschrijving
is vastgesteld. Voor het gemak spreken wij verder over projectleider.
5 Leidraad Projectmatig Werken, gemeente Diemen, pagina 4.
Rekenkamer Diemen – Sturing en beheersing van grote projecten / 12